Escrito por Ana Canteli en mayo 06, 2024
En el panorama empresarial actual, la gestión documental sigue siendo un desafío persistente para muchas organizaciones. La transición de procesos de documentos manuales basados en papel a soluciones electrónicas es esencial para superar una serie de obstáculos que afectan la eficiencia, la seguridad y la productividad en el lugar de trabajo. En este artículo, exploraremos los desafíos más comunes que enfrentan las empresas en la gestión de documentos tradicional y cómo la implementación de un sistema de gestión documental como OpenKM puede ofrecer soluciones efectivas a estos problemas.
OpenKM ofrece una serie de ventajas que abordan estos desafíos y proporcionan una solución integral para la gestión documental:
Además de abordar los desafíos específicos de la gestión documental, OpenKM también desempeña un papel fundamental en la automatización de documentos y procesos empresariales. Al integrar flujos de trabajo automatizados, firmas electrónicas y gestión de archivos, OpenKM mejora la eficiencia operativa y la colaboración entre empleados, clientes y administraciones públicas.
Una empresa del sector de suministros médicos se enfrentaba a desafíos significativos en su gestión documental. Con una gran cantidad de documentos generados diariamente, desde ofertas y órdenes de compra hasta facturas y albaranes, el proceso manual de captura, clasificación y almacenamiento estaba resultando ineficiente y propenso a errores.
La empresa decidió explorar soluciones de gestión documental y se acercó a OpenKM para una prueba de concepto. Querían ver cómo OpenKM podía ayudarles a optimizar sus procesos de documentos, aumentar la eficiencia operativa y reducir los errores asociados con la entrada manual de datos.
Durante la prueba de concepto, se identificaron varios escenarios clave que ilustraban el potencial de OpenKM como solución:
Además de estos escenarios específicos, la empresa también puede explorar otras funcionalidades de OpenKM, como la búsqueda avanzada y la generación de informes, que mejoran aún más la eficiencia operativa y la capacidad de análisis de la información.
Al finalizar la prueba de concepto, la empresa quedó impresionada por el potencial de OpenKM para transformar su gestión documental. Decidieron implementar la solución a gran escala, confiando en que OpenKM les proporcionaría las herramientas necesarias para optimizar sus procesos, mejorar la seguridad de la información y aumentar la eficiencia operativa en toda la organización.
Este caso de uso ilustra cómo OpenKM puede abordar los desafíos específicos de la gestión documental en una empresa, proporcionando soluciones efectivas que mejoran la eficiencia, la precisión y la seguridad de los procesos de documentos.
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