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Gestión documental desarrollada I

Escrito por Ana Canteli en marzo 11, 2024

La gestión documental desarrollada se refiere a la personalización y expansión del sistema base mediante la creación de módulos adicionales o desarrollos a medida que agregan funcionalidades específicas según las necesidades de la organización o del mercado en general.

Estos desarrollos a medida pueden incluir nuevas características, integraciones con otros sistemas, mejoras en la interfaz de usuario, automatización de procesos, entre otras funcionalidades. Al desarrollar estos módulos adicionales, el departamento técnico puede adaptar el software de gestión documental para satisfacer requisitos específicos que no están cubiertos por las características estándar del sistema.

Una vez que estos desarrollos a medida han sido creados y probados internamente, pueden tener potencial para ser comercializados en el mercado. Esto significa que otras organizaciones que utilizan el mismo software de gestión documental podrían estar interesadas en adquirir estos módulos adicionales para ampliar las capacidades de su sistema y satisfacer sus propias necesidades específicas.

Módulo Multiempresa

El entorno Multiempresa de OpenKM permite a varias organizaciones o usuarios independientes compartir una sola instancia del software de gestión documental, alojada en un servidor central. Cada usuario accede a su propia partición lógica dentro del sistema, lo que garantiza la independencia y seguridad de los datos. El superusuario tiene acceso completo al sistema y administra las empresas, mientras que los administradores de cada empresa tienen control sobre la gestión de usuarios, categorías, grupos y personalizaciones. Cada empresa puede personalizar su entorno, incluyendo modelos, flujos de trabajo y la interfaz de usuario. La arquitectura multiempresa de OpenKM ofrece beneficios como la reducción de costos compartiendo gastos, procesos de actualización simplificados, gestión de seguridad mejorada y escalabilidad del sistema.

El módulo multiempresa de OpenKM resuelve el problema de la compartimentalización y gestión eficiente de documentos en organizaciones que requieren separación de datos entre diferentes unidades, departamentos o clientes independientes. Permite a múltiples usuarios o empresas compartir una sola instancia del software de gestión documental, mientras mantiene la seguridad y privacidad de los datos de cada entidad. Esto simplifica la administración, reduce costos y permite una personalización específica para cada usuario o empresa, al tiempo que garantiza la independencia y control sobre sus propios documentos y procesos. En resumen, el módulo multiempresa de OpenKM facilita la gestión documental en entornos donde hay múltiples entidades que necesitan acceder y administrar sus propios documentos de manera independiente.

Módulo Firma Electrónica

El cliente de firma electrónica de OpenKM está diseñado para proporcionar una experiencia similar al cliente de firma de Windows, lo que permite a los usuarios cargar su certificado digital y firmar cualquier documento PDF de manera conveniente. La interfaz del cliente de firma está diseñada para ser intuitiva y fácil de usar, facilitando el proceso de firma electrónica para los usuarios.

Una vez que el usuario ha cargado su certificado digital en el cliente de firma, los datos necesarios para la firma se insertarán en la cabecera del documento PDF. Esto garantiza que el documento esté correctamente firmado y que la firma sea legalmente válida.

Además, como parte del desarrollo del módulo de firma electrónica de OpenKM, se han implementado varias funciones adicionales para mejorar la experiencia del usuario y la visibilidad de los datos de la firma. Por ejemplo:

1. Estampado de datos de firma: Los datos de firma se pueden mostrar en forma de estampado en el documento PDF, lo que proporciona una indicación visual de que el documento ha sido firmado electrónicamente.
2. Metadatos: Los datos de firma se pueden almacenar como metadatos asociados al documento, lo que permite un fácil acceso y búsqueda de información relacionada con la firma.
3. Visualización en el panel de propiedades: Los datos relativos a la firma se pueden visualizar en una sección habilitada en el panel de propiedades del archivo dentro de OpenKM. Esto proporciona a los usuarios una forma conveniente de revisar la información de la firma y asegurarse de que el documento ha sido firmado correctamente.

