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El papel del software de gestión documental en banca digital

Escrito por Ana Canteli en julio 05, 2019

El sector bancario se encuentra entre los principales mercados verticales, con un mayor potencial de crecimiento en inversión tecnológica. Esto no es ninguna sorpresa, dada la gran cantidad de transacciones que realizan a diario y las inversiones que los bancos dedican a la optimización de procesos.

Gestionar la información de una organización de forma adecuada es algo más que necesario en la era de la transformación digital, aunque sólo sea por el hecho que de cada vez generamos mayor cantidad de datos y a un ritmo cada vez más acelerado. La importancia de los datos resulta esencial en el sector bancario, y en la mayoría de los casos, ese dato se encuentra en documentos.

Los documentos en formato electrónico o papel pueden formar parte de diferentes procesos de negocio: atención al cliente, ventas y operaciones, pago de nóminas, administración legal, marketing,etc. Muchas personas identifican el concepto de software de gestión documental con la oficina sin papales, y si bien es cierto que la eliminación del papel es una tendencia que ha venido para quedarse, es un aspecto más derivado de la transformación digital. Los mayores beneficios derivados de la implantación de un sistema de gestión documental son la mejora de procesos de negocios, de la satisfacción del cliente, de la colaboración entre los recursos humanos de la organización y relaciones de mayor calidad con los proveedores y grupos de interés. Hay más y a continuación desgranaremos los más destacables:

• Unificación de repositorio: a medida que las empresas, avanzan se encuentran con la necesidad de administrar un conjunto de datos cada vez más grandes, que en muchas ocasiones contienen datos personales e información sensible sobre personas físicas o jurídicas. Un sistema de gestión de documentos, garantiza la identificación de todos los usuarios que acceden a la información, la cual les será facilitada en función de la definición de su rol y la seguridad aplicada. No en vano la seguridad de los datos y la confidencialidad son valores esenciales en la banca digital, donde los usuarios pueden introducir datos y contraseñas con los que acceder a su perfil, lista de productos y servicios, extractos bancarios, etc. Un buen sistema de gestión documental reduce considerablemente el riesgo de las operaciones.
• Ahorro en costes: la gestión de millones de documentos, que forman parte de los expedientes, que no sólo manipulan los bancos, sino también sus clientes, suponen un elevado coste financiero para las entidades. Mediante un sistema de gestión de documentos, el banco puede facilitar la gestión de determinados procesos de forma automática, sencilla y rápida lo que reduce sensiblemente los gastos - de impresión, ensobrado, timbre postal, gasto en recursos humanos - que se pueden dedicar a partidas o procesos de negocio más rentables.
• Ahorro en tiempo: No sólo para los bancos, que pueden prescindir de tareas manuales o intensivas en mano de obra, lo que agiliza los flujos de trabajo. La atención al cliente debe ser prioritaria, más en un sector como el bancario en el que los clientes son susceptibles a cualquier cambio o situación. Ofrecer el acceso rápido a la información o los servicios que demandan, vía web o a través de la aplicación móvil, sin tener que desplazarse a la oficina o hacer colas es algo que redundará en beneficio de todos los actores involucrados; mayor satisfacción del cliente y mejor imagen para el banco. Un buen sistema de gestión de documentos facilita la búsqueda de datos, información y archivos, además de trámites como la firma electrónica, entre otros.
• Mejora de flujos de trabajo: Un buen sistema de gestión documental permite reducir la cantidad de pasos requeridos para la realización de un trámite o proceso, lo que contribuye directamente en incrementar la agilidad y eficacia de los flujos de trabajo, ya que los recursos humanos de la entidad encontrarán la información o documentos más fácilmente, a la vez que respetan los procesos documentales y protocolos implementados en el gestor documental
• Beneficios para el medio ambiente: la implementación de la oficina sin papeles, supone directamente la reducción de consumo en papel y - sus efectos en la tala de árboles, la deforestación o el incremento de CO2 en la atmósfera - la disminución de consumibles como tóner de impresora, y los consecuentes residuos y productos químicos de desecho. La opinión pública es cada vez más sensible hacia este tema, por lo que resulta relevante cualquier acción relacionada con el respeto y protección del entorno.
• Respeto normativo: la banca es uno de los sectores de actividad más regulados. Garantizar el cumplimiento de las normas legales y reglamentos así como asegurar la actualización es imprescindible para cualquier entidad financiera o crediticia. No obstante la consumación de esta obligación puede ser muy difícil, sobre todo en organizaciones en la inspección y control sea manual. Un software de gestión documental adecuado respaldará la ejecución del marco normativo y legal a la vez que protege los datos e información de sus clientes.
• Auditoría electrónica: Una de las consecuencias de la última crisis financiera fue el incremento de auditorías, tanto internas como externas por las que tiene que pasar un banco, para certificar que se cumplen todas las normas y leyes establecida. Un sistema de gestión documental permite al banco mantener registradas todas las transacciones, de tal formas que las auditorías se convierten en un procedimiento más ágil y efeciente que reduce al máximo la presencia de errores.

