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El fax en la transformación digital b2b

Escrito por Ana Canteli el 6 de julio 2018

La transformación digital es a grandes rasgos, el uso de la tecnología para mejorar procesos, modelos de negocio, optimizar la experiencia del cliente, focalizando la atención allí donde se encuentran las expectativas del cliente y laorganización que las satisface. Así se detectan y desarrollan nuevas posibilidades de negocio de forma que la tecnología, utilizada de forma intensiva, puede cambiar radicalmente el papel de la entidad en el sector.

En el sector b2b ( business to business ) aquellas organizaciones que mantienen relaciones con otras empresas con las que están vinculadas a través de un sitio web – que en principio debe permitirles controlar la política de cookies y aplicar la política de privacidad vigente – hace posible también gestionar el comercio electrónico ( a través de la tienda online, que facilita los procesos de compras en línea ), administrar de forma adecuada la atención al cliente, aplicar los diferentes modelos de negocio a lo largo del tiempo, o llevar a término la ejecución de la responsabilidad corporativa de la empresa.

Como podemos comprobar, la transformación digital provoca multitud de interacciones en muchos campos que antes estaban relacionados pero no interconectados. La influencia de las redes sociales o social media en el entorno actual es evidente, tanto por el peso que adquieren en el desarrollo de la estrategia de marketing de la empresa, como por su capacidad de definir quiénes somos o la influencia que éstas tienen en la cultura de la organización. Las redes sociales pueden y deben ser tenidas en cuenta como uno de los elementos clave en la cadena de valor; como un medio de comunicación de las empresas b2b, que sirve desde para articular la estrategia digital de la empresa, hasta para definir con autoridad quiénes somos del sitio web de la compañía.

El típico planteamiento B2C (business to customer ) no aplica al entorno de la empresa b2b. En general, los usuarios que hacen compra online cuando acceden a un sitio web no tienen muy claro qué quieren adquirir. Incluso pueden iniciar un proceso de compra, introduciendo sus datos personales, pero no llegando a aportar información financiera dado que abandonan el proceso de comercio electrónico.

Sin embargo las empresas b2b, utilizan el comercio electrónico para llevar a cabo procesos de negocio propios; en general sus recursos humanos suelen utilizarlo de forma cíclica como parte de su gestión administrativa diaria y aportan valor a las cadenas de suministro business to business.

Por otro lado, el fax tradicional continúa siendo uno de los medios de comunicación más utilizados en el sector B2B, ya que las empresas siguen percibiendo importantes ventajas en los servicios de fax: resultan fáciles de usar por sus recursos humanos al ser una herramienta convencional; tienen valor legal y garantizan la trazabilidad desde el destinatario al receptor final.

Además, en algunas circunstancias pueden ser más útiles o eficientes que el correo electrónico. En el entorno de empresas B2B los procesos de compra suelen requerir la aprobación para hacer pedidos, pagos o tienen necesidades de facturación algo complejas. El proceso de recibir la información por e-mail, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y devolverlo al destinatario, puede ser visto como una tarea que compromete a los recursos humanos en labores de poco valor, que pueden ser gestionadas más rápidamente utilizando el fax. Asimismo, hay sectores como el de servicios médicos, aseguradoras, despachos de abogados e incluso administraciones públicas, que siguen utilizando el fax con asiduidad. En estos sectores, los profesionales prefieren el fax debido a las facilidades que aportan: los usuarios pueden hacer anotaciones en contratos o correcciones en facturas o albaranes, a la vez que se sirven de la cobertura legal que el fax tradicional aún posee.

Al mismo tiempo la transformación digital sigue si curso en la empresa b2b, ya que por otro lado trabaja sobre la tendencia al incremento del comercio electrónico a través del sitio web de la compañía. Éste les facilita la gestión administrativa de la compra online; los recursos humanos de la organización se benefician de la navegación por el catálogo en línea y permiten conocer el inventario disponible y los plazos de entrega en tiempo real. La página web ahora se ve como parte de una plataforma de comercio unificada que puede capturar pedidos de varios canales y puntos de contactos. 

OpenKM sistema de gestión documental, puede ofrecer entornos de comercio electrónico a medida a través del KCenter, que permite adaptar la interfaz del sistema a las expectativas de cada cliente. A través de su login y password el cliente b2b puede acceder a su catálogo de preferencias, productos y servicios habituales; sugerencias, nuevos productos…. Además la nueva política de privacidad exige que las empresas B2B tengan autonomía para administrar los servicios a los que quieren subscribirse. A través del Kcenter la organización puede utilizar OpenKM como un gestor de contenidos web, actualizando su catálogo de productos y servicios; creando y publicando contenidos de acuerdo a la estrategia de marketing online. Y hacer que dichos contenidos se publiquen en las redes sociales de la empresa.
Si un cliente desea hacer un nuevo pedido, los datos de contacto ya aparecen cumplimentados en el formulario. El pedido puede lanzar un workflow de aprobación – OpenKM incluye un motor de flujos de trabajo -, en el que participen varios representantes tanto de un lado como del otro. Los pedidos pueden dar lugar a la creación automática de notificaciones, que los usuarios pueden recibir por correo electrónico y a los que se pueden suscribir, de forma que recibirán avisos sobre cualquier cambio que se produzca en esos documentos. El sitio web gestionado desde el sistema de gestión documental de OpenKM, puede estar a su vez conectado a otras aplicaciones de la organización, gracias a los SDK’S en Java, PHP o .NET que tanto la versión on-premise, como la versión Profesional incluyen en sus licencias.

Pero para quienes trabajan a diario con pedidos, inventarios y albaranes el uso del fax sigue siendo un ingrediente habitual por la seguridad que aportan, la arraigada costumbre de los clientes y su facilidad de uso. Una alternativa a la máquina de fax es el fax por e-mail. Ofrece las mismas garantías que el fax tradicional ( acuse de recibo, número de origen del fax, número de destino, fecha y hora de transmisión, número de páginas enviadas, contenido del documento y resultado positivo o no de la transmisión ). Por tanto, el fax por Internet ofrece las mismas garantías jurídicas que el fax tradicional.

El fax por Internet ofrece una alternativa asequible y eficaz a estos efectos. Se trata de un servicio de fax que opera a través del correo electrónico. OpenKM está integrado con el paquete office de Microsoft, entre ellos el MSOutlook. De esta forma, se asocia al número de fax una dirección de e-mail. A través de esta cuenta de correo, se podrán enviar faxes por internet, adjuntando el documento que sea necesario como archivo Word o pdf. Este documento adjunto será recibido en el número de fax del destinatario. De la misma forma, los faxes que se reciban en su número de fax, serán aceptados en la bandeja de entrada de su correo electrónico.

El sistema de gestión de contenidos empresariales de OpenKM puede ser utilizado como un gestor documental aplicable a multitud de escenarios y casos de uso que se producen en la organización, tanto a nivel interno como externo, para satisfacer las necesidades de nuestros grupos de interés.