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Eficiencia operativa: ejemplo de automatización de la gestión documental con OpenKM

Escrito por Ana Canteli en mayo 06, 2024

En el panorama empresarial actual, la gestión documental sigue siendo un desafío persistente para muchas organizaciones. La transición de procesos de documentos manuales basados en papel a soluciones electrónicas es esencial para superar una serie de obstáculos que afectan la eficiencia, la seguridad y la productividad en el lugar de trabajo. En este artículo, exploraremos los desafíos más comunes que enfrentan las empresas en la gestión de documentos tradicional y cómo la implementación de un sistema de gestión documental como OpenKM puede ofrecer soluciones efectivas a estos problemas.

Desafíos de la gestión documental tradicional

1. Lentitud: Los procesos de documentos manuales son inherentemente lentos y propensos a retrasos, lo que afecta la eficiencia operativa y la capacidad de respuesta a las demandas del negocio.
2. Errores humanos: La entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores y omisiones, lo que puede conducir a problemas de precisión y confiabilidad en la información.
3. Extravíos: El almacenamiento físico de documentos aumenta el riesgo de pérdida o extravío, lo que puede resultar en costos adicionales y tiempo perdido en la búsqueda de información.
4. Falta de seguridad adecuada: Las empresas enfrentan desafíos en la protección de datos confidenciales y sensibles, así como en la implementación de medidas de seguridad física, como protocolos antiincendios y anti inundaciones.
5. Costos de almacenamiento: Mantener grandes cantidades de documentos en papel requiere espacio físico y recursos para su almacenamiento y mantenimiento, lo que puede generar costos significativos a largo plazo.

Ventajas de utilizar OpenKM en la gestión documental

OpenKM ofrece una serie de ventajas que abordan estos desafíos y proporcionan una solución integral para la gestión documental:

1. Automatización de procesos documentales: Con OpenKM, las empresas pueden automatizar una variedad de procesos de documentos, desde la captura y clasificación hasta el archivo y la distribución, lo que mejora la eficiencia y reduce los errores.
2. Mayor seguridad: OpenKM ofrece una amplia gama de medidas de seguridad, incluyendo control de accesos, cifrado de datos y seguimiento de auditoría, para proteger la información sensible y garantizar el cumplimiento normativo.
3. Digitalización de la gestión: La digitalización de documentos facilita el acceso y la recuperación de información, reduciendo los riesgos de pérdida o extravío y mejorando la recuperación de información y la eficiencia operativa.
4. Reducción de costos: Al eliminar la necesidad de almacenamiento físico y reducir los errores y el rehacer los trabajos asociados con los procesos de documentos manuales, OpenKM ayuda a minimizar los costos operativos y aumentar la rentabilidad.

El papel de OpenKM en la automatización de procesos de negocio

Además de abordar los desafíos específicos de la gestión documental, OpenKM también desempeña un papel fundamental en la automatización de documentos y procesos empresariales. Al integrar flujos de trabajo automatizados, firmas electrónicas y gestión de archivos, OpenKM mejora la eficiencia operativa y la colaboración entre empleados, clientes y administraciones públicas.

Caso de uso: Automatización de procesos documentales con OpenKM

Una empresa del sector de suministros médicos se enfrentaba a desafíos significativos en su gestión documental. Con una gran cantidad de documentos generados diariamente, desde ofertas y órdenes de compra hasta facturas y albaranes, el proceso manual de captura, clasificación y almacenamiento estaba resultando ineficiente y propenso a errores.

La empresa decidió explorar soluciones de gestión documental y se acercó a OpenKM para una prueba de concepto. Querían ver cómo OpenKM podía ayudarles a optimizar sus procesos de documentos, aumentar la eficiencia operativa y reducir los errores asociados con la entrada manual de datos.

Durante la prueba de concepto, se identificaron varios escenarios clave que ilustraban el potencial de OpenKM como solución:

1. Captura y procesamiento de ofertas aceptadas por clientes: Utilizando la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de OpenKM, se demostró cómo el sistema podía leer automáticamente ofertas aceptadas por clientes, extraer metadatos relevantes y almacenarlos en la base de datos de OpenKM. Esto permitía una rápida y precisa indexación de los documentos, facilitando su recuperación posterior.
2. Gestión de órdenes de compra a partir de ofertas aceptadas: Una vez que una oferta era aceptada por un cliente, OpenKM podía recibir automáticamente órdenes de compra generadas en el ERP de la empresa, integrado con OpenKM. El OCR de OpenKM capturaba los metadatos necesarios y los asociaba con la orden de compra correspondiente, gracias a la funcionalidad relaciones que define y muestra el tipo de vinculación entre presupuestos, órdenes de compra, albaranes y facturas y garantizando una integración basada en los datos comunes y sin errores, entre los diferentes documentos.
3. Procesamiento de albaranes y facturas: Cuando el proveedor enviaba el albarán y la factura, desde el portal del proveedor, desarrollado con la plataforma de gestión documental de OpenKM, el portal utilizaba el OCR para capturar los metadatos relevantes y vincularlos con las órdenes de compra correspondientes. Incluso en casos donde había múltiples albaranes por factura o albaranes que se dividían en varias facturas, el portal del proveedor de OpenKM asegura una gestión eficiente y precisa de la documentación, gracias a la funcionalidad Relaciones, que muestra la vinculación de los archivos y especifica el tipo de relación que mantienen.

Además de estos escenarios específicos, la empresa también puede explorar otras funcionalidades de OpenKM, como la búsqueda avanzada y la generación de informes, que mejoran aún más la eficiencia operativa y la capacidad de análisis de la información.

Al finalizar la prueba de concepto, la empresa quedó impresionada por el potencial de OpenKM para transformar su gestión documental. Decidieron implementar la solución a gran escala, confiando en que OpenKM les proporcionaría las herramientas necesarias para optimizar sus procesos, mejorar la seguridad de la información y aumentar la eficiencia operativa en toda la organización.

Este caso de uso ilustra cómo OpenKM puede abordar los desafíos específicos de la gestión documental en una empresa, proporcionando soluciones efectivas que mejoran la eficiencia, la precisión y la seguridad de los procesos de documentos.

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