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Gestión de documentos con firma digital biométrica

Escrito por Ana Canteli en mayo 23, 2017

La firma electrónica es el conjunto de datos de forma electrónica que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.

El Certificado más conocido en España es el expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

La arquitectura de OpenKM, nos ofrece un entorno abierto desde el cual podremos realizar el proceso de firma electrónica de diversas formas, por ejemplo:

• Mediante la integración del gestor documental con un servidor de firma electrónica.
• El uso del cliente de firma electrónica de OpenKM desarrollada para Windows.
• Integrarse con terceras aplicaciones de firma electrónica de documentos; una de ellas es VidSigner, proveedor de firma digital biométrica.

¿ Qué ventajas ofrece la firma electrónica biométrica ?

Como medio de identificación del firmante VidSigner, ofrece información biométrica (velocidad, grado de inclinación, presión del firmante, etc.) y de contexto, que permiten determinar la autoría de la firma digitalizada, demostrando así la completa validez legal y determinar la autoría de la firma digitalizada, si es preciso.

La firma digital biomética abre un amplio abanico de posibilidades, por ejemplo; partes de trabajo, comprobantes de recepción o albaranes entre otros. La firma electrónica biométrica proporciona como mínimo la misma capacidad probatoria que el documento en papel.

El uso de la tecnología de firma electrónica biométrica nos permite significativos ahorros de costes en la emisión, gestión y almacenamiento, por lo que poco tiempo después de su implantación ya se puede recuperar la totalidad de lo invertido.

¿ Cómo trabaja la aplicación de firma electrónica biométrica VidSigner y el gestor documental OpenKM ?

El duo de OpenKM y Vidsigner permiten en 3 sencillos pasos y mediante distintos dispositivos móbiles, firmar un documento.

El usuario sólo necesita instalar la aplicación en su dispositivo móvil o tablet habitual (soporte para Android, iOS y Windows).

El primer paso se establece cuando el documento sube al gestor documental y bien sea por un proceso automático o bien por un usuario, se marca dicho documento como pendiente de firma digital biométrica.

Podemos ver cómo OpenKM asigna automáticamente el valor "pendiente de firma".

En el segundo paso, el usuario firmante en su dispositivo móvil o tablet, consulta los documentos que tiene pendientes de firmar.

Verifica el contenido del documento y si está conforme, procede a firmar con un simple click.
En la tercera etapa, el usuario que ha enviado la documentación para firmar, puede comprobar que el usuario ha firmado el documento, mediante el metadato de firma digital asignado al archivo.

OpenKM al guardar las distintas versiones del documento - accesibles desde la pestaña Historial del panel de propiedades del documento – nos permite construir el historial de acciones que han tenido lugar sobre ese documento; las personas que han interaccionado con el mismo y los cambios que han tenido lugar en ese documento comparando las distintas versiones.

Como se puede observar en la previsualización, podemos ver el documento y la rúbrica del usuario.

El duo OpenKM y Vidsigner nos ofrecen una solución de firma electrónica biométrica, simple, rápida y fiable.