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Gestión de contenidos legales

Escrito por Ana Canteli el 11 de mayo 2018

Aquellos que trabajan en la profesión legal, saben que pocos sectores son tan intensivos en gestión documental, o se encuentran tan sujetos a ella para la obtención de sus objetivos.

La gestión documental y la gestión de contenidos empresariales están íntimamente ligados a la mayor parte de empresas, con independencia de su tamaño. Por otro lado, hay que tener en cuenta que cada organización es única; por lo que los sistemas de gestión documental se ven en la necesidad de redefinirse y realinearse, en función de las cambiantes necesidades de los clientes y las actualizaciones legales.

Los bufetes de abogados han identificado una serie de factores que han influido en la forma en la que se aproximan a la gestión documental. En primer lugar los despachos de abogados están preocupados por la seguridad en el almacenamiento de datos y la gestión de contenidos. También están interesados en la gestión del consumo de datos y la movilidad; sobre todo para satisfacer las necesidades del cliente. En este aspecto los clientes centran su atención en la gestión de los procesos legales, o dónde se guarda su información.
Las empresas también tienen en cuenta las expectativas del cliente interno (los empleados), gracias a que éstos están cada vez más familiarizados con los programas. Cada vez más abogados solicitan acceder al sistema de gestión documental, utilizando facilidades multiplataforma; que por otro lado también esperan utilizar los clientes, para gestionar los servicios contratados y la documentación.

Además, muchas compañías son conscientes de que están utilizando servicios de gestión documental desfasados y que los actuales software de gestión documental, pueden suponer el punto de inflexión que les ayude a mejorar su estrategia en materia de gestión documental, gestora de contenidos; y utilizarlos incluso para la ejecución del plan de marketing digital, el control de las redes sociales – social media -, la administración de páginas web – sitio web -, tienda online, políticas de privacidad, aviso legal, uso de cookies etc.

Los sistemas de gestión documental para la gestión de contenidos legales

La práctica de la gestión legal cubre el rango de planteamientos y tecnologías utilizados por bufetes o despachos de abogados, e incluso juzgados, para gestionar el conocimiento y las metodologías que han sido desarrolladas dentro de la organización. La gestión de asuntos legales, también busca una administración más eficiente del ciclo de vida de la documentación y contenidos, vinculados a cada caso o litigio. En definitiva, la praxis legal busca en las nuevas tecnologías, particularmente en los programas de gestión de contenidos legales, la respuesta que les permita administrar flujos de información, documentación y procesos de forma personalizada, para cumplir requerimientos legales específicos y necesidades concretas.

Hay que tener en cuenta que las empresas compiten por clientes y están sometidas continuamente a la presión de gestionar contenidos digitales y ofrecer servicios a costes cada vez más competitivos; lo que les obliga a incrementar su eficiencia, a la vez que cumplen las nuevas expectativas de los clientes (diseño de página web o sitio web, condiciones de uso mejoradas) y grupos de interés (desde propiedad intelectual, economía social o medio ambiente, hasta educación infantil, pasando por centros de asistencia, estudios de mercado o certificados de profesionalidad ) como organización gestora de contenidos.

La gestión de contenidos legales supone la gestión de casos, administración de tiempos, cobros, cobertura de litigios, actividades de búsqueda y recuperación, comunicación y colaboración; seguridad, almacenamiento, archivo y accesibilidad.

Los sistemas de gestión de contenidos legales cubren dos necesidades principales: ayudan al uso, colaboración, consolidación, gestión y protección de la información y registra todas las actividades realizadas en el sistema.

Los mejores sistemas de gestión de contenidos legales ofrecen facilidades de integración, de forma que la solución de gestión documental puede ser utilizada por diferentes usuarios, departamentos – marketin digital - entidades vinculadas a la empresa, resultando en un incremento apreciable de la eficiencia, que deriva en una ventaja estratégica para la empresa.

El sistema de contenidos legales de código abierto OpenKM es customizable; de forma que el software aporta una solución a la gestión de contenidos digitales, adaptada a segmentos muy específicos.

