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El impacto de la normativa de ciberseguridad en la gestión documental (NIS2, GDPR y más)

Escrito por Ana Canteli en enero 30, 2025

La creciente digitalización en el entorno empresarial ha llevado a la implementación de normativas de ciberseguridad en empresas, como la directiva NIS2 y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que buscan garantizar un elevado nivel de seguridad en toda la Unión Europea. Estas regulaciones tienen un impacto significativo en la gestión de documentos, obligando a las organizaciones a adoptar medidas específicas para proteger la seguridad de la información.

Directiva NIS2: Un nuevo marco regulatorio en ciberseguridad

La directiva NIS2, que actualiza la anterior directiva NIS, amplía su ámbito de aplicación y establece requisitos más estrictos en materia de medidas de ciberseguridad. Afecta a entidades esenciales e importantes de sectores críticos como la energía, el transporte, la banca, la salud e infraestructuras críticas. Las empresas afectadas, incluidas muchas medianas empresas, deben implementar controles de acceso, cifrado de datos y autenticación multifactor, además de garantizar una adecuada gestión de incidentes.

GDPR: Protección de datos personales

El GDPR se centra en la seguridad de los datos personales dentro de la UE. Obliga a las organizaciones a recopilar, almacenar y procesar la información de forma segura, asegurando el consentimiento explícito de los usuarios y estableciendo procedimientos para la notificación de incidentes en un plazo de 72 horas. El incumplimiento de estas normativas puede derivar en sanciones de hasta millones de euros, afectando gravemente al volumen de negocios de la empresa.

Impacto en la gestión documental

La gestión documental se ve directamente afectada por estas normativas, ya que implica el manejo de grandes volúmenes de información sensible. Para cumplir con NIS2, las organizaciones deben implementar:

• Controles de acceso basados en el principio de privilegio mínimo, asegurando que solo el personal autorizado acceda a la documentación crítica.
• Cifrado de datos tanto en reposo como en tránsito para proteger la información contra amenazas cibernéticas.
• Políticas de seguridad claras que definan cómo se debe manejar la información.
• Pruebas de penetración periódicas para evaluar posibles vulnerabilidades.
• Intercambio de información seguro con proveedores y clientes.

¿Cómo puede OpenKM ayudar en el cumplimiento de estas normativas?

Enfrentar los desafíos de la normativa NIS2 y el GDPR requiere de una solución robusta y flexible. OpenKM, como sistema de gestión documental, ofrece un conjunto de funcionalidades que permiten a las organizaciones cumplir con NIS2 y otras regulaciones de manera eficaz. Entre sus características más destacadas se encuentran:

• Seguridad de la cadena de suministro: OpenKM garantiza la seguridad de las redes mediante medidas técnicas avanzadas como cifrado, autenticación multifactor, y controles de acceso basados en privilege access, asegurando la protección documental en toda la infraestructura digital.
• Gestión de incidentes: Permite una rápida respuesta ante cualquier incidente de seguridad, gracias a flujos de trabajo automatizados y equipos de respuesta configurables.
• Cumplimiento normativo: OpenKM facilita la auditoría documental con herramientas avanzadas de control y seguimiento, asegurando el cumplimiento de NIS2 y otras regulaciones.
• Firma electrónica: Garantiza transacciones seguras y cumplimiento de regulaciones mediante procesos de autenticación confiables.

Además, OpenKM no solo proporciona tecnología, sino que también ofrece formación especializada a través de OpenKM Academy, donde se capacita a administradores, consultores, desarrolladores y usuarios finales en el uso adecuado del sistema para garantizar su correcta implementación y optimización. La formación cubre áreas clave como la implementación de políticas de ciberseguridad, el análisis de riesgos, y la gestión de la continuidad del negocio, brindando así mayor autonomía a las empresas en la gestión documental.

Asimismo, OpenKM ofrece servicios de consultoría para adaptar la solución a las necesidades específicas de cada organización, asegurando el cumplimiento del marco regulatorio vigente de manera efectiva y sin fricciones.

Medidas clave para el cumplimiento con OpenKM

Para garantizar la conformidad con la directiva UE y el GDPR, las empresas pueden adoptar las siguientes prácticas con la ayuda de OpenKM:

1. Implementación de medidas de seguridad como el control de acceso granular y la segmentación de usuarios según roles.
2. Asegurar un nivel común de ciberseguridad mediante la aplicación de un enfoque de seguridad Zero Trust, verificando continuamente la identidad de los usuarios.
3. Automatización de procesos para cumplir con los plazos de implantación establecidos en la normativa, minimizando errores humanos.
4. Gestión de crisis eficiente con planes predefinidos dentro del sistema para garantizar la continuidad del negocio en caso de un incidente de ciberseguridad.
5. Cumplimiento normativo integral, integrando los procesos documentales con políticas de seguridad basadas en la legislación nacional e internacional.

Conclusión

El cumplimiento de NIS2 y GDPR en la gestión documental es un reto que todas las empresas afectadas deben abordar de manera proactiva. Adoptar una solución como OpenKM no solo permite cumplir con las normativas de forma eficaz, sino que también optimiza la gestión documental, asegurando un entorno de trabajo digital seguro y eficiente.

Aprovechar las funcionalidades avanzadas de OpenKM junto con su programa de formación y consultoría, garantiza un enfoque integral para proteger la seguridad de la información, minimizar los riesgos de ciberseguridad, y cumplir con las fechas límite impuestas por la Comisión Europea.

Para más información sobre cómo OpenKM puede ayudar a su organización a cumplir con estas normativas, visite openkm.com.