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Gestión de fax

Escrito por Ana Canteli en abril 12, 2018

Los faxes y correos electrónicos son elementos muy importantes en el flujo de información de cualquier organización. Las tareas de mantenimiento de archivo, que proporcionen fácil acceso a este tipo de comunicaciones mejora el servicio al cliente, los procesos empresariales, el cumplimiento de las regulaciones y los resultados de las auditorías. Por ello es tan importante incorporar los servicios de fax y correo electrónico, en el sistema de gestión documental de la organización.

Las comunicaciones vía fax, contienen muchas veces información importante: avisos legales, datos personales, información para procedimientos de pago, datos para el mantenimiento de la cadena de suministros… Sin embargo es un elemento que en ocasiones, se descuida o es visto simplemente como algo que no se puede evitar, pero con lo que hay que trabajar.

La gestión de fax se puede mejorar con la sustitución de los fax en formato papel, por un servidor fax. Supone también una oportunidad para analizar la gestión global de los faxes en la organización, que contribuye a la implementación de la oficina sin papeles – paperless office -.

El sistema de gestión documental permite la administración de los faxes y de la información que contienen, de la forma más eficiente y eficaz posible. Con un software de gestión documental, la organización podrá:

• Capturar el documento, reconocerlo, - por ejemplo, gracias a la funcionalidad OCR zonal - y extraer los metadatos.
• Indexar, clasificar y categorizar el fax si es preciso.
• Enviar automáticamente el fax a la ruta establecida, para tareas de revisión y aprobación.

Para ello sería necesario integrar el servidor de fax con el sistema de gestión documental. En este aspecto, la tecnología Open Source de OpenKM presenta una ventaja fundamental, y es que la suite del sistema de contenidos empresariales ofrece SDK’S para Java, PHP y .NET. Esto, permite a la organización gozar de la independencia necesaria para integrar el software con el resto de programas que ya tenga la empresa, en la actualidad y a largo plazo.

Por otro lado, los servicios de fax podrían formar parte de procesos de negocio definidos mediante un flujo de trabajo ( workflow ). Éstos nos permiten crear una vía de comunicación organizada en fases, que ayuda a coordinar el esfuerzo de las personas involucradas en el proceso de negocio; a la vez que garantiza el cumplimiento de reglas y protocolos.

Fax y gestión de Registros

El fax o el correo electrónico, puede formar parte de registros, los cuales son habitualmente objeto de políticas de retención muy definidas. El sistema de gestión documental de OpenKM es un software de gestión de documentos y registros electrónicos, que proporciona las herramientas necesarias para establecer las políticas de gestión de registros, que la organización necesita aplicar. Esto incluye la posibilidad de establecer reglas específicas para los faxes y correos electrónicos, que forman parte de registros o expedientes; y que por lo tanto, sean objeto de atención de los procesos de retención y disposición final, junto a los registros a los que pertenecen.

Seguridad y control

El uso del fax de forma tradicional – una máquina que imprime faxes que quedan a la vista de todos en la bandeja de salida – puede suponer una pérdida de tiempo y mantenimiento de tareas manuales, a la vez que una brecha de seguridad en el sistema de gestión documental de la empresa.

El fax puede ser considerado un sistema anticuado, pero forma parte del legado informático de muchas organizaciones e incluso hoy en día,  sigue siendo utilizado para comunicar información de alto valor.

En este escenario, lo más recomendable es conectar el servidor de fax de la empresa al gestor documental; así nos aseguramos que los faxes entrantes y salientes cumplen con las políticas de privacidad. El usuario, que está registrado en el sistema como persona autorizada para recibir dichas comunicaciones, recibe una alerta del sistema, que le informa sobre la recepción de un fax. El usuario, puede comprobar que ha recibido una notificación a través del correo electrónico; la cual presenta el fax como archivo adjunto en formato PDF – el gestor documental convierte el fax a este formato - para garantizar el acceso a la información a largo plazo.

Por otro lado, el fax entrante ya es gestionado por el gestor documental como un archivo más y puede ser objeto de análisis pormenorizado. En OpenKM, a través de la pestaña Activity Log, podemos ejecutar una auditoría completa, sobre todos los eventos acaecidos sobre el fax.

Una vez dentro del sistema, y como habíamos destacado con anterioridad, el fax puede formar parte de flujos de trabajo; puede ser objeto de automatismos - funcionalidad que permite ejecutar procedimientos de forma eficaz y eficiente, a la vez que se evitan errores humanos – y de aplicación de las políticas de retención y disposición final. Por ejemplo, a través de la inserción de una fecha de expiración, que tendría en cuenta diferentes plazos. Éstos a su vez darían lugar a la aplicación de diferentes eventos, de forma automática, como por ejemplo:

• Actualización de status (el fax pasa de disponible, a bloqueado- no acepta más cambios o actualizaciones -).
• Cambio de la seguridad (derecho de lectura, escritura, descarga, borrado… - usuarios pierden o adquieren acceso al documento y con él, el ejercicio de privilegios).
• Traslado automático del fax del directorio principal, a repositorio secundario.
• Envío de notificaciones a los usuarios responsables, en función de los plazos.
• Etc.