Pasos para aplicar un software de gestión documental

La transformación digital, además del cloud computing, la digitalización de documentos, o el big data, debería empezar por la gestión documental.

El ritmo del cambio en los procesos, productos y gustos y hábitos de los consumidores es cada vez más rápido y la gestión documental y digitalización de procesos contribuye a que las empresas sorteen mejor la incertidumbre. Hemos visto que las ventajas de un sistema de gestión electrónica de documentos son evidentes y muy variadas pero a la hora de optar por un gestor documental u otro hay una serie de pasos a tener en cuenta.

• Solución integrada de gestión documental: Hay que tener en cuenta que muchas organizaciones mantienen un amplio repositorio histórico en papel. El sistema de gestión documental elegido debería incorporar herramientas de digitalización. En este aspecto, el sistema de gestión documental de OpenKM ofrece funcionalidades como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que facilita la identificación de tipos documentales, y la extracción de los datos que contiene. Además, la tecnología open source de OpenKM permite a la organización parametrizar el sistema en función de necesidades, actuales o futuras y escalar el sistema a voluntar. Por otro lado, los bancos se encuentran en ocasiones con software que no ha quedado obsoleto, o no ha sido actualizado. OpenKM ofrece SDK’s en Java, PHP. y .NET que facilita la integración del gestor documental en la suite de programas de la entidad, contribuyendo a la eliminación de silos.
• Facilidad de uso y flexibilidad: cuando una compañía comienza a gestionar correctamente sus documentos ve cómo su productividad aumenta y sus costes se reducen. Pero de poco serviría contar con un gestor documental con manuales y guías de usuario si los empleados o clientes no utilizan dichos recursos. El principal beneficio de la gestión documental radica en el acceso instantáneo a la información. Para garantizar el compromiso de la comunidad de usuarios es fundamental ofrecer soluciones de uso sencillo, que resuelva casos de uso concretos que demuestren que con la nueva aplicación se realizan las gestiones en menos tiempo. Éstas buenas experiencias iniciales, propician la aceptación de la ampliación del gestor a más procesos o departamentos. Con OpenKM, la organización puede mejorar el día a día de sus trabajadores y de sus clientes con el uso de automatismos o workflows, en ambos casos se minimiza el impacto de posibles errores humanos, se garantiza el cumplimiento normativo y se agiliza la consecución de un trámite o proceso.
• Servicios de consultoría, soporte técnico y aplicaciones: la selección de un sistema de gestión no es una decisión trivial, supone un compromiso y apuesta tecnológica a largo plazo. El sistema de gestión documental OpenKM, además de ofrecer una plataforma completamente parametrizable y adaptable a cada caso de uso, ofrece una aplicación móvil para llegar también al este creciente grupo de usuarios y facilitar la movilidad, tanto de los empleados de banca, como de sus clientes. Por otro, el apoyo de OpenKM como proveedor de gestión documental, continua con el servicio técnico que garantiza la actualización sostenida en el tiempo además del tratamiento y resolución de cualquier incidencia. Y para promover la aceptación uso y amortización del sistema, ofrecemos cursos formativos a medida del tipo de usuario y servicios de desarrollo ad-hoc para cubrir cualquier necesidad del cliente.

Con OpenKM puede obtener una plataforma de trabajo para sus empleados, de cualquier departamento, promoviendo la colaboración, el acceso rápido a los documentos, a la vez que garantiza la seguridad de la información, el cumplimiento normativo, y si lo desea, poner el sistema al alcance de sus clientes, via app móvil o web.