Subscríbase al boletin de noticias de OpenKM para estar informado

Gestión de procesos

Escrito por Ana Canteli en febrero 03, 2023

La gestión de procesos es un enfoque sistemático para la planificación, diseño, ejecución, monitoreo, control y mejora de procesos clave dentro de una entidad con el objetivo de lograr fines estratégicos y mejorar la eficiencia y efectividad. Esto supone identificar y analizar los procesos críticos, definir roles y responsabilidades, establecer indicadores de rendimiento y utilizar herramientas y técnicas suceptibles de mejora continua.

Los procesos más importantes en la gestión de procesos pueden variar dependiendo de la industria y de la organización. Aun así, algunos de los procesos que suelen ser considerados críticos incluyen:

• gestión del talento: Recruitment, selección, formación y desarrollo de empleados.
• producción: Planificación, diseño, ejecución y control de la producción de bienes o servicios.
• finanzas: Contabilidad, presupuestación, gestión de riesgos financieros y toma de decisiones financieras.
• marketing y ventas: Desarrollo de productos, investigación de mercado, promoción y ventas.
• servicio al cliente: Atención al cliente, resolución de problemas y gestión de reclamaciones.
• gestión de la cadena de suministro: Planificación, gestión y optimización de la cadena de suministro.
• gestión de la información: Captura, almacenamiento, gestión y distribución de información crítica.

¿ Cómo la gestión de procesos puede mejorar la gestión de talento?

la gestión de procesos puede mejorar significativamente el proceso de la gestión del talento al proporcionar un enfoque sistemático, eficiente y orientado a la mejora continua de la gestión de recursos humanos, una actividad clave para cualquier organización. Esto puede ocurrir de diversas maneras:

• Clarificación de roles y responsabilidades: La gestión de procesos contribuye a mejorar la definición de roles y responsabilidades. Esto deriva en una asignación más efectiva de tareas y mayor eficiencia.
• Mejora de la eficiencia: Al estandarizar y optimizar los procesos de gestión de RR.HH, se pueden reducir los tiempos de inactividad y aumentar la eficiencia en la toma de decisiones y la realización de tareas.
• Evaluación objetiva: La gestión de procesos permite la identificación de indicadores clave de rendimiento y la medición objetiva del desempeño, lo que ayuda a tomar decisiones informadas sobre la gestión del personal.
• Mejora continua: La gestión de procesos es un enfoque reiterativo y enfocado en la mejora continua. Esto significa que los proceso de gestión de talento son reevaluados periódicamente con la intención de optimizar el rendimiento.
• Mayor satisfacción del empleado: Al mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión del talento, se puede aumentar la satisfacción del empleado y reducir la rotación de personal.

¿ Cómo la gestión de procesos mejora la gestión de la producción?

La gestión de la producción de bienes y servicios supone el centro neurálgico de actividades de casi cualquier organización. Se suele organizar en varias etapas; en cada una de las cuales la gestión de procesos tiene algo que aportar a todos ellos:

• Fase de planificación: aquí permite identificar y priorizar los procesos críticos en la planificación, lo que redunda en una mejor toma de decisiones.
• Fase de diseño: La gestión de procesos ayuda a establecer objetivos claros para el diseño, lo que permite un enfoque más efectivo y eficiente en la toma de decisiones y la asignación de recursos.
• Fase de ejecución y control: en esta fase la gestión de procesos permite la estandarización de procedimientos que ayuda a garantizar una mayor consistencia y eficiencia en la ejecución; la detección temprana de desviaciones o problemas, gracias al monitoreo en tiempo real, y la identificación de indicadores clave de rendimiento, lo que ayuda a tomar decisiones informadas sobre la ejecución y control de la producción.

¿Cómo puede la gestión de procesos mejorar la gestión financiera?

La gestión de procesos puede mejorar la gestión financiera de una empresa de varias maneras:

• Identificación de oportunidades de reducción de gastos: La gestión de procesos permite detectar puntos de mejora en la distribución de costes a lo largo de la cadena de valor, lo que puede mejorar significativamente la rentabilidad de la empresa.
• Optimización de recursos: con la reducción de costes, la empresa puede orientar su atención a la mejorar de la gestión de recursos, lo que significa que la empresa puede producir más con menos y así mejorar significativamente la eficiencia y el ahorro.
• Mejora de la transparencia: La  implementación de la gestión de procesos contribuya a arrojar luz sobre la gestión financiera; ayuda a la empresa a tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y la optimización de costes.
• Automatización de procesos financieros: La gestión de procesos puede automatizar muchos procesos financieros;esto reduce el tiempo y los gastos asociados con la gestión tradicional de las finanzas.
• Mejora de la toma de decisiones: La gestión de procesos facilita la recopilación y análisis de datos para apoyar la toma de decisiones sobre la gestión financiera de la organización.

¿Cómo se puede mejorar el plan de marketing y ventas con la gestión de procesos?

La gestión de procesos tiene varias alternativas a la hora de mejorar la estrategia de marketing y ventas de una organización.

