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Gestión de seguros

Escrito por Ana Canteli en enero 28, 2022

En la vida diaria se producen multitud de eventos, algunos de ellos con una capacidad de impacto considerable, si no se atajan o gestionan adecuadamente. Además, hay que tener en cuenta los cambios que han afectado a la sociedad, que demanda a las aseguradoras y corredurías de seguros un conocimiento especializado, nuevas estrategias, optimización operativa. En suma nuevas características y habilidades para abordar la mayor cantidad de casos objeto del sector, de forma fiable, rápida, sencilla y eficaz.

Hay que tener en cuenta que cada sector de actividad es más propenso que otros a determinados sucesos. Algo que puede ser visto como una amenaza, pero por otro lado, puede ser gestionado como una fuente de oportunidades. El riesgo 0 no existe, lo que sí se puede hacer es trabajar en la reducción, incluso en la minimización del peligro a que cualquier situación degenere en un incidente, conflicto, accidente o incluso catástrofe. 

La mayoría de las personas y empresas son conscientes de la incertidumbre que les rodea y afecta directamente. Incluso a nivel legal es obligatorio contar con seguros que cubran la responsabilidad civil, que se encarguen en la medida en que sus productos y servicios les obligan, de la tramitación y gestión de siniestros. Por ejemplo, casi todas las personas tienen contratado un seguro del hogar, y las comunidades de vecinos, por imperativo legal, deben contratar un seguro para que los inquilinos y propietarios de bienes inmuebles tengan cubierta la responsabilidad civil en caso de siniestro.

Como se puede comprobar, las compañías de seguros forman parte de un sector de actividad, en la que la gestión de los intereses de los asegurados, pueden llegar a generar muchísima información y requerir documentación diversa - de tipo administrativo, fiscal, laboral, mercantil, civil, penal, etc. -. Además, de la colaboración de expertos, peritos y especialistas de campos muy diferentes, tantos como tipos de seguros existen. 

Para gestionar con solvencia cada póliza de seguro, que incluye un análisis de riesgo pormenorizado, las posibles solicitudes de información por parte del cliente, o terceros; la actualización de la póliza en caso de que algún aspecto cambie, es vital contar con la herramienta de gestión adecuada que nos permita cubrir todas las posibilidades.

El sistema de gestión documental de OpenKM permite garantizar la administración precisa del portfolio de productos y servicios que la compañía aseguradora ofrece. Facilita y agiliza la gestión de la cartera de clientes asignada a cada empleado. Tanto los agentes o corredores de seguros, como los clientes o beneficiarios pueden disfrutar de las ventajas que el sistema de gestión documental electrónico ofrece. 

En estos momentos en los que la distancia social es una realidad, facilitar documentación online es una posibilidad que se debe promover.  Con OpenKM se puede crear una plataforma de trabajo en línea, a disposición de los colaboradores o expertos involucrados en la tramitación de siniestros, que accederán a las funcionalidades del sistema que requieran. Los empleados de la aseguradora podrán desarrollar todas las tareas de administración y gestión documental tanto desde sus casas, como en la oficina. De esta forma se facilita la flexibilidad y la conciliación familiar. Y los clientes podrán gozar de las mismas ventajas. Ya no será imperativo presentar documentación en la oficina o enviarla por correo postal.

OpenKM incluye una completa gama de aplicaciones satélite que permite integrar el software de gestión documental en la suite de programas de la compañía aseguradora. Si aún reciben burofax, podrán integrar el sistema de gestión documental con el resto de dispositivos de la empresa, incluidas impresoras y escáneres. Esto contribuye de forma decisiva a la implantación de la oficina sin papeles en la empresa.

Si es necesario recibir documentación firmada, esto no es un inconveniente. OpenKM gestiona todo tipo de firmas electrónicas con certificado digital, incluso la firma digital biométrica. A través de las tareas automáticas y el motor workflow, se agilizan los procesos de negocio, renovando cada ciclo la mejora continua de la entidad. Éste es otro de los beneficios que aporta el software de gestión documental de OpenKM. La configuración del sistema es 100% personalizable, lo que garantiza la recuperación de la inversión en todos los plazos y la amortización a largo de la instalación.  También es escalable, tanto a nivel de repositorio como número de usuarios. 

Si los agentes y corredores de seguros reciben o intercambian documentación con sus clientes o terceros a través del correo electrónico, puede ser interesante incluir el archivo de correos electrónicos en la gestión documental habitual de la aseguradora. Es una funcionalidad incluida de serie en el sistema, que facilita las tareas de e-discovery. En caso de conflicto o litigio, siempre se podrá recuperar el correo electrónico preciso, que se gestiona en su totalidad; archivos adjuntos incluidos.

Como se puede ver, OpenKM se puede extender hasta donde la compañía necesite. Para facilitar la aceptación y uso del sistema de gestión documental hemos creado OpenKM Academy, la plataforma de e-learning en la que cada usuario puede encontrar el curso formativo que se adapta a sus necesidades.

Si necesita un sistema de gestión documental que le permita gestionar los productos y servicios de su compañía, su cartera de clientes y ofrecer una experiencia al cliente solvente, moderna y eficaz, solicite una demo online personalizada.