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Gestión de documentos y Control de Versiones con Códigos QR

Escrito por Ana Canteli en septiembre 11, 2024

La gestión documental se ha convertido en un elemento crucial en las organizaciones modernas. El manejo eficaz de los documentos no solo garantiza la continuidad de los procesos operativos, sino que también ayuda a preservar la integridad, autenticidad y confidencialidad de la información. En este contexto, los sistemas de gestión documental (SGD) juegan un papel esencial al ofrecer herramientas que aseguran un control riguroso y automatizado sobre los documentos empresariales.

Uno de los programas de gestión documental más destacados en el mercado es OpenKM, una plataforma de gestión documental que se ha consolidado como una solución open source robusta para gestionar de manera eficaz grandes volúmenes de documentación. OpenKM no solo facilita la gestión de archivos y la preservación de su contenido, sino que también incluye funcionalidades avanzadas como el control de versiones mediante códigos QR. Esta funcionalidad permite verificar que un documento sea la versión más reciente y, por ende, la válida.

La Importancia de la Gestión Documental en la Era Digital

El concepto de gestión documental se refiere a la administración organizada y controlada de documentos en una organización. Esto incluye desde la creación, modificación y almacenamiento de los documentos hasta la trazabilidad de su uso. Para cualquier organización, contar con un software de gestión documental que asegure la autenticidad y el seguimiento de la información es vital. Sin una gestión eficaz, los documentos pueden perderse, duplicarse o verse comprometidos en términos de seguridad.

Entre las propiedades fundamentales que debe tener un documento en un sistema de gestión documental, se destacan las siguientes:

1. Autenticidad: El documento debe ser auténtico y no alterado.
2. Fiabilidad: El contenido debe ser confiable, reflejando de manera precisa lo que se pretende documentar.
3. Integridad: El documento no debe haber sido modificado de forma no autorizada.
4. Disponibilidad: Debe estar accesible cuando se necesite.
5. Confidencialidad: Solo personas autorizadas deben poder acceder a los documentos.
6. Trazabilidad: Debe ser posible rastrear todas las acciones que se han realizado sobre el documento.

Control de Versiones en OpenKM con Código QR

Una de las principales funcionalidades de OpenKM es el control de versiones mediante código QR, lo que lo convierte en una solución especialmente útil para las organizaciones que manejan gran cantidad de documentación sensible o de gran importancia. Esta funcionalidad es especialmente valiosa en entornos de trabajo remoto o fuera de la oficina, como en bufetes de abogados, estudios de arquitectura, empresas de ingeniería y servicios sanitarios. La capacidad de verificar rápidamente la versión más reciente del documento se vuelve crucial en estos contextos, donde la exactitud y la actualización de los documentos son esenciales.

Cuando un usuario descarga un documento en formato PDF desde OpenKM, si lo desea, el sistema puede insertar automáticamente un código QR en el archivo. Este código permite al usuario que visualiza el documento comprobar, mediante la app Código QR de su smartphone, si está accediendo a la última versión válida y, por tanto, si el contenido que está viendo es el oficial y actualizado. Esta funcionalidad es crítica en sectores donde la exactitud y la actualización de los documentos son fundamentales, como el sector legal, financiero o de salud.

Cómo Funcionan los Códigos QR en la Gestión Documental

Los códigos QR (Quick Response) se han vuelto una herramienta versátil y eficaz para diversas aplicaciones, incluyendo la gestión documental. En OpenKM, los códigos QR se utilizan como una especie de sello digital que ofrece información adicional sobre el documento, como su versión y estado actual.

A través de la app escáner de códigos QR de OpenKM instalada en un teléfono inteligente, los usuarios pueden verificar fácilmente si el documento que tienen en sus manos es la versión más reciente. Este proceso no solo facilita el acceso a la información, sino que también ayuda a prevenir el uso de versiones desactualizadas, lo que podría causar confusión o errores.

La Utilidad del Código QR en la Gestión Documental

El uso de códigos QR personalizados para la gestión de archivos en OpenKM no solo aporta seguridad, sino que también agiliza la identificación de documentos. Los códigos QR son visuales, fáciles de escanear, y se pueden leer rápidamente con cualquier escáner de códigos QR o incluso con la cámara de un teléfono inteligente. Esto convierte a los códigos QR en una herramienta poderosa para la captura de documentos y para garantizar que se está utilizando la versión correcta de un archivo.

Al utilizar esta funcionalidad, las organizaciones pueden beneficiarse de un proceso de gestión documental más fluido y confiable. OpenKM, como plataforma de gestión documental, se asegura de que los documentos sean fáciles de localizar y verificar, contribuyendo a una gestión eficaz de la información. Los generadores de códigos QR integrados permiten que este proceso sea automático, eliminando la posibilidad de errores humanos.

Ventajas de Utilizar Códigos QR en el Control de Versiones

La funcionalidad del código QR para el control de versiones ofrece una serie de ventajas clave en la gestión documental:

1. Verificación Rápida: Al escanear el código QR, los usuarios pueden verificar al instante si están trabajando con la versión más reciente del documento.
2. Prevención de Errores: El uso de versiones desactualizadas de un documento puede generar problemas operativos o legales. Los códigos QR ayudan a prevenir este tipo de errores.
3. Facilita el Acceso: Con un simple escaneo, cualquier usuario autorizado puede acceder a información actualizada sobre el documento sin necesidad de acceder al sistema completo.
4. Mejora la Trazabilidad: Los códigos QR también permiten un seguimiento detallado de los documentos, lo que garantiza que se pueda controlar quién accedió a ellos y cuándo.

Aplicaciones Futuras del Código QR en la Gestión Documental

El uso de códigos QR para la gestión de archivos va más allá del simple control de versiones. Se prevé que, en el futuro, los generadores de códigos QR puedan integrarse aún más con otras funcionalidades avanzadas de los sistemas de gestión documental. Por ejemplo, podrían combinarse con tecnologías como el blockchain para garantizar aún más la autenticidad y la trazabilidad de los documentos.

Además, los códigos de barras tradicionales podrían quedar relegados, ya que los códigos QR ofrecen más capacidad de almacenamiento de información y son más versátiles para su uso en dispositivos móviles.

En un entorno empresarial donde la precisión, la seguridad y la disponibilidad de los documentos son esenciales, OpenKM y su funcionalidad de control de versiones mediante código QR se presentan como una herramienta fundamental. Gracias a los generadores de códigos QR, el sistema facilita la gestión documental y asegura que los documentos sean auténticos, íntegros y estén actualizados.

Los códigos QR personalizados, escaneables fácilmente con cualquier teléfono inteligente, son una solución efectiva para asegurar la veracidad y actualidad de los documentos en tiempo real. Así, OpenKM se posiciona como un software de gestión documental líder, ofreciendo contenidos empresariales seguros y fiables, y facilitando una gestión eficaz de la documentación.