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Edocs gestión de documentos electrónicos

Escrito por Ana Canteli en junio 15, 2018

Para ser competitivo en el mundo de los negocios de hoy, las empresas necesitan gestionar su información de forma segura y accesible, para la toma de decisiones del día a día. Porque un pobre manejo de los documentos puede afectar negativamente a la productividad, la satisfacción del cliente en los servicios ofrecidos y dañar la coordinación del personal.

Es una situación que no nace de la noche a la mañana. Un desafío que se va creando poco a poco y del que casi ninguna organización puede escapar. Empieza con un conjunto de correos electrónicos, comunicaciones postales; unos pocos albaranes aquí, unas facturas allá… y un día te encuentras con un montón de archivadores, armarios con cajas y cajas de archivos y documentos que tienes y que presentan infinidad de papeles, que contienen la información que necesitas. Pero que hace inviable o muy costoso encontrarla.

En el actual entorno globalizado, la tendencia a lo digital ya no es tanto una opción, si no la norma y las organizaciones que quieran permanecer en su sector de actividad, deberán adaptarse a la preferencia generalizada de gestión de la documentación e información, en formato electrónico.

Por eso los software de gestión documental, también conocidos como edocs dm, son una buena solución para asegurar el uso eficiente de los recursos disponibles, en lo que respecta a la administración electrónica documental; el acceso y mantenimiento de los archivos y registros electrónicos - protección de datos - o los documentos en papel, digitalizados -a través del scanner u otros dispositivos de digitalización- a los que se pueden aplicar tareas de búsqueda.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos y registros electrónicos es un programa que sirve para administrar la creación, edición, distribución y controlar la seguridad de los archivos electrónicos. Sirven por lo tanto, para la implementación y aplicación solvente de la política de gestión documental de cualquier organización, ya sea privada o relacionada con la función pública.

La función principal de un sistema de gestión documental electrónico es la de proporcionar las herramientas y funcionalidades necesarias, para sostener el flujo de documentos e información de la compañía.

Un gestor de documentos y registros electrónico básico, debería proporcionar al menos, los siguientes elementos:

• Acceso seguro: debe ser capaz de permitir la entrada al sistema sólo a los usuarios que cuenten con credenciales; de forma que se protege el repositorio de accesos no autorizados.
• Control de la seguridad: una vez que el usuario autorizado ha accedido al gestor documental, el programa debe contar con las funcionalidades necesarias para asegurar que dicho usuario accede a la información y la documentación que le corresponde.
• Control de versiones: en su versión más simple, sirve para promocionar archivos electrónicos al status de documento oficial, entendido por tal aquel documento que da fe pública de un suceso o confirma la realización de una acción.
• Captura de metadatos: el sistema de gestión documental debe permitir la captura y administración electrónica de datos de alto valor vinculados al archivo, en función de los intereses de la organización.
• Mantenimiento del contexto: al acceder al gestor documental, los usuarios entran en un sistema en el que los eventos se desarrollan en función de unos parámetros definidos. El sistema de gestión documental debe ser capaz de mantener los procedimientos, protocolos o normas de la organización, de forma exhaustiva.
• Aplicación de política documental: se trata del desarrollo y ejecución de todas las instrucciones relativas a la gestión de documentos y registros dentro de la empresa; desde su creación o introducción en el sistema de gestión documental, pasando por todas las fases de su ciclo de vida hasta la disposición final, que puede ser la conservación permanente del archivo o su eliminación.

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece una aproximación inteligente al dilema de la gestión de archivos electrónicos, administración electrónica; política de gestión documental aplicable a la información de la empresa - desde la definición de condiciones de uso de documentos electrónicos, pasando por la gestión de procesos de negocio ( flujo de trabajo ) política de privacidad,- hasta consideraciones relativas a normas técnicas, técnica de interoperabilidad, etc.

Para empezar el sistema de gestión documental, gracias a su cliente de scanner, permite ser utilizado como herramienta para la digitalización de archivos y facilitar así la transición de la gestión documental en papel, a la gestión electrónica. El cliente de scanner de OpenKM permite al sistema de contenidos empresariales trabajar en tandem, con cualquier dispositivo de digitalización que siga el protocolo TWAIN. Por otro lado, el potente motor de búsqueda integrado en el gestor documental, nos permite acceder a cualquier documento en función de multitud de criterios. El software de gestión documental de OpenKM ofrece todas las funcionalidades necesarias para llevar a cabo la política de gestión documental electrónica de la empresa o administración pública. Facilita la aplicación de todas las tareas y funciones del personal basados en la jerarquía organizacional, que no pretende trasladar los silos de información al formato digital, si no dar cumplimiento de los requisitos legales, normativos y propios de la organización en formato electrónico.

