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Gestión documental desarrollada II

Escrito por Ana Canteli en marzo 18, 2023

En esta segunda entrega, continuaremos explorando los módulos clave que ofrecen soluciones innovadoras en el ámbito de la gestión documental.

Módulo Factura Electrónica

La factura electrónica es un documento tributario que se emite y recibe en formato digital, sin necesidad de ser impreso en papel. Es equivalente a la factura física tradicional en cuanto a su función de registrar una transacción comercial entre un vendedor y un comprador, pero se diferencia en que es generada, transmitida, recibida y archivada en formato electrónico.

La gestión del gran volumen de facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa implica gastos significativos relacionados con la impresión, envío y manipulación de documentos, lo que puede llegar a costar aproximadamente 1,2 € por factura enviada e incluso más por factura recibida, especialmente considerando las obligaciones de custodia.

La facturación electrónica ofrece numerosas ventajas, como mayor eficiencia y agilidad, reducción de errores, cumplimiento normativo, mayor control y visibilidad, ahorro de costos, mejora en la gestión financiera y de inventarios, facilitación de auditorías y fiscalizaciones, y mejora en las relaciones comerciales.

Módulo Gestión Automática de Facturas

La gestión automática de facturas es un proceso que automatiza la contabilización y tramitación de las facturas recibidas por una empresa. Elimina la necesidad de manejarlas en papel, lo que ahorra tiempo y recursos. Este proceso permite:

• Mejor gestión de gastos: proporciona información en tiempo real sobre el estado de las cuentas.
• Reducción del tiempo: libera a los empleados de tareas tediosas, permitiéndoles enfocarse en actividades más productivas.
• Reducción de costes: la automatización conlleva ahorros en tiempo y dinero.
• Reducción de errores: válida automáticamente los datos y notifica desviaciones.

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece un Módulo de Gestión Automática de Facturas, que es práctico, intuitivo y completamente personalizable. Permite a la empresa:

• Dotar al personal de información valiosa para la toma de decisiones.
• Simplificar el proceso de gestión de facturas, adaptándose a distintos formatos y métodos de recepción.
• Fomentar la colaboración con proveedores, acortando plazos de pago y reduciendo errores.
• Cumplir con los requisitos normativos y de seguridad.

Módulo Ms-Addin

Los Microsoft add-ins de OpenKM son complementos desarrollados por el equipo técnico de OpenKM para mejorar la integración entre las aplicaciones de Microsoft Office y el software de gestión documental OpenKM. Estos add-ins permiten a los usuarios de Microsoft Office acceder y utilizar las funcionalidades de OpenKM directamente desde las aplicaciones de Office.

Por ejemplo, al abrir un documento en Microsoft Word, Excel o PowerPoint, los usuarios pueden encontrar un menú adicional de OpenKM en la barra de herramientas que les permite realizar acciones como añadir palabras clave, categorías, metadatos, buscar documentos relacionados, acceder a versiones anteriores del documento en OpenKM, entre otras funcionalidades.

Estos add-ins facilitan la colaboración y el flujo de trabajo entre las aplicaciones de Microsoft Office y OpenKM, permitiendo a los usuarios trabajar de manera más eficiente y aprovechar al máximo ambas soluciones.

Previsualizador de Planos AutoCAD

El módulo de previsualización de planos AutoCAD de OpenKM es una herramienta invaluable para empresas que trabajan con diseños CAD, proporcionando una manera fácil y eficiente de compartir, revisar y gestionar archivos DWG en toda la organización. La gestión de archivos DWG puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de compartir y previsualizar diseños sin el software adecuado.

El módulo de previsualización de planos AutoCAD de OpenKM resuelve este problema al integrar un visor de archivos DWG en un entorno web, permitiendo a los usuarios previsualizar y colaborar en diseños sin necesidad de tener AutoCAD instalado. Esto facilita la comunicación y la toma de decisiones en toda la empresa, ya que los usuarios pueden acceder y visualizar los planos desde cualquier lugar.

Un ejemplo de caso de uso sería una empresa de arquitectura que necesita compartir y revisar diseños de edificios con clientes y contratistas. Con el módulo de previsualización de planos de OpenKM, los arquitectos pueden cargar los archivos DWG en el sistema y compartir enlaces a los planos con todas las partes interesadas. Los clientes pueden previsualizar los diseños en su navegador web sin necesidad de tener conocimientos técnicos o software especializado, lo que agiliza el proceso de aprobación y reduce los tiempos de revisión.

Además, como parte del desarrollo de adaptación de OpenKM para usuarios que trabajan con archivos CAD, OpenKM muestra las vinculaciones entre distintos planos relativos a una misma estructura en una sección a medida, llamada Referencias, disponible en el panel propiedades de este tipo de contenidos, guardados en OpenKM. Esto facilita la gestión y el acceso a los archivos relacionados, mejorando la eficiencia y la organización del flujo de trabajo.

Módulo de Verificación de Versiones de Planos AutoCAD

El módulo de verificación de versiones de planos mediante código QR ofrece una solución efectiva para controlar y asegurar que se esté trabajando con la versión más reciente de los planos de construcción. Tanto las grandes empresas constructoras como las organizaciones de gestión documental pueden beneficiarse de estas aplicaciones.

El panorama actual de grandes proyectos constructivos se caracteriza por un margen muy ajustado en coste y sujetos a grandes penalizaciones por retraso, en el que cualquier error puede impedir que el proyecto se termine dentro de margen y plazo. Uno de los problemas más comunes durante la fase constructiva de un proyecto es el difícil control de las versiones de los cientos de planos impresos en obra.

La solución propuesta por OpenKM consiste en la inserción de códigos QR en los planos durante la fase de edición, los cuales se vinculan con el software de gestión documental OpenKM. Una aplicación móvil permite escanear estos códigos QR en los planos impresos para verificar si están utilizando la versión más actualizada del plano, mientras que una aplicación de sobremesa ofrece la capacidad de combinar códigos QR con el código fuente DWG para incrustarlos en los dibujos CAD.

Estas herramientas proporcionan un método rápido, fácil y fiable para garantizar que se esté trabajando con la versión correcta de los planos de construcción, lo que ayuda a evitar costosos errores y retrasos en los proyectos.

En conclusión, los módulos de gestión documental como el Visualizador de planos y el Verificador de versiones AutoCAD y el Ms-Addin, junto con soluciones como la Factura Electrónica y la Gestión Automática de Facturas, representan un paso adelante en la evolución de la gestión empresarial. Al adoptar estas tecnologías innovadoras, las empresas pueden no solo optimizar sus procesos internos, sino también adaptarse mejor a un entorno empresarial en constante cambio, donde la agilidad y la capacidad de respuesta son esenciales para el éxito a largo plazo.