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Gestión documental desarrollada III

Escrito por Ana Canteli en marzo 25, 2024

En esta tercera entrega de nuestra serie sobre los módulos de OpenKM, nos adentramos en tres herramientas fundamentales: el Módulo OpenKM Dev-Tools,  el Módulo de Archivo de Correos Electrónicos y el Módulo EDX - Intercambio de Documentos Electrónicos.

Módulo OpenKM Dev-Tools

OpenKM Dev Tools es un conjunto de herramientas especialmente diseñadas para desarrolladores que desean personalizar y extender la funcionalidad de OpenKM, un software de gestión documental de código abierto. Estas herramientas facilitan el desarrollo de aplicaciones personalizadas, la integración con otros sistemas y la automatización de procesos dentro de OpenKM.

Algunas de las características principales de OpenKM Dev Tools incluyen:

1. API RESTful: Proporciona una interfaz de programación de aplicaciones (API) RESTful que permite a los desarrolladores interactuar con OpenKM utilizando llamadas HTTP estándar. Esto permite la creación de aplicaciones externas que pueden acceder y manipular los documentos y datos almacenados en OpenKM.
2. SDK de Java: OpenKM ofrece un kit de desarrollo de software (SDK) de Java que permite a los desarrolladores crear extensiones personalizadas utilizando el lenguaje de programación Java. Esto brinda acceso completo a la funcionalidad interna de OpenKM y permite la creación de complementos personalizados y nuevas características.
3. Plugin de Eclipse: OpenKM proporciona un plugin para el entorno de desarrollo integrado (IDE) Eclipse, que facilita el desarrollo y la depuración de extensiones personalizadas para OpenKM directamente desde el entorno de desarrollo. Esto simplifica el proceso de desarrollo y acelera la creación de nuevas funcionalidades.
4. Integración con otras tecnologías: OpenKM Dev Tools se integra fácilmente con otras tecnologías y frameworks populares, como Spring Framework y Apache Maven, lo que permite a los desarrolladores aprovechar las herramientas y bibliotecas existentes en sus proyectos de OpenKM.

En este sentido, puede ser de su interés, el curso OpenKM Desarrollador.

Módulo Archivo de Correos Electrónicos

El módulo de archivo de correos electrónicos de OpenKM es una poderosa herramienta que permite a las organizaciones gestionar de manera eficiente sus correos electrónicos mediante la integración con el repositorio de gestión de documentos. Esta funcionalidad es especialmente útil para preservar y proteger mensajes de correo electrónico de manera automatizada, lo que ofrece una serie de beneficios significativos.

Entre los beneficios clave se incluyen la capacidad de recuperar correos electrónicos perdidos o borrados accidentalmente, el registro de auditoría para garantizar la trazabilidad de las comunicaciones, la preservación de la propiedad intelectual y la capacidad de realizar "eDiscovery" en casos de litigios o investigaciones internas.

El módulo ofrece una amplia gama de características y funcionalidades diseñadas para satisfacer las necesidades de los usuarios y garantizar el cumplimiento normativo. Por ejemplo, permite la preservación de los mensajes archivados, incluyendo el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos, así como la protección de la propiedad intelectual y el cumplimiento de la legislación vigente.

Además, el módulo es compatible con Microsoft Outlook, lo que facilita su integración con el cliente de correo electrónico más utilizado en entornos empresariales. También ofrece una cola de importación para gestionar eficientemente la importación masiva de correos electrónicos, así como la capacidad de definir reglas personalizadas para la catalogación automática de mensajes.

Otras características destacadas incluyen la exportación a formatos adicionales como PDF, la generación de informes y registros de auditoría completos, y la indexación de cualquier dato del mensaje de correo para facilitar la búsqueda y recuperación de información.

En resumen, el módulo de archivo de correos electrónicos de OpenKM es una herramienta integral que ayuda a las organizaciones a gestionar de manera efectiva sus comunicaciones por correo electrónico, garantizando la seguridad, la integridad y el cumplimiento normativo de los datos.

Módulo de Intercambio de Documentos Electrónicos - EDX

El módulo de intercambio electrónico de datos (EDX) de OpenKM facilita el intercambio seguro de documentos entre una organización y sus clientes o partes interesadas. Permite crear usuarios sin consumir licencias de usuario OpenKM.

El proceso comienza con la creación de plantillas de carpetas en OpenKM para organizar la documentación a intercambiar. Las plantillas se configuran según las necesidades específicas de cada caso de uso.

El módulo EDX tiene su propio sistema de usuarios y roles, administrado dentro de la plataforma. El administrador puede crear nuevos usuarios, asignar roles y proporcionar acceso a la plataforma.

Los usuarios pueden acceder al EDX para ver y gestionar la documentación compartida. Pueden ver las carpetas con documentos que les son relevantes y cargar nuevos documentos en el sistema. Además, pueden recibir notificaciones sobre nuevos documentos y utilizar la función de búsqueda para encontrar contenido específico.

Los módulos OpenKM Dev-Tools, Archivo de Correos Electrónicos y de Intercambio de Documentos Electrónicos - EDX, ofrecen soluciones potentes y eficientes para optimizar la gestión documental en OpenKM. Invitamos a los lectores a poner en práctica lo aprendido y a sacar el máximo provecho de los módulos mencionados en OpenKM. Si necesita más ayuda o ajustes, estamos aquí para ayudarte.