OpenKM es un sistema de gestión documental de acceso web - o sitio web -, que funciona tanto en versión online como offline, instalado en los servidores de la compañía ( OpenKM Professional ); también disponible como servicio ( OpenKM Cloud ). Es un completo sistema de gestión de contenidos empresariales, que a parte de ofrecer las funcionalidades más básicas - citadas anteriormente - ofrece a su vez las siguientes utilidades:

• Almacenamiento: ofrece la posibilidad de crear un repositorio centralizado para la empresa o administración pública que lo desee, de forma que se facilita el control de acceso multiplataforma de los usuarios, y la auditoría de todas las actividades llevadas a cabo dentro del entorno seguro del gestor documental.
• Creación y edición: Si una o varias personas están implicada en la creación o modificación de un documento, ¿Cómo se podrá colaborar en esas tareas? En OpenKM, sólo los usuarios con privilegio de escritura pueden crear, subir o editar documentos en las carpetas o registros en los que, por la definición de la seguridad, pueden hacerlo. Después, el sistema de edición Live Edit de OpenKM hace que los usuarios puedan editar ( check-out ) el archivo, utilizando el programa adecuado para ello. Una vez llevado a cabo el trabajo de edición, el usuario puede decidir subir la nueva versión al sistema ( check-in ). En ese momento tendrá a su vez la posibilidad de enviar una notificación a compañeros o personas interesadas, sobre los cambios introducidos en el archivo. El sistema Live Edit de OpenKM protege el documento de sobreescritura por parte de otros autores, sin que el archivo deje de ser accesible para los usuarios que tengan acceso al mismo. Además el control de versiones de OpenKM - accesible desde la sección Historial del documento - hace que los usuarios pueden acceder al ciclo de vida completo del documento. En función de la seguridad, podrán ver e incluso descargarse versiones diferentes a la actual y además ver destacadas las aportaciones de cada autor, comparando las versiones del archivo.
• Recuperación: a través del motor de búsqueda de OpenKM, los usuarios podrán encontrar información, carpetas, registros, documentos de cualquier tipo, correo electrónico ( incluidos los adjuntos ) en función de varios criterios; que pueden ser utilizados de forma aislada o concatenados. El usuario podrá buscar un contenido por texto libre o ya en modo avanzado, en base a la sección en la que está almacenado ( contexto ). Puede recuperar una información en base a términos que recuerda que forman parte del cuerpo de un documento ( contenido ). Puede a su vez buscar archivos en función del nombre del documento. Por el título - nombre alternativo dado al archivo -. Palabras clave asignadas al mismo. Por el autor, por rango de fechas. La ruta del archivo en la que éste está localizado, puede ser un criterio más, disponible. También la asignación de categorías. El tipo de archivo ( documento, carpeta, correo electrónico o registro ) también puede ser utilizado como criterio; así se acota la tipología de resultados de la búsqueda. En el caso del correo electrónico, te permite buscar por dirección de correo electrónico del remitente, del destinatario o asunto. Por otro lado, la extensión del archivo también puede ser definida en el motor de búsqueda; así como cualquier nota añadida por los usuarios. Y por último, la búsqueda por metadatos nos da la posibilidad de buscar información o documentación, en relación a datos de alto valor, extraídos del documento o vinculados a él, originados en el gestor documental - por ejemplo: la fecha completa de creación o introducción en el sistema y el autor; o que proceden de bases de datos o terceras aplicaciones con las que OpenKM está integrada, como pueden ser datos introducidos por un cliente en una web o sitio web que esté integrado con el gestor documental -.
• Clasificación: en el sistema de gestión documental, la empresa o administración pública puede importar o crear la taxonomía que más le interese. Esto nos permite organizar la documentación y archivarla de la forma más apropiada. Además, la posibilidad de asignar categorías en OpenKM, nos da la posibilidad de navegar por el repositorio en base a criterios alternativos. - Por ejemplo: el directorio de carpetas está organizado por departamentos. Cada departamento genera diversos tipos de documentos: manuales, formularios, albaranes, facturas. A su vez, pueden atender a diferentes clientes o llevar a cabo diversos proyectos que están en otros países, etc. Imaginémonos que un día tenemos una reunión con un socio en Francia. En OpenKM accederíamos al menú Categorías y por Región/ Europa/ Francia veríamos toda la documentación que tenemos relacionada con el socio francés, que a su vez puede ser atendido por varios departamentos ( la documentación estaría almacenada en varias ubicaciones del repositorio, que no necesitamos saber de antemano) y vemos toda la información basada en este criterio complementario -.
• Seguridad: la gestión de la seguridad en OpenKM es robusta y solvente para la conservación y protección de todos los contenidos alojados en el sistema. La seguridad en OpenKM se gestiona en 3 niveles o capas diferentes. La primera condición para acceder al sistema de gestión documental es tener usuario y contraseña. Si no tenemos credenciales de acceso no es posible loguearse. Después, en función de nuestro perfil y rol dentro de la organización, la interfaz del sistema estará adaptada a nuestras necesidades y requerimientos - que pueden evolucionar a lo largo del tiempo-. Esto hace posible que el usuario tenga acceso a