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Facturación electrónica para pymes y autónomos

Escrito por Ana Canteli en enero 29, 2024

En verano de 2020 ya habíamos tratado el tema de la facturación electrónica, en el contexto que propiciaba la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, que se aprobaría en septiembre de dicho año.

Sin embargo, debido a diferentes causas, la entrada en vigor de dicha ley no se ha hecho efectiva; ahora los afectados, cuentan hasta mediados de 2025 para cumplirla. Aun así, las empresas que facturan más de 8 millones de € al año tienen de plazo 1 año para digitalizar todas sus facturas; aquellas que facturen menos, tendrán 2 para hacerlo.

Desde entonces, la preocupación principal de las empresas ha sido tener que sufragar la adquisición de un software de facturación; algo que no va a ser obligatorio, ya que la Agencia Tributaria ofrecerá una plataforma para que pymes y autónomos generen sus propias facturas.

De todas formas, el marco legal no se acaba con la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. Esta se ve completada con la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que obliga a las empresas que facturen más de 6 millones de € a proporcionar a la Agencia Tributaria acceso automático a sus facturas. Esto no es más que una extensión de dicha obligación, ya que desde 2017, aquellas que facturaban más, ya tenían que cumplir con este requerimiento. En todos los casos, la factura generada queda grabada de forma que si hay algún problema, el emisor debe realizar la rectificación necesaria sobre la misma factura. Para más detalles, habrá que esperar a mediados de 2025, pues aún falta información.

Lo que se busca con ambas leyes, es controlar la facturación en tiempo real, un objetivo que proporciona múltiples ventajas:

1. Mayor Eficiencia y Agilidad: La facturación electrónica elimina la necesidad de procesos manuales, como la impresión y envío físico de facturas. Esto conduce a una mayor eficiencia en la emisión y recepción de documentos, lo que resulta en un proceso más ágil y rápido.
2. Reducción de Errores: La automatización de la facturación electrónica minimiza los errores asociados con la entrada manual de datos. Esto ayuda a garantizar la precisión en los registros contables y evita problemas relacionados con errores humanos.
3. Cumplimiento Normativo transnacional: Muchos países han adoptado la facturación electrónica para mejorar el cumplimiento normativo y reducir la evasión fiscal. El uso de sistemas electrónicos puede ayudar a las empresas a adherirse a las regulaciones fiscales y evitar sanciones.
4. Mayor Control y Visibilidad: La facturación electrónica proporciona a las empresas un mayor control sobre sus procesos financieros. Los datos están disponibles en tiempo real, lo que permite un monitoreo constante de las transacciones comerciales y la situación financiera.
5. Ahorro de Costes: Al eliminar los gastos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de facturas físicas, las empresas pueden lograr ahorros significativos a largo plazo. Además, la automatización de procesos reduce los costes administrativos.
6. Mejora en la Gestión de Inventarios y Finanzas: Al contar con información actualizada en tiempo real, las empresas pueden tomar decisiones más informadas sobre inventarios y gestión financiera. Esto puede llevar a una optimización de los niveles de inventario y una mejor planificación financiera.
7. Facilita la Auditoría y Fiscalización: La disponibilidad de datos electrónicos facilita las auditorías internas y externas. Los organismos fiscales también pueden acceder a la información de manera más rápida y eficiente, lo que simplifica los procesos de fiscalización.
8. Mejora en las Relaciones Comerciales: La facturación electrónica puede mejorar las relaciones comerciales al ofrecer transparencia y eficiencia en las transacciones. Las empresas que adoptan este enfoque pueden ser percibidas como más modernas y confiables por sus socios comerciales.

Por todo ello, resulta altamente recomendable adelantarse a la entrada en vigor obligatoria de la facturación electrónica. En este sentido, el software de gestión documental de OpenKM es la solución para la gestión documental diaria de las facturas, ya que esta es esencial para mantener un control financiero preciso, garantizar la transparencia en las transacciones comerciales, cumplir con regulaciones fiscales y facilitar la comunicación con clientes, proveedores y la administración pública:

Clientes:

• Facilita la Comunicación: Mantener un registro organizado de las facturas permite una comunicación clara y eficiente con los clientes. Con OpenKM puedes proporcionar acceso a información detallada sobre los productos o servicios adquiridos, fechas de vencimiento y cualquier otra información relevante.
• Gestión de Pagos y Cobros: La gestión documental diaria ayuda a realizar un seguimiento efectivo de los pagos recibidos y pendientes. Esto es esencial para mantener una salud financiera sólida y para responder rápidamente a las consultas de los clientes sobre el estado de sus cuentas.

Proveedores:

• Control de Gastos: La gestión diaria de las facturas permite un control efectivo de los gastos. Con OpenKM puedes verificar y confirmar la recepción de productos o servicios antes de procesar los pagos, lo que ayuda a evitar errores e incidencias con los proveedores.
• Negociación y Acuerdos: Al contar con un sistema eficiente de gestión documental, con OpenKM puedes acceder rápidamente a información sobre acuerdos comerciales, términos de pago y otros detalles contractuales, lo que facilita las negociaciones con proveedores.

Administración Pública:

• Cumplimiento Normativo: Las autoridades fiscales y otras entidades gubernamentales suelen requerir documentos detallados para el cumplimiento de normativas fiscales y contables. La gestión documental diaria garantiza que la empresa esté preparada para cualquier auditoría o revisión que pueda realizar la administración pública.
• Agiliza Trámites Administrativos: Tener un sistema organizado de gestión documental como OpenKM facilita la presentación de informes y la realización de trámites administrativos ante las autoridades fiscales. Esto puede ahorrar tiempo y recursos al simplificar procesos burocráticos.

La versatilidad del software de gestión documental de OpenKM, le permite integrarse de forma transparente con otras aplicaciones, como ERP’s que incluyan módulos de facturación electrónica. En este escenario, OpenKM se encargaría de la gestión documental de las facturas para posibilitar la inteligibilidad de las mismas, con independencia del formato o la plataforma de la que provengan. SI quieres saber más, no dudes en ponerte en contacto con nosotros; a través de una demo online personalizada, trataremos tu caso. Y no olvides, que, en España, pueden beneficiarte del KIT Digital, para sufragar el proyecto.