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Factura Electrónica

Escrito por Ana Canteli en mayo 15, 2020

La necesidad de gestionar el gran volumen de facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento, lo que lleva aparejado un gasto aproximado de 1,2 € por factura enviada e incluso algo más por factura recibida, especialmente por las obligaciones de custodia.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios en formato electrónico, que ha sido previamente aceptada por parte del destinatario. Es una alternativa legal y con garantías a la tradicional factura en papel. En España todas las facturas, incluidas las facturas electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que regula las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir las facturas, sea cual sea su formato. Igualmente, tras la publicación de la norma EHA 962/2007 de 10 de abril cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de digitalización certificada que obtiene copias digitales firmadas electronicamente.

¿ Cómo funciona la factura electrónica ?

El funcionamiento de la factura electrónica dependerá de varios criterios, en particular del formato. Diferenciamos entre facturas en formato estructurado y facturas en formato no estructurado. Las primeras son aquellas pueden ser generadas automáticamente por los sistemas de facturación del emisor y ser también tramitadas así, por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML, EDIFACT, etc.. Consideramos facturas electrónicas en formato no estructurado principalmente imágenes; facturas escaneadas o en PDF, que implica un procedimiento extra, como la intervención humana - para leer el documento y corroborar que es legible, auténtico y/o íntegro - o la aplicación del reconocimiento óptico de caracteres u OCR zonal.

Toda factura debe cumplir unas características mínimas:

• Legibilidad: que se pueda leer, ya sea una persona física o un programa informático.
• Autenticidad: garantizar la identidad del emisor y receptor de la factura.
• Integridad: garantizar que su contenido no ha sido modificado.

Lo bueno de la factura en formato electrónico es que la legibilidad la facilita el software que las gestiona. En cuanto a la autenticidad e integridad hay diversas maneras de garantizarlas. La más habitual es mediante firma electrónica reconocida; es la firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido y que ha sido producida mediante un dispositivo seguro de creación de firma electrónica. Otras alternativas son el uso de medios que aporten las partes involucradas, siempre y cuando esos medios tengan la aprobación de la Agencia Tributaria; el intercambio electrónico de datos EDI, o mediante la gestión organizativa empresarial habitual, cuando en ella se pueda crear un log de actividad que vincule la factura con la entrega de bienes y servicios que se documentan en la misma.

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece la plataforma tecnológica para poder gestionar el ciclo completo de facturación de una organización, ya sea en formato electrónico o en papel. Para las facturas electrónicas en formato papel, el reconocimiento óptico de caracteres facilita la identificación del tipo documental, además de la extracción de los valores clave en forma de metadatos. Cualquiera de esos datos clave puede ser utilizado para recuperar la factura a través del buscador del gestor documental, o incluso para clasificar o catalogar el documento mediante automatismos. El software de gestión documental de OpenKM también cuenta con un workflow, para gestionar los flujos de trabajo de facturación. Así por ejemplo, si recibimos o emitimos una factura de un valor X, si está por encima de determinado umbral, OpenKM puede capturar esa factura dentro de un workflow de aprobación, para garantizar el cumplimiento de las normas internas y leyes aplicables; a la vez que minimizamos los errores humanos. Para más información, el sistema cuenta con un registro de auditoría que permite la trazabilidad a lo largo de toda la gestión de la factura

El sistema de gestión documental OpenKM es 100% personalizable, es decir, si la organización lo desea, puede crear un portal de facturación para clientes o proveedores, en el que éstos acceden sólo a las funcionalidades que necesitan y guiados por una sucesión de pantallas a medida, que facilita y agiliza el proceso. Además, cualquiera de las partes puede recibir notificaciones del sistema, gracias a la funcionalidad de suscripción, en relación a documentación de interés: facturas emitidas, facturas recibidas, pendientes de firma. La suite OpenKM ofrece cliente de firma con certificado digital y aplicación de firma electrónica manuscrita.

Beneficios de la factura electrónica

• Mejora de la eficacia administrativa de la organización, acortando los ciclos de tramitación, en especial el cobro.
• Reducción de costes en la creación y conservación de la documentación.
• Incremento de la seguridad a nivel de confidencialidad, gestión documental, cumplimiento legal y respuesta ante pérdidas de información.
• Reducción del impacto de los errores humanos.
• Mejora de la satisfacción del cliente; la gestión es más sencilla y rápida al eliminar el papel, el servicio postal y contribuye a modernizar la gestión empresarial.
• Ayuda a implementar la Sociedad de la Información en el tejido empresarial.

La solución de facturación electrónica de OpenKM ofrece a la organización las herramientas necesarias  para gestionar el flujo de facturación, independientemente de su formato, ya sea en su relación clientes, proveedores, o incluso administraciones públicas.