Módulo Firma Remota Manuscrita

La firma remota manuscrita es un proceso electrónico que permite firmar documentos a distancia utilizando dispositivos tecnológicos como tabletas gráficas o dispositivos móviles con pantallas táctiles. En OpenKM, este proceso se facilita mediante un módulo especializado que integra la firma digital en el flujo de trabajo de gestión documental.

El proceso implica la creación de una firma digital, su vinculación con el documento correspondiente, la verificación de la identidad del firmante, el almacenamiento seguro del documento firmado y el cumplimiento de las regulaciones legales aplicables. OpenKM ofrece una herramienta específica para la firma remota manuscrita, que permite preparar el documento, autenticar al firmante, colocar la firma digital y almacenar el documento firmado de manera segura.

Los beneficios de la firma remota manuscrita incluyen mayor conveniencia, ahorro de costos, velocidad en los procesos, acceso desde cualquier lugar y mejora en la seguridad y autenticación de las firmas electrónicas. Además, la integración de este módulo en la gestión documental electrónica facilita la digitalización, creación, envío y almacenamiento de documentos electrónicos.

Módulo Código de Barras

Los códigos de barras en gestión documental son herramientas útiles para identificar, rastrear, automatizar procesos, controlar versiones y facilitar la auditoría de documentos, lo que contribuye a una gestión más eficiente y transparente de la documentación dentro de una organización.

A continuación, ofrecemos ejemplos ilustran cómo los diferentes tipos de códigos de barras admitidos por OpenKM pueden aplicarse en una variedad de escenarios prácticos para la identificación, seguimiento y gestión de productos, activos y documentos en diferentes industrias y contextos.

1. Codabar: Ejemplo de caso de uso práctico: Identificación y seguimiento de muestras médicas en un laboratorio clínico.
2. Code 128: caso de uso: Etiquetado de productos en un almacén para el seguimiento de inventario y control de stock.
3. UPC-A y UPC-E: caso de uso: Escaneo de productos en un supermercado para la facturación automática y la gestión de inventario.
4. Code 39: caso de uso: Identificación de activos y equipos en una empresa para el mantenimiento y la gestión de activos.
5. EAN-8 y EAN-13: caso de uso: Etiquetado de productos en una tienda minorista para el seguimiento de inventario y la gestión de ventas.
6. RSS-14: caso de uso: Etiquetado de productos en la industria alimentaria para el seguimiento de productos y la gestión de caducidades.
7. Code 93: caso de uso: Etiquetado de paquetes y cartas en una empresa de mensajería para el seguimiento de envíos y la gestión de rutas de entrega.
8. ITF-14: caso de uso: Etiquetado de cajas y paletas en un almacén para el seguimiento de inventario y la gestión logística.
9. RSS Expanded: caso de uso: Etiquetado de productos en un punto de venta para la gestión de precios y promociones.
10. Data Matrix: caso de uso: Marcado de componentes electrónicos para el seguimiento de la cadena de suministro y la autenticación de productos.
11. Aztec:caso de uso: Etiquetado de boletos de transporte público para el acceso rápido y seguro a servicios de transporte.
12. PDF417: caso de uso: Almacenamiento de información en documentos de identificación, como pasaportes y tarjetas de identificación.
13. QR: caso de uso: Enlaces rápidos a información adicional en carteles publicitarios y folletos informativos.

En esta primera entrega, hemos explorado los fundamentos de OpenKM y nos hemos sumergido en sus diversos módulos, incluyendo el Módulo Multiempresa, el Módulo Firma Electrónica, el Módulo Firma Remota Manuscrita y el Módulo Códigos de Barras. Cada uno de estos módulos ofrece soluciones especializadas que abordan aspectos clave de la gestión documental, desde la capacidad de gestionar eficazmente múltiples entidades empresariales hasta la integración de firmas electrónicas y manuscritas, así como la automatización de procesos mediante códigos de barras. En las próximas entregas, profundizaremos sobre el resto de módulos, explorando sus características clave y cómo pueden potenciar la productividad y la eficiencia en el manejo de la información. ¡No te pierdas las siguientes entregas!