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Gestión automática de facturas

Escrito por Ana Canteli en abril 16, 2021

La contabilización de facturas es un proceso necesario, que toda empresa debe solventar, pero que puede llegar a ser largo, pesado y costoso.

Sobre todo si seguimos haciéndolo en formato papel. Para ello necesitamos una o varias personas, que se encarguen de recibirlas, abrirlas, identificarlas, enviarlas a las personas encargadas de su aprobación y tramitarlas; introducirlas en el sistema de la compañía - el más sencillo es registrarlas en una hoja Excel - mientras, se gestiona el pago, sin olvidar  el archivo de la factura en papel. Y todo esto, considerando que no haya ningún error.

Los departamentos de administración, contabilidad o finanzas pueden llegar a dedicar muchos recursos a la mecanización del proceso, indexación y aprobación de estos documentos tan importantes para el desarrolla del negocio. Porque las finanzas de una empresa son una parte fundamental de su actividad, que necesita de un control exhaustivo, pero también eficiente.

No en vano, la acumulación de facturas sin gestionar deriva en una pérdida de control sobre el proceso, dando lugar a diversos problemas:

• Problemas de planificación, perdiendo de vista la carga real de trabajo, no sabiendo cómo gestionarla. 
• Pérdida de beneficios por pronto pago, ya que los problemas de organización suelen desembocar en la demora en los pagos.
• Posibles conflictos con los proveedores. 
• Desconocimiento de la situación real sobre la liquidez de la que dispone la empresa. 

Sin mencionar los riesgos legales en los que incurriría la organización en caso de inspección.

Por todo ello, es comprensible que a cualquier empresa le interese ganar eficiencia con la contabilización automática de facturas, que le permitirá centrarse en tareas más importantes. La transformación digital permite la implementación de la oficina sin papeles, incrementando la rentabilidad  con sus efectos positivos:

• Mejor gestión de gastos: la contabilización automática de facturas permite conocer en tiempo real, el estado actual de las cuentas de la organización.
• Reducción del tiempo: la automatización de procesos ofrece muchas ventajas, entre ellas la liberación de los recursos humanos de tareas rutinarias, tediosas, de poco valor añadido, posibilitando que éstos se dediquen a tareas más productivas.
• Reducción de costes: el incremento en la productividad derivado de la automatización de procesos de facturación, implica por sí mismo la reducción de costes en tiempo y dinero.
• Reducción de errores: uno de los efectos positivos más valorados de la gestión automática de facturas, es que esta permite la validación automática de los datos, y la notificación de desviaciones en caso de que ocurran.

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece un Módulo de Recepción de Facturas, práctico, intuitivo y 100% personalizable. Con él la organización podrá beneficiarse de todas las ventajas de la contabilidad automática de facturas, a la vez que ofrece a sus colaboradores otros beneficios

• Dotar al personal de información de valor: las personas responsables de departamentos de administración podrán tomar decisiones basadas en datos actualizados y fiables, recogidos gracias al módulo y almacenados de forma segura en el gestor documental.
• Hacer el trabajo más fácil: tanto el Módulo de Recepción de Facturas como el software de gestión documental de OpenKM se pueden adaptar a cualquier definición del proceso de facturas, actual y futuro. Por ejemplo, si hay proveedores que envían sus facturas a través de correo electrónico, el administrador de la instalación puede crear un automatismo que mediante el Microsoft Addin de OpenKM para Outlook, identifique los correos electrónicos del proveedor que contengan una factura como archivo adjunto. O si alguien nos envía una factura en papel, un miembro de la empresa puede digitalizar la factura, y el sistema de gestión documental se encarga de la identificación, indexación, categorización, catalogación, extracción de metadatos, y el resto de servicios que puedan estar relacionados con el proceso de gestión de facturas. Enviar una notificación al responsable para su validación mediante firma digital, lanzar un workflow de aprobación, etc.
• Fomentar la colaboración de los proveedores: el módulo de Recepción de Facturas no sólo supone ventajas para la empresa - centralización de repositorio, agilización de procesos, incremento de la productividad - como hemos dicho anteriormente;  si no que también proporciona beneficios interesantes para los colaboradores. Mediante el uso del módulo, se acortan los plazos de pago, se reduce la incidencia de errores humanos e incluso pueden utilizar el sistema de gestión de facturas de proveedores, como una herramienta de apoyo a sus propios procesos, ya que módulo puede enviar recordatorios para que éstos completen y envíen su información más fácilmente.
• Apoyar el cumplimiento normativo y de seguridad de la empresa: es otro de los objetivos fundamentales de cualquier organización. Ser capaces de asegurar en todo momento, que el desarrollo de las actividades de la organización se realizan conforme a la ley, las normas y las medidas de seguridad aplicables. La flexibilidad del sistema de gestión documental de OpenKM y su Módulo de Recepción de Facturas garantizan la consecución de este objetivo. De hecho OpenKM es compatible con cualquier otro sistema presente en la organización.

Solicite una demo para ver cómo la gestión automática de facturas simplifica la gestión de facturas, mejora la relación con los proveedores y garantiza la seguridad de la compañía.