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En qué se diferencia un Gestor documental y un ECM

Escrito por Ana Canteli en noviembre 29, 2019

A menudo se utilizan los términos gestión documental y gestión de contenidos empresariales de forma confusa, incluso llegando a considerarlos sinónimos. Este fenómeno puede estar motivado por distintas causas; desde el criterio utilizado, pasando por cuestiones de traducción o incluso intereses comerciales, dependiendo de cuál sea el término más en boga.

Gestión documental vs gestión de contenidos empresariales

La AIIM - Asociación Internacional para la Información y Gestión de Imágenes - definía hasta 2017 el término gestión de contenidos empresariales o enterprise content management, como un amplio concepto que engloba las estrategias, métodos y herramientas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizativos. Contenidos empresariales no significa que ésto sea utilizado en exclusiva por empresas, si no que puede ser utilizado por instituciones, fundaciones, ONG, y organizaciones de cualquier tipo.

La gestión documental es el conjunto de normas y técnicas para administrar los documentos ( de cualquier tipo ), recibidos o creados en una organización, facilitar la recuperación de información de éstos, determinar el periodo de conservación, la política de expurgo; a la vez que garantiza la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, siguiendo criterios de racionalización y economía.

Sistema de gestión documental vs enterprise content management

Hablando ahora de las herramientas: sistema de gestión de contenidos empresariales y software de gestión documental. Mientras que un sistema de gestión de documentos se centra en todo el ciclo de vida de un documento, desde el escaneado hasta el almacenamiento, pasando por el uso compartido y la publicación, un sistema de gestión de contenido empresarial gestiona todo tipo de contenidos, entendido en un sentido amplio como “información no estructurada”, como vídeos, imágenes, correo electrónico, páginas web, etc.

El gestor documental está dentro de cualquier gestor de contenidos empresariales en el sentido de que ambas soluciones tecnológicas requieren almacenar o acceder a los documentos u objetos. La gestión documental sería además, el punto de partida, pues cualquier organización necesita manejar sus documentos. El uso de de una opción tecnológica u otra depende de muchos factores, entre ellos tipo y cantidad de necesidades y/o volúmenes, que justifiquen automatizar un proceso o actividad.

Características de un sistema de gestión documental

Entre las más destacables encontramos:

• Creación de documentos: los gestores documentales deben ser capaces tanto de generar documentos en formato electrónico, como contribuir a la digitalización de documentos en papel.
• Captura: la inserción de documentos digitalizados significa que el software de gestión documental cuenta con facilidades de integración con impresoras multifunción o scanners y a su vez con un componente OCR que permite la digitalización y la vez cumplir con otros objetivos.
• Seguridad: la gestión documental no podría ocurrir si el software utilizado no puede garantizar unas condiciones concretas de uso. El software de gestión documental debe permitir establecer la seguridad que requiere cada nodo de información dentro del sistema (derecho de lectura, edición, copia, borrado, etc. )
• Indexación: un elemento esencial para poder hacer un uso adecuado del archivo. La indexación es fundamental a la hora de clasificar o categorizar los documentos y ubicarlos correctamente dentro del repositorio.
• Metadatos: básicamente, se trata de información clave del documento. Puede estar contenida dentro del archivo ( el código de barras de un producto ) o relacionado con él ( información almacenada en una base de datos que informa sobre el origen, la fecha de envío, de entrega… datos que no aparecen de forma explícita en el documento).
• Workflow: los bpm no forman parte intrínseca de la gestión documental, si bien hoy en día casi todas las organizaciones esperan contar con este elemento dentro del gestor documental. Los motores workflow permiten construir un flujo de trabajo que hacen posible gestionar la documentación o la información, de forma que se cumplan todos los requisitos de los procesos de negocios.
• Búsqueda y recuperación: los sistemas deben ofrecer a los usuarios la posibilidad de buscar y por lo tanto encontrar documentos, a ser posible utilizando varios criterios, desde el nombre del archivo, pasando por el título, palabras clave, autor, rango de fechas hasta busquedas por contenido ( cualquier palabra o texto que forme parte de documento ) En cuanto a la recuperación aunque la noción pueda parecer simple, la labor de recuperación de un activo digital puede ser compleja. La búsqueda simple en bases de datos puede permitir la recuperación de un documento utilizando indexación básica. Pero para proporcionar una recuperación más versátil, el sistema debe permitir al usuario encontrar un documento por datos parciales, que respondan al identificador del archivo, o metadatos.
• Colaboración: funcionalidades que permiten a los usuarios trabajar de forma coordinada sobre los mismos archivos. Las herramientas de colaboración incluyen elementos como las notas, chat, gestor de tareas, calendarios compartidos, servicios de subscripción.
• Distribución: Un documento preparado para su distribución debe estar en un formato que no permita ser alterado y garantizar la longevidad en el tiempo ( long term document format ).
• Gestión de registros: es una discliplina, que según algunos especialistas en la materia, debe estar incluida en la gestión documental, considerándola parte intrínseca del gestor documental, tanto por la necesidad de gestionar lo que se almacena y decicidir cuándo destruir y cómo; como por el significado del término original (Record Management) ya que en el mundo anglosajón, el término “Record” es casi intercambiable con el término“Documento”.
• Plan de archivo: El plan de archivo describe las series documentales, el lugar dónde deben almacenarse, el programa de retención, la disposición, y las personas responsables de su gestión.

Características de un enterprise content management

• Captura: al igual que en el caso de un gestor documental un ecm debe aceptar tanto contenidos electrónicos como digitalizados, para ello puede hacer uso de diversas herramientas como el OCR, el HCR (Handprint Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition). La información de los contenidos puede ser estructurada o no estructurada.
• Gestión: de forma resumida, se refiere a controlar el ciclo de vida del contenido, cumpliendo con los procesos de negocios, normas y leyes que afecten a la entidad.
• Almacenamiento: Guardar de forma segura los contenidos de la organización, incluso aquellos elementos que no están concebidos para conservarlos en el largo plazo.
• Preservación: política de copias de seguridad y condiciones de almacenamiento que garantizen que la organizacion cumple con la normativa vigente. Puede significar conversión a formatos actualizados o migración cuando el software ha quedado obsoleto.
• Entrega: se trata de que los elementos que son gestionados, almacenados o preservados por el enterprise content management sean accesibles a los usuarios. Aqui figura la seguridad aplicada, las herramientas de colaboración y distribución, entre otras consideraciones.

¿ Qué es OpenKM ?

OpenKM es un EDRMS ( Electronic Document & Record Management System ). Es decir, es un sistema de gestión documental, un sistema de gestión de registros electrónicos, o fisicos; puede ser utilizado para mantener documentos en papel y utilizar el software para modelar la ubicación y custodia: almacén, pasillo, estantería, balda, caja, etc. préstamo y expurgo llegado el momento. Y también es un ECM ( Enterprise Content Management System ) gestor de contenidos empresariales, puesto que el hecho de que la información no sea no estructurada no es un problema. OpenKM se puede integrar con cualquier tercera aplicación, gracias a los SDK’s en Java, PHP y .NET y su completa API que ayuda a implementar de forma transparente el sistema en la suite software de cualquier organización.