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Fuera lo antiguo, dentro lo nuevo: por qué el software en la nube te ayudará a almacenar todos tus documentos

Escrito por Ricardo Álvarez, miembro de OpenKM USA  en octubre 16, 2020

Ser adulto tiene sus ventajas. . . y desafíos. Cuando eres más joven, sueñas con el día en que puedas conducir tu propio automóvil, tener tu propia casa y quedarte despierto hasta tan tarde como quieras, pero nunca piensas realmente en las partes no tan divertidas, como pagar impuestos. , que te saquen un diente o renovar la licencia de conducir. Ah, ¿y qué hay de averiguar cómo organizar de forma segura todos esos documentos importantes que se supone que debes guardar? En el pasado, permitíamos que estos documentos se acumularan con el tiempo, pero con la tecnología moderna, podemos guárdarlos, SIN PAPEL, con OpenKM!

 Primero, querrás categorizar tus documentos claramente para poder encontrarlos fácilmente. Una gestión documental puede mejorar la eficiencia para ti y tu personal organizando todos los archivos y haciéndolos fáciles de encontrar para cualquier persona de la organización. Entre los muchos beneficios se incluyen:

Ahorro de tiempo

Si actualmente está utilizando un sistema manual, está gastando HORAS que de otro modo podrían invertir en otros asuntos comerciales más urgentes. Un software de gestión documental automatiza muchos aspectos de la gestión de documentos, quitando esa responsabilidad de tus manos.

Fácil escalado

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es más flexible que un sistema de archivo de papel tradicional. Se adapta fácilmente al crecimiento de tu negocio y su sistema de indexación se puede ajustar con unos pocos clics. Puede reducir la necesidad de espacio de almacenamiento físico para archivos y documentos en papel.

Seguridad de documentos mejorada

A medida que el mundo cambia hacia las soluciones digitales, es fundamental asegurar que tu información (datos de clientes, información de secretos comerciales, etc.) esté segura. Los sistemas de gestión documental vienen con controles de acceso y seguridad integrados para que puedas determinar quién puede acceder a ciertos documentos. Además, puedes ver toda la actividad de cualquier documento.

Mejor cumplimiento normativo

Los requisitos de cumplimiento para muchos documentos comerciales pueden ser complejos y exigentes; un gestor documental electrónico puede ayudarte a evitar multas, licencias revocadas o incluso responsabilidad penal al automatizar documentos clave dentro de los requisitos.

Usabilidad

Uno de los elementos más importantes de cualquier software es la usabilidad. Podría ofrecer todas las funcionalidades del mundo, pero no te servirán de nada si el sistema no es fácil de usar. Muchos sistemas de gestión de documentos ofrecen pruebas gratuitas que te permiten probarlos antes de comprarlos. Si es posible, permite a tu equipo probar el software durante el período de prueba gratuito y toma nota sobre sus comentarios; lo que les gusta y lo que.

Firmas electrónicas

El software de gestión de documentos suele albergar archivos que requieren la firma de un administrador, como órdenes de compra. Muchos sistemas de gestión documental se integran con una herramienta de firma electrónica, como DocuSign, para permitir firmas electrónicas. A menudo, puedes enviar un documento a un destinatario con una solicitud de firma a través del software.

Automatización del flujo de trabajo

Las funciones de automatización del flujo de trabajo mueven las tareas automáticamente. Toma una orden de compra anterior como ejemplo: puedes configurar un wokflow para que una vez que se genere una orden de compra, se dirija automáticamente al responsable correspondiente para su firma. El gerente recibirá una notificación y, cuando se complete la tarea, se notificará al siguiente miembro del equipo (como alguien del departamento de contabilidad o el supervisor del gerente). Si se necesitan más acciones, es posible que también puedas incorporarlas al flujo de trabajo automatizado. Los mejores sistemas de gestión documental te permiten personalizar los flujos de trabajo para que se adapten a la forma en que tus equipos trabajan juntos.

Permisos de usuario

Un elemento esencial del software de gestión documental es la capacidad de los administradores para establecer permisos de usuario individuales. Los permisos permiten a ciertos usuarios ver o editar archivos, mientras que a otros se les puede impedir incluso ver esos documentos en el sistema. Esto no sólo es útil para fines de eficiencia, sino que también es una medida de seguridad importante. El mejor software de gestión de documentos permite a los administradores establecer permisos para grupos específicos, así como cambiar los permisos sobre la marcha si necesita hacer una excepción, manteniendo la misma configuración de permisos predeterminada.

En OpenKM estamos aquí para que puedas administrar fácilmente el contenido digital, simplificar tu carga de trabajo e incrementar el rendimiento y eficiencia de tu empresa. Solicita una demostración GRATIS hoy o visita nuestro sitio web.