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Gestión del contenido web

Escrito por Ana Canteli en febrero 06, 2018

Un gestor de contenido web o WCMS ( web content management system ) permite a los miembros de la empresa gestionar fácil y eficientemente el contenido de las páginas web de la organización. Esto a su vez, supone que los usuarios de la red pueden encontrar fácilmente información sobre la empresa, o lo que esta hace u ofrece.

Por contenido web entendemos cualquier tipo de información digital; por supuesto texto, pero también, audio, vídeo, gráficos 3D, etc. Como no podía ser de otra forma el concepto gestión también ha evolucionado. Gestión en este contexto, va más allá de la publicación de contenido estático en páginas web y aborda la publicación dinámica. Por ello, cada vez más usuarios no técnicos buscan formas de mantener su proyecto web; alimentar las redes sociales de la organización, detectar los contenidos más populares y así aplicar la mejor estrategia de marketing de contenidos en cada momento.

Un sistema de gestión de contenido web es también un conjunto de herramientas fáciles de utilizar, que proporciona a las organizaciones una forma de gestionar su contenido web, de manera que los usuarios puedan diseñar, crear y mantener los contenidos; sin necesidad de que éstos tengan conocimiento sobre lenguajes o programación web.

La gestión de contenidos es una buena opción para mantener a la organización conectada a sus clientes, a la vez que reduce costes y ofrece al consumidor experiencias innovadoras. Los gestores de contenido web deben dar cobertura a todo tipo de contenidos, facilitar la gestión de los mismos en entornos multiplataforma, a lo largo de su ciclo de vida. Y es que si no estás presente en la red, es muy probable que seas ignorado por tu público objetivo y dominado por la competencia, en un ambiente tan centrado en internet y las redes sociales.

La mejor opción en este escenario es optar por un sistema de gestión de contenido web. Tener un sitio web es sólo el principio. Gestionar el contenido y actualizarlo es igual de importante, si no más. Desde el punto de vista técnico un gestor de contenidos cms es un software con un claro objetivo: ofrecer una plataforma para personal no técnico, que les permita gestionar toda la información que necesitan; para proporcionar experiencias convincentes al target de la compañía. A nivel operativo, un sistema de gestión de contenido web es una herramienta online esencial, para ofrecer una experiencia digital a través de los dispositivos multiplataforma; a la vez que se ejerce el seguimiento de dichas experiencias.

Por todo esto, a la hora de elegir un software de este tipo, es vital plantearse cuáles son los componentes de un buen gestor de contenidos.

¿Que tiene que tener un buen sistema de gestión de contenidos web?

Hoy en día para ser competitivo en la era digital, las empresas necesitan producir y distribuir su información al público objetivo de forma convincente, a la par que eficiente, a través de multitud de canales. Los sistemas de gestión de contenido web dan a las empresas - de cualquier tamaño – la posibilidad de mejorar su posicionamiento en el sector; dejando que el personal técnico se focalice en el desarrollo web, ( más que en apoyar al usuario del sistema) y que los especialistas en marketing digital, desarrollen la estrategia en marketing de contenidos.

Por ello un gestor de contenidos debe tener los siguientes elementos:

1. Servicio de biblioteca. El sistema de gestión de contenidos debe abordar todo el proceso editorial: diseñar, crear, revisar, modificar ( editar– sin que los usuarios sobrescriban unos sobre otros - ), publicar, mantener, organizar, almacenar, archivar y distribuir contenidos.
2. Gestión de procesos de negocio. Para proporcionar todos estos servicios, el sistema de gestión de contenidos cms puede ofrecer un motor workflow para por ejemplo; organizar de forma secuencial la revisión editorial o el proceso de aprobación.
3. Seguridad. Los usuarios accederán a la plataforma a través de su usuario y contraseña y podrán acceder a los contenidos (carpeta, artículos, imágenes, audios, vídeos, etc.) si están autorizados a verlos; y manipularlos si tienen permisos. A su vez, podrán participar de un workflow, a nivel individual o por rol asignado. Por otro lado, la seguridad nos permitirá ejercer un análisis y trazabilidad completa, sobre lo que le ha ocurrido al contenido, a lo largo de su ciclo de vida.
4. Funcionalidades descriptivas. El gestor de contenidos debe incluir funcionalidades que permitan la identificación y descripción de los contenidos. Puede ser a través de la asignación de palabras clave, que los usuarios eligen de una lista de términos. En este sentido se pueden utilizar tesauros – diccionario de vocabulario controlado -. O asignar categorías; relaciones –para vincular documentos en base a la relación que les una - o grupos de metadatos (conjunto de elementos descriptivos que nos ayudan a definir un contenido: autor, fecha, título, status…) que además pueden ser utilizados para buscar y encontrar el contenido, a través del buscador.
5. Capacidad para registrar contenido de diversas fuentes. Además de sostener contenidos sin que el formato sea una limitación, el sistema de contenido web debe ser capaz de reunir los contenidos de fuentes externas, ya sean servicios RSS de noticias, redes sociales o terceras aplicaciones. Facebook, Linkedin, Twitter y otras redes sociales mantienen sus propios entornos y presentan formas diferentes de ingresar el contenido, del gestor de contenidos web. Por ello, el software debe ofrecer facilidades de integración para incluir esta nueva herramienta en el ecosistema de programas, con los que opera la organización.
6. Diseño web responsivo. La plataforma de gestión de contenido web debe ser capaz de adaptarse a las nuevas formas de consumir información y mostrar los contenidos en los nuevos formatos, móviles o tablet; que pueden ser incluso los más utilizados por el público objetivo.
7. Facilidades multi idioma y multilenguaje. Los sistemas de gestión deben ofrecer soporte para que el dpto. IT siga trabajando con los lenguajes que se utilizan en la compañía y dar cobertura a las traducciones del contenido en diferentes idiomas. Por ello, ha tener en cuenta la diversidad de caracteres en función del idioma o el alfabeto utilizado; entre otras consideraciones.