Por ejemplo, OpenKM Cloud está pensado para organizaciones pequeñas o medianas, que no cuentan con personal técnico o su propio servidor. Utilizando OpenKM Cloud, la empresa puede gozar de las siguientes ventajas:

• No existe inversión en hardware.
• No es necesario contar con personal técnico.
• Ofrece gran escalabilidad.
• Acceso multiplataforma.
• Rápida implantación.
• Personalización: la organización puede crear y aplicar su sistema de gestión de contenidos legales, a medida.

Para organizaciones más grandes, OpenKM Profesional puede ser la solución que más se adapta a sus necesidades. Ofrece las mismas funcionalidades que la versión SaaS; con la ventaja de que la empresa puede disponer del sistema en sus propios servidores.

Los gabinetes jurídicos de las empresas (públicas o privadas) también presentan sus propias necesidades. En general, no están tan centrados en la facturación de cuentas o la contabilidad, dado que los clientes tienden a ser internos. Pero sí enfatizan sobre la trazabilidad, integración en tiempo real y configuración. En este sentido OpenKM ofrece facilidades de auditoría tanto al usuario final, como al Administrador de la instalación. La pestaña Activity log, vinculada a cualquier contenido legal, permite analizar todas las actividades que se han realizado sobre el contenido (carpeta, registro, documento, correo electrónico – incluidos los adjuntos-). Además, la funcionalidad Informes del sistema de gestión de contenidos legales de OpenKM permite preparar informes en relación a cualquier evento que sea relevante para nosotros.

La gestión de la seguridad merece una mención especial. En OpenKM es una aplicación gestora de contenidos la cual, gestiona la seguridad por capas. El primer filtro son las credenciales de acceso. Nadie que no tenga usuario y contraseña, puede acceder al sistema. Después la asignación de roles y perfiles en función de la posición y/o las actividades del usuario, customizan el gestor documental para cada ususario y lo adapta a sus necesidades concretas. Y la gestión de la seguridad a nivel granular, permite la gestión de privilegios ( lectura, edición, borrado, descarga, etc.) de forma pormenorizada para cada elemento.

En cuanto a la integración, OpenKM ofrece SDK’S en Java, PHP y .NET, lo que permite a las empresas disfrutar de autonomía a la hora de integrar el sistema de gestión documenta, en su suite de programas. OpenKM no presenta barreras técnicas y puede actuar como front-end o back-end, en función de las necesidades o casos de uso que se presenten en la organización.

En la preparación de litigios, las tareas e-discovery pueden suponer la inversión de grandes cantidades de dinero y recursos, que deben ser gestionados y minimizados al máximo. El sistema de gestión de contenidos legales de OpenKM, ofrece un motor de búsqueda que permite encontrar cualquier dato o información, en base a multitud de criterios. El usuario puede realizar búsquedas por texto libre. Y en búsqueda avanzada puede filtrar resultados por contexto- sección del gestor documental en el que el documento está almacenado; contenido – cualquier palabra presente en el cuerpo del archivo - nombre, título, palabras clave, idioma, autor, o rango de fechas. También se pueden utilizar criterios como la ubicación en el repositorio. La categoría. El tipo de elemento que estamos buscando ( si se trata de un documento, una carpeta, un registro, o un correo electrónico). Incluso el usuario podría buscar un contenido legal, gracias a las notas incluidas. Y la forma más eficiente de realizar búsquedas; a través de metadatos; los metadatos permiten añadir información de valor a los contenidos legales – ya sea desde bases de datos o mediante OCR zonal -, que pueden ser utilizados para realizar búsquedas muy específicas de información.

El sistema de contenidos legales de OpenKM ayuda a centralizar el repositorio y aporta mejoras en la gestión y organización de casos. El contenido legal creado se administra mediante «transacciones legales», el principal proyecto en materia gestora de contenidos legales. La transacción legal recopila toda la información necesaria para crear contenido legal, como anexos a través de la pestaña Relaciones - que sirve para mostrar todas las vinculaciones que los textos legales desarrollan en su ciclo de vida.