Es sólo un ejemplo, de las decisiones que una organización tiene que tomar cuando trabaja con faxes y de las soluciones que el gestor documental de OpenKM puede aportar.

Además, gracias al sistema de gestión de contenidos empresariales, la empresa puede tener acceso a información estratégica, a través de la obtención de informes. OpenKM, a través de la funcionalidad Informes, puede generar reportes de cualquier aspecto que sea interesante para la compañía. Número de faxes emitidos y recibidos, quiénes son los destinatarios de los fax, quiénes se comunican con nosotros a través de este canal. Pero también, cuál es el volumen de faxes enviados y recibidos, cuántos faxes se han recibido con la palabra “urgente” tanto en el asunto, como en el cuerpo del archivo; qué área, departamento o usuario recibe o gestiona mayor volumen de este tipo de documentos…. Para una adecuada gestión de fax, es necesario recabar información del sistema de gestión y analizar los procedimientos para detectar fallos, desviaciones y en consecuencia proponer mejoras.

Encuentra lo que buscas.

Una vez que el fax ha sido introducido en el gestor documental, tiene que ser posible encontrarlo. Y no ya tanto por el tipo de documento (fax) o extensión .PDF, que también puede ser útil, si no gracias a multitud de criterios.

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece multitud de opciones para buscar faxes, o la información que éstos contienen. Podemos realizar búsquedas por:

• Contexto: ¿guardo los faxes, en el directorio? ¿en documentos personales? ¿cómo adjunto de correos electrónicos?.
• Contenido: cualquier término que aparezca tanto en el asunto como en el cuerpo del fax.
• Nombre: identificador del fax.
• Idioma: útil si la empresa recibe o emite comunicaciones en distintos idiomas.
• Usuario: quién tiene asignado el envio o recepción de faxes.
• Rango de fechas: conveniente para acotar el número de resultados que podríamos obtener en la búsqueda.
• Carpeta: podríamos buscar en relación a una ruta determinada dentro del repositorio.
• Categoría: en OpenKM se pueden asignar categorías a los archivos y por lo tanto, éste es un criterio que podemos tener en cuenta.
• Tipo: el sistema de gestión documental puede convertir el fax a documento Word, pdf, etc, así que la extensión del archivo es un criterio más.

En OpenKM podríamos buscar faxes en base a las notas, que otros usuarios hayan añadido .E incluso podríamos buscar faxes a través de metadatos.

Ya habíamos dicho antes, que un elemento muy valorado en la gestión documental relacionada con la gestión de fax, es la aplicación del reconocimiento óptico de caracteres. Sobre todo si la empresa se plantea la digitalización del histórico. La búsqueda mediante Metadatos permite encontrar un fax, en base a cualquier elemento considerado clave, en el cuerpo del fax. Puede ser la fecha, la referencia, el asunto, cifras, etc.

Cómo enviar faxes con Linux

Uno de las fortalezas de OpenKM es que no presenta limitaciones técnicas a la hora de integrar el gestor documental, en la suite de programas de la organización.

En relación a los programas de fax, podemos plantearnos el uso del ordenador como una máquina de fax. Actualmente hay 3 tipos principales de software para fax:

• Servicio de fax online: en el que internet se utilizada para acceder a este servicio, habitualmente a través del mail o una app instalada en el ordenador.
• Aplicación que convierte el pc en un sustituto de la máquina de fax.
• Servidor fax; es la opción más utilizada en ambientes empresariales.

Cualquiera de estas 3 opciones es válida para integrar OpenKM con Linux.

Para enviar o recibir un fax desde una pc Linux utilizando el software de fax, es necesario:

1. Tarjeta de fax o módem en el pc (la mayoría de los ordenadores que tienen una conexión de línea telefónica, tienen esta capacidad).
2. Una línea telefónica fija para enviar un fax. La línea telefónica no debe ser una conexión telefónica VoIP, ya que las señales VoIP generalmente codifican una señal de fax.
3. Es importante tener en cuenta que para usar un ordenador como una máquina de fax, el PC necesita estar siempre conectado a la línea telefónica para recibirlos. Además, el ordenador no podrá usar su conexión a Internet para enviar y recibir faxes; sólo la conexión telefónica.

Los programas de fax más populares para máquinas basadas en Linux son generalmente HylaFAX y HylaFAX +.