• Optimización del ciclo de ventas: La gestión de procesos permite una mejor comprensión de los procesos de marketing y ventas, lo que a su vez puede ayudar a optimizar el ciclo de ventas y aumentar la efectividad del plan de marketing y ventas de la compañía.
• Mejora de la calidad de los procesos: La gestión de procesos facilita la identificación y eliminación de errores dentro de la estrategia de marketing y ventas, lo que aumenta la calidad,eficacia y eficiencia de estos procesos de gestión, incluida la toma de decisiones.
• Mejora de la satisfacción del cliente: mejores procesos redundan en una una mejor coordinación entre los departamentos de marketing y ventas, lo que contribuye a incrementar la satisfacción del cliente y el rendimiento comercial.

¿ Cómo puede la gestión de proceso mejorar la atención al cliente?

Aunque en parte lo hemos citado más arriba, sin clientes, es casi imposible que una empresa exista, así que bien merece la pena dedicarle un apartado a la cuestión. La gestión de procesos puede mejorar el servicio de atención al cliente de varias maneras:

• Standarización de procesos: lo que asegura una experiencia consistente para los clientes en cada interacción.
• Mejora de la resolución de problemas: La gestión de procesos permite una mayor coordinación entre los departamentos involucrados en la atención al cliente, lo que mejora la resolución de problemas y la satisfacción del cliente.
• Identificación de oportunidades de mejora: La gestión de procesos permite la recopilación y análisis de datos de atención al cliente, lo que a su vez posibilita identificar oportunidades de mejora en el servicio.

¿Cómo puede la gestión de procesos mejorar la cadena de suministros?

La gestión de procesos puede mejorar la gestión de la cadena de suministro de varias maneras:

• Regulación: al implementar la gestión de procesos sobre la gestión de almacén se puede optar por la aplicación de un plan standarizado, que contribuye a mejorar la visibilidad del ciclo completo de suministros y con ello la monitorización y auditoría.
• Mejora de la colaboración: La gestión de procesos puede mejorar la colaboración y comunicación entre los diferentes actores de la cadena de suministro.
• Optimización de la planificación: La gestión de procesos puede servir para optimizar la planificación de la cadena de suministro y mejorar la eficiencia de la gestión de inventarios.
• Reducción de costes: La gestión de procesos ayuda a identificar oportunidades para suprimir o reducir costes en la cadena de suministro.

¿ Cómo puede la gestión de procesos mejorar la gestión de la información?

La gestión de procesos puede ayudar a las organizaciones a mejorar sus procesos de gestión de información mediante la estandarización, automatización,  mejora de la visibilidad y la toma de decisiones

• Standarización: con la estandarización se organiza cada tarea en una sucesión de pasos, para lo cual aspectos como la seguridad, eficacia y eficiencia a nivel operativo y financiero se tienen en cuenta. Toda standarización es suceptible de actualización para su mejora
• Automatización: Al estandarizar los procesos de gestión de información, también se pueden automatizar tareas repetitivas, lo que reduce los errores y mejora la eficiencia.
• Mejora de la visibilidad: La gestión de procesos puede mejorar la visibilidad de los procesos de gestión de información y permitir una mejor monitorización y control.
• Mejora de procesos directivos: La gestión de procesos de gestión de información también puede mejorar la recopilación, análisis y uso de información para la toma de decisiones.

Para la consecución de todos estos objetivos, implementar un sistema de gestión documental resulta esencial. Los sistemas de gestión documental pueden mejorar significativamente la gestión de procesos en una empresa al proporcionar un enfoque más eficiente, seguro y orientado a la mejora continua, para la gestión de documentos y la información en una organización. 

El software de gestión documental de OpenKM incluye funcionalidades de gestión de procesos como los automatismos, el motor ocr zonal o el motor workflow, entre otras herramientas. El motor de flujos de trabajo es un componente de OpenKM que permite automatizar y gestionar los procesos de cualquier organización; desde la recepción de una solicitud hasta su etapa final, y para garantizar que se cumplan las reglas y procedimientos establecidos. 

El motor workflow de OpenKM permite a los usuarios definir tareas, responsabilidades y condiciones para cada paso en un proceso y para automatizar la secuencia de tareas según los criterios definidos. Esto puede incluir la asignación de tareas a personas específicas, la notificación de eventos y la aprobación de decisiones.

Si su organización está buscando mejorar la eficiencia y transparencia en la gestión de procesos, es probable que un software de gestión documental con un motor de flujos de trabajo sea una buena inversión. Esta solución permite automatizar y monitorear los procesos, reducir errores y cumplir con regulaciones y normas, lo que puede mejorar la eficiencia, la calidad y la reputación de su entidad.

Además, no se puede olvidar de que el programa Acelera Pyme a través del Kit Digital apoya a las pequeñas y medianas empresas en su transformación digital. La gestión de procesos es una parte importante de la transformación digital y el bono Kit Digital es un recurso valioso para las pymes que buscan mejorar su gestión de procesos, especialmente en términos de eficiencia y automatización.

Si quiere más información, puede ponerse en contacto con OpenKM, agente digitalizador del programa Acelera Pyme.