Beneficios de los gestores de contenido web Open Source

Seleccionar una plaforma de gestión de contenidos web para tu empresa, puede ser una tarea compleja. Aqui destacamos algunos de los puntos fuertes del código libre, a la hora de ofrecer soluciones en WCMS.

• El código libre también libera a la empresa. No hay que meterse en la discusión de si un gestor de contenido web propietario es mejor que un software libre. Hay muchas empresas excelentes que están utilizando este tipo de herramientas. Sin embargo, piensa en las posibilidades que hay de que un día tu proveedor de administración de contenidos saque una actualización que no te gusta, o peor aún; sale del sector. En estas circunstancias puedes tener que hacer frente a un problema estructural. Con una plataforma de gestión de contenido web open source, puedes contar con multitud de desarrolladores que trabajarán con tu código y que te den la oportunidad de utilizar los plugins o desarrollos que más te interesen.
• La tecnología open source aporta flexibilidad. Y en un entorno tan cambiante y evolutivo como las nuevas tecnologías, que ofertan nuevos formatos día a día; con la necesidad que impone el mercado de adaptarse a las nuevas tendencias de uso y consumo de contenidos, esta cualidad puede significar una gran ventaja estratégica.
• El software libre es una inversión eficiente. Esto no significa que la opción de tecnología propietaria no sea efectiva. Pero a menudo, una organización puede sacar más provecho de una inversión realizada en un gestor de contenidos libre. Principalmente, porque la empresa puede apoyarse en la comunidad de usuarios y desarrolladores que están constantemente trabajando en la evolución de la herramienta. Aportando regularmente actualizaciones que mejoran el rendimiento y la experiencia.
• Las soluciones open source suelen ser fáciles de personalizar. A la hora de diseñar tu sitio web, si quieres crear tu “cms perfecto”, el código libre ofrece más opciones a la hora de abordar tu página web. Por ejemplo, si empezamos con un presupuesto limitado, lo ideal es comenzar con una plantilla. Luego, a medida que evoluciona tu negocio, tienes la opción de incluir módulos adicionales. Puedes lanzar una tienda online, gestionar la política de cookies para actualizarla en relación a la nueva política de privacidad. Completar el panel de control para administrar las campañas de inbound marketing; monitorizar el correo electrónico para mejorar la gestión de usuarios, etc.
• El código abierto y la cuestión sobre la seguridad. Es con mucho, la pregunta más veces planteada en relación a los programas open source. Si cualquiera puede acceder al código, eso quiere decir que desarrolladores con intenciones deshonestas pueden identificar y explotar las vulnerabilidades del sistema. Es una duda legítima y razonable, que surge de forma natural. Pero realmente es posible crear un sistema de gestión de contenidos web con altos niveles de seguridad. Para empezar, los usuarios necesitarán login y contraseña para poder acceder al sistema. Después, se puede utilizar la asignación de perfiles y roles para determinar qué entornos, funcionalidades y privilegios son accesibles para el usuario. Además la gestión de la seguridad a nivel granular, permite al administrador del gestor, definir qué contenidos son accesibles o no; y en qué términos (edición, revisión, aprobación, publicación… ). Además, el administrador se asegurará de que el sistema esté actualizado. Las actualizaciones ayudan a que el gestor de contenidos web sea un entorno seguro. Y por otro lado, el desarrollador puede aplicar más opciones o añadir plugins que mejoren la seguridad del sistema.

Con independencia del sistema de de gestión de contenido web, puedes elegir la plataforma que mejor se adapte a tus necesidades. Recuerda que uno de los puntos fuertes de los gestores de contenido web es que crean un entorno fácil de usar. Si es fácil de usar, el desarrollador será capaz de mostrar cómo se usa, de forma que el usuario final se encuentre cómodo.