Escrito por Jane Travis en agosto 06, 2021
El sistema de gestión de documentos electrónicos proporciona almacenamiento, contabilidad, búsqueda adecuada, seguridad y acceso rápido a valores corporativos. La gestión de documentos puede incluir contratos, información personal, correspondencia, contenido multimedia, bases de conocimientos, redes sociales, o archivos por citar algunos ejemplos.
Los volúmenes de información de cualquier empresa son decenas y cientos de miles de archivos. Cualquier empresa tarde o temprano se enfrenta al desafío de organizar y automatizar el flujo de documentos. Y el sistema de gestión de documentos electrónicos lo hace todo. Esto puede deberse al crecimiento de la empresa, cambios en la estructura, la necesidad de actualizar las prácticas de gestión y los métodos de trabajo, que impiden la competitividad.
El sistema de gestión documental, es decir, el sistema electrónico de gestión documental, introducido en un entorno adecuado en la empresa, ayudará a superar estos problemas y se convertirá en una herramienta para analizar el estado de muchos procesos de negocio. Esto le permitirá reconocer los cuellos de botella a tiempo y ajustar las estrategias y prácticas de gestión documental para mejorar la eficiencia de la empresa.
La diferencia entre los sistemas de administración de documentos y la correspondencia simple por correo electrónico, como los servicios de redacción educativa, es que le permite trabajar de manera más formal. Si tiene varios empleados, por supuesto, puede enviarles sus tareas por correo y esperar una respuesta, pero esto no es muy eficiente. Además, los servidores de correo no siempre garantizan la entrega de correo y no siempre envían informes de lectura.
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos utilizan el concepto de flujo de trabajo. Suele ser una secuencia de puntos de ruta paralelos o secuenciales. Cada punto puede contener tareas, fechas límite y campos de informe.
Un buen software de gestión documental suele registrar el historial de interacciones con el documento, como la hora en que el usuario abrió su tarea o envió un informe. El sistema de gestión documental corporativo está más protegido contra software malintencionado y virus, y potencialmente cifra todos los archivos del disco.
Otra gran ventaja de sistema de gestión documental es que le permite trabajar con datos estructurados. Por ejemplo, puede crear un formulario de factura (tarjeta de documento) sin ningún conocimiento en programación.
La organización del sistema de gestión de documentos electrónicos asegura el crecimiento de la productividad debido a:
El sistema de gestión de documentos electrónicos realiza muchas tareas y son fáciles de adaptar a las características específicas de un negocio en particular.
Las principales características de un sistema de gestión documental seguro se pueden dividir en cinco bloques:
Considere la cuestión de la organización del flujo de trabajo. Es un elemento clave de la gestión de la empresa. El uso del sistema reducirá principalmente el tiempo de procesamiento de documentos debido a la disponibilidad de plantillas de documentos y archivos y rutas personalizadas para su paso.
Los escenarios de trabajo pueden variar, pero, a pesar de la compleja lógica de los procesos, el software de gestión documental para que sea seguro y protegido siempre es claro y sencillo de utilizar para el usuario final, ya que solo contiene sus tareas y documentos.
Los tipos de procesos de gestión y flujo de documentos pueden ser los siguientes:
Los productos de software se crean de acuerdo con las normas internacionales ISO 9001 y el modelo CMMI 3.
El acceso remoto a los documentos y el control de los procesos comerciales es un requisito hoy en día para casi todos los sistemas de gestión documental basados en la nube. Por supuesto, es imposible incorporar todas las funciones de un sistema potente en una aplicación móvil para un dispositivo móvil. Pero, de hecho, no hay una necesidad especial para esto. Es imposible editar documentos desde la pantalla del teléfono, lo que debe hacerse en un ordenador de escritorio.
Pero tener a mano una aplicación de protección de datos móviles que le dice qué tareas y documentos se han puesto en funcionamiento para usted le permite ver los documentos recibidos, puede permanecer en el proceso de trabajo.
Por ejemplo, puede comenzar a realizar tareas, nombrar ejecutores responsables de la cesión o acordar un documento, delegar la ejecución de la cesión, o leer el contrato que necesita ser pactado con urgencia.
Las empresas que se ocupan de soluciones de gestión documental llevan a cabo el desarrollo, implementación y mantenimiento del software de gestión de documentos electrónicos. Cada cliente puede contar con un enfoque individualizado, considerando todos los deseos, recomendaciones profesionales y realizando el trabajo a tiempo. Además, el departamento de servicio de software de gestión de documentos de cada empresa proporciona soporte de información, mantenimiento y formación de especialistas.
El coronavirus no es para siempre. Sí, este es un gran desafío para todos, para las personas y las empresas. Sin embargo, como cualquier desafío, ¡revela nuevas oportunidades! Y uno de ellos es la perspectiva de hacer que el negocio sea más eficiente. Como recurso para la optimización de documentos de la empresa, proponemos considerar los procesos de gestión.
El tema de la solución de gestión de documentos era relevante incluso antes del coronavirus, y hoy es un paso necesario para que las empresas se cambien al teletrabajo. Es importante armarse de conocimientos y aplicarlos correctamente utilizando herramientas informáticas modernas y adecuadas.
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