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Gestión de activos digitales

Escrito por Ana Canteli en febrero 25, 2022

Últimamente la demanda de activos digitales no para de crecer. La gente cada vez tiene menos tiempo para leer, por lo que si encuentra información en formato multimedia, será mucho más fácil hacerse con un nuevo cliente, que si sólo proporcionas texto sobre tus productos y servicios. Ésta nueva realidad hace que sea más importante organizar el conjunto de activos digitales que maneja la organización. A medida que las organizaciones se sumergen en la transformación digital, eso significa que se digitalizan más y más. Sus creativos, diseñadores gráficos, especialistas en marketing necesitan una plataforma para gestionar todos los activos digitales - vídeos, audios, recursos gráficos, etc.- que no paran de crecer.

¿ Qué es un sistema de gestión de activos digitales ?

Un sistema de gestión de activos digitales, o DAM por sus siglas en inglés, es un sistema que se encarga de almacenar, gestionar, organizar, procesar y distribuir activos digitales. Un activo digital es cualquier recurso que existe de forma digitalizada y que alguien puede poseer y utilizar. Al ser tratados como una propiedad, los activos digitales pueden ser objeto de cualquier actividad comercial, siempre y cuando se posean de forma legítima. Una película es un activo digital; sin embargo, una copia obtenida de forma ilegal no, pues el poseedor puede tener la habilidad técnica para poseerla pero no tiene el derecho legal para utilizarla. Habitualmente el derecho de uso está especificado en los metadatos del recurso digital. El valor del activo gestionado se materializa sólo si es accesible para los usuarios autorizados; de ahí que el objetivo de un sistema de gestión de activos digitales sea facilitar el acceso y uso de los mismos. El sistema puede aplicarse tanto para la gestión de librerías de ficheros de una persona, una base de datos de una organización o cumplir las funciones de un gestor de contenidos empresariales.

¿ Qué hace un sistema de gestión de activos digitales ?

Entre las tareas de un sistema de gestión de activos digitales se encuentran:

• Creación de activos digitales: desde la inserción en el sistema hasta la edición en línea.
• Almacenamiento: ya sea en propiedad o en formato software como servicio, un sistema de gestión de activos digitales aloja el conjunto de recursos digitales propiedad de una entidad.
• Indexación: elemento esencial a la hora de organizar el repositorio de activos digitales. El sistema de gestión de recursos digitales debe contar con la opción de asignar un orden preestablecido a los activos, en función de las características más importantes para la organización ( tipo de activo, fecha, autor, etc. )
• Conversión de formatos: funcionalidad estratégica, ya que ayudará a la organización a protegerse contra la obsolescencia tecnológica, que también afecta a los formatos en los que se guarda la información.
• Compresión de formatos: esta es una apreciable cualidad de los sistemas de gestión de activos digitales, por cuanto los repositorios pueden llegar a alcanzar tal magnitud, que dicha funcionalidad puede contribuir a maximizar el rendimiento del espacio.
• Renombrado de archivos: el sistema de gestión de recursos digitales debe poder garantizar el cambio controlado del nombre de los archivos. Si a su vez, mantiene el UUI del activo, esto servirá para garantizar la trazabilidad.
• Copias de seguridad: el sistema debe contar con la capacidad de contribuir a la política de back ups de la organización a la hora de proteger sus activos digitales
• Auditoría: el sistema de gestión de activos digitales sirve para realizar un seguimiento del acceso y explotación de los recursos que alberga.
• Búsqueda y recuperación de recursos: los usuarios deben poder utilizar el sistema para buscar y acceder a los contenidos a los que tienen derecho. El buscador mostrará los resultados, en función de la política de seguridad definida en el sistema.
• Categorización: a la hora de crear o gestionar el repositorio de activos digitales, la posibilidad de asignar categorías a los recursos resulta útil e importante, ya que proporciona a los usuarios un atributo más, a la hora de buscar aquel activo que necesitan.
• Distribución de recursos: a su vez, el sistema debe proporcionar las funcionalidades necesarias para distribuir y compartir los recursos entre la comunidad de usuarios: servicio de suscripción, envío de notificaciones, tokens de descarga autorizada, etc. Incluso, puede utilizarse para facilitar la comercialización de los activos digitales, por ejemplo, a través del comercio electrónico.
• Workflow: cuando una organización cuenta con unos procesos de negocio definidos, el sistema de gestión de activos digitales debe contar con las herramientas necesarias para implementarlos de serie. Gracias a los motores bpm o automatismos se facilita el cumplimiento normativo, se reduce drásticamente el número y la gravedad de posibles errores humanos.

Beneficios de un sistema de activos digitales

• Colaboración: la digital asset management dam facilita el acceso y uso compartido de cualquier recurso digital. Además, en estos tiempos en los que el trabajo en remoto es cada vez más habitual, proporcionar la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar es una ventaja añadida
• Organicación: con el uso de un digital asset management system se busca facilitar una administración clara y sencilla de los recursos. Buscar y encontrar lo que necesitan, no es realmente el trabajo del equipo de marketing.
• Planificación, producción, revisión y distribución de contenidos digitales: resume los pasos de cualquier estrategia en marketing y un sistema dam contribuye directamente a la consecución de este objetivo.
• Control de versiones: a la hora de revisar y aprobar los archivos digitales, controlar el ciclo de vida de los recursos es de vital importancia.

El sistema de gestión de activos digitales de OpenKM cuenta con todas las funcionalidades necesarias para ayudarle en la gestión de sus activos digitales. Para verlo sólo tiene que solicitar una demo online.