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Formación en gestión documental

Escrito por Ana Canteli en octubre 30, 2020

Las personas deberían ser el elemento más valorado entre los recursos con los que cuenta una organización. Y sin embargo, a la hora de invertir en formación para su personal, muchas empresas tienen reticencias a la hora de plantéarsela, pues en ocasiones conciben la formación como un gasto y no como una inversión. O como consecuencia de los beneficios de la empresa, cuando en realidad esas ganancias han sido producidas por la capacidad de sus recursos humanos.

¿Qué es la formación del personal en una empresa?

 Al principio tanto un gasto como una inversión son costes; pero mientras el gasto es un acto puntual, que no produce más beneficio, la inversión implica el potencial de proveer mayores ganancias en el futuro. Por lo tanto, si se considera la formación en la empresa como un gasto lógicamente se tenderá a reducirla, mientras que si se percibe como una inversión, se fomentará como fuente de futuros beneficios. 

El papel de las nuevas tecnologías en la sociedad de la información en la que nos hallamos, nos obliga a la adaptación constante, para manejar correctamente los nuevos dispositivos que aparecen en el puesto de trabajo. No hay que olvidar que la formación en la empresa es básica para potenciar el conocimiento, incrementar las competencias del personal y mejorar la polivalencia, la creatividad y la flexibilidad.  Y contar con un plan formativo, proporciona numerosas ventajas tanto para los trabajadores, como para las empresas.

 Beneficios personales:

• Adquisición de nuevos conocimientos, habilidades o destrezas.
• Incremento de la empleabilidad y seguridad en el empleo.
• Mayor posibilidad de mejoras salariales.
• Aumento de la motivación personal.
• Crecimiento de la productividad.
• Mejora en la toma de decisiones y resolución de problemas.
• Asunción de nuevas responsabilidades, incluso desarrollo de liderazgo.

Beneficios empresariales:

• Aumento en la calidad de los productos y servicios.
• Mejora de la satisfacción y fidelización del cliente.
• Incremento de la rentabilidad.
• Mejora en competitivad.
• Mejor ambiente de trabajo.
• Reducción de absentismo laboral.
• Mayor posibilidad de desarrollo de nuevas ideas y proyectos.

¿Por qué es importante la formación en la empresa?

Podemos considerar la empresa como un conjunto de sistemas interrelacionados, cada uno con sus propias necesidades de formación, pero que coinciden en aspectos fundamentales. Y uno de ellos puede ser la gestión documental. Prácticamente no hay organización humana que se precie que no trabaje con documentos, o con información; que en último término tiene la forma de un documento o contenido electrónico para poder acceder a ella.

Pero, aún teniendo en cuenta todas las ventajas que nos puede proporcionar  la formación continua, en ocasiones las empresas tienen dificultades para definir las necesidades formativas; así como el contenido apropiado que ofrecer a su personal. Por ello, en OpenKM hemos creado OpenKM Academy, la plataforma e-learning desde la que suministrar a nuestros clientes y a sus usuarios los conocimientos necesarios para aprovechar al máximo las posibilidades del sistema de gestión documental. 

Ofrecemos 2 planes formativos principales.

•  Administración de OpenKM: Proporciona los conocimientos necesarios para desarrollar y ampliar el software de gestión documental.
  • Iniciar la aplicación.
  • Funcionalidades básicas de la administración.
  • Proceso de instalación.
  • Personalización de OpenKM.
  • Ejemplos de desarrollos en producción.
  • Casos de éxito de clientes.

• Consultor: El consultor certificado de OpenKM podrá gestionar un proyecto completo de implementación del gestor documental.
  • Los principios y estándares de la gestión documental.
  • Cómo diseñar un modelo de gestión documental.
  • Responder preguntas sobre las características funcionales y técnicas de OpenKM.
  • Realizar de forma autónoma demostraciones de OpenKM básicas y avanzadas.
  • Brindar capacitación en OpenKM a nivel de usuario.
  • Elaborar una propuesta técnica y económica.
  • Apoyar al administrador y al desarrollador en la parametrización de OpenKM.

El proceso de formación funciona como una llave de acceso a nuevas oportunidades de desarrollo que incluso incentivan el cambio. Un trabajo que se hace de la misma forma desde siempre, sin observar los efectos que tiene sobre la situación cambiante del puesto, del departamento, de su relación con otras áreas; incluso con el cliente o el mercado puede ser una fuente inadvertida de problemas. La formación continua proporciona a la plantilla la posibilidad de poner a prueba sus conocimientos o tácticas en diferentes contextos, motivando el intercambio de impresiones, incentivando la comunicación y la reflexión ante situaciones que se pueden dar en la organización, fortaleciéndola.