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Formación en implementación de sistemas de gestión documental

Escrito por Ana Canteli en marzo 26, 2021

En todas las páginas web de proveedores de soluciones de gestión documental ( esta incluida ) y publicaciones especializadas, encontraréis artículos, folletos y noticias que hablan sobre los beneficios, ventajas y virtudes de los software de gestión documental.  Y no hay nada de reprochable en ello, pues es verdad. Los software de gestión documental son de gran utilidad pues tienen el potencial de beneficiar a cualquier organización; pública o privada, con independencia del sector en el que operen.

Pero al mismo tiempo que se enuncia la utilidad de los sistemas de gestión documental, no es menos verdad que el rendimiento que se saque será directamente proporcional al grado de conocimiento que la organización tenga sobre el tema. Eso es algo que les ayudará desde el principio, por ejemplo, para determinar si necesitan un software de gestión de documentos electrónicos, o no. ¿ Mi empresa trabaja con un gran volumen de documentos ? ¿ Gran parte de esos documentos están en formato papel ? ¿ Los procesos manuales ralentizan el negocio ?  El planteamiento de estas cuestiones demuestra que la organización cuenta con el capital intelectual suficiente como para identificar las amenazas o las oportunidades de mejora y plantearse una serie de alternativas.

Pero también hay que tener en cuenta, que si no se cultiva el conocimiento multidisciplinar, la empresa se verá tarde o temprano afectada por situaciones que pueden llegar a desbordar su capacidad de reacción. Y para eso siempre hay soluciones. Como la subcontratación. De hecho en OpenKM estamos habituados a acompañar a nuestros clientes en los procesos de implementación del sistema de gestión documental de cada empresa; pues a nivel interno cada organización es distinta y si lo desean, nosotros podemos ofrecer servicios de consultoría para desarrollar y personalizar sus instalaciones.

Aquellos que conozcan un poco la plataforma OpenKM, sabrán que nuestro sistema de gestión documental cuenta con los recursos necesarios para completar y desarrollar la instalación con total autonomía ( véase https://docs.openkm.com/kcenter/ ). Para proporcionar una experiencia más sólida, desde OpenKM Academy ofrecemos cursos de formación a distintos grupos de beneficiarios. Una plataforma e-learning que se verá completada con el Curso Consultor creado en colaboración con La Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos de la Universidad Autónoma de Barcelona.

Con este programa formativo, las personas encargadas de plantear la implementación de un sistema de gestión documental contarán con los conocimientos y habilidades necesarios para plantear correctamente el proyecto y gestionarlo con éxito.

Para apuntarse al programa Consultor, no es necesario tener conocimientos previos en gestión documental. Los beneficiarios contarán con 12 semanas para completar el programa formativo, que podrán gestionar a voluntad durante ese periodo. Podrán consultar y descargar las lecciones, organizadas por módulos, así como los tutoriales, vídeos explicativos, acceder a la bibliografía y otros recursos de interés.

Además, contarán con el apoyo de personal especializado en gestión documental, a través de las tutorías.

Después de completar el curso, los beneficiarios obtendrán el título de certificación Consultor OpenKM, al superar un examen tipo test. Como resultado del programa formativo, los beneficiarios podrán acreditar :

• Conocer los principios y los estándares propios de la gestión documental.
• Capacidad para diseñar un modelo de gestión documental.
• Conocimientos para responder a consultas sobre las características funcionales y técnicas de OpenKM.
• Realizar con autonomía demostraciones básicas y avanzadas sobre el sistema de gestión documental OpenKM.
• Impartir formaciones a usuarios finales del sofwtare OpenKM.
• Apoyar al administrador y al desarrollador en la parametrización del sistema de gestión documental.

De esta forma, miembros de la organización como jefes de proyecto, técnicos en gestión documental, o personal de ventas por citar sólo algunos ejemplos, contarán con conocimientos básicos y conceptos teóricos de gestión documental sobre:

• El diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos
• Las partes que conforman un sistema de gestión documental
• su aplicación y gestión en una plataforma E.D.R.M.S, en concreto en OpenKM

Póngase en contacto con nosotros, y le ofreceremos más información sobre nuestra oferta formativa