Las tareas – a través del gestor de Tareas de OpenKM se pueden administrar y coordinar los esfuerzos de recursos técnicos y humanos, invertidos en el proyecto-. Entidades, contactos, fechas, etc. pueden ser gestionados como metadatos y adjuntados al proyecto, en función de las características del mismo; y las necesidades de la organización y partes involucradas. Los usuarios verán destacados los indicadores de su actividad en el gestor documental, así como las tendencias de uso dentro de la compañía. Podrán gestionar sus bandejas de correo desde el gestor documental ( OpenKM ofrece un módulo de archivo de correos electrónicos).

El status de los proyectos puede evolucionar con el tiempo, en función del escenario empresarial o circunstancias específicas. Estos elementos pueden ser utilizados para definir, cómo debe procesarse cada transacción legal. Para solucionar cada caso la compañía puede utilizar los automatismos, funcionalidad que permite automatizar los procesos legales, imprimiendo eficiencia, incrementando la eficacia y los ratios de productividad; a la vez que reduce la incidencia de errores humanos.

O apoyarse en el uso del motor workflow incluido en OpenKM. Este permite diseñar y crear los flujos de trabajo, de forma que la organización tiene control y acceso, al detalle de cada tarea que forma parte de un proceso. No en vano, el motor workflow es capaz de soportar los flujos de trabajo más sofisticados.

Archivo de datos en la gestión de contenidos legales

El coste de almacenamiento es un asunto cada vez más importante para los despachos de abogados. De hecho el tamaño de los correos electrónicos suele ser más grande que los propios documentos.

El archivo de datos se utiliza para eliminar datos de la base de datos que ya no se necesitan en el sistema, pero que deben conservarse en un formato que pueda analizarse. De esta manera se da cumplimiento a los requisitos legales, a la vez que se permite una mejor gestión del software y hardware para la compañía.

En OpenKM se puede definir el calendario de los documentos legales; el estatus, las fechas que inician procesos automatizados; flujos de trabajo que dan cumplimiento a las soluciones legales que necesita la organización, o que ésta ofrece a sus clientes.

Por ejemplo: cuando un documento legal alcanza la fecha de archivo, el documento pasa a status bloqueado (los usuarios no pueden editar, borrar o alterar el documento). Sólo los usuarios con privilegios especiales podrían alterar el estatus. Ese documento puede estar relacionado con otros archivos. La funcionalidad Relaciones en OpenKM permite definir el tipo de vinculación que los une ( documentos equivalentes, padre-hijo, relacionales grupales). De forma que si se desea, el cambio de status de un archivo puede cambiar automáticamenteel status del resto de documentos relacionados; o procurar el archivo individual de documentos legales, si es necesario.

Gestión de contenidos legales en las redes sociales – social media -

Con OpenKM, tu organización podrá gestionar la presencia web o proyecto de páginas web de la compañía. Crear o editar contenidos digitales que serán publicados en el blog del sitio web de la empresa, mientras se mantiene un diseño web consistente y estilo profesional. Facilita la gestión de la política de cookies. La subida y gestión de imágenes o producción audiovisual no serán más un problema, ya que la coordinación entre el personal está garantizada gracias al chat online incluido en el gestor, o la posibilidad de añadir a los contenidos la sección Forum – donde los usuarios podrán compartir dudas, o sugerencias relacionadas con el contenido-. O la sección Wiki, que pone de manifiesto las fuentes o recursos que se han utilizado para la obtención de cada elemento.

El sistema de gestión de contenidos legales de OpenKM aporta la versatilidad que necesitan las empresas de servicios legales, para deshacerse del legado tecnológico, migrar a la sociedad de la información y ofrecer tanto a sus empleados como a sus clientes, la plataforma que les permite trabajar y utilizar los servicios dónde, cuándo y cómo deseen. Satisface las nuevas necesidades en cuanto al consumo de información y servicios, se adapta a las nuevas circunstancias de la movilidad y ofrece un contexto más simple, intuitivo y ágil; a la vez que cumple los requisitos de seguridad en el manejo de los contenidos legales, que satisface las necesidades internas y las expectativas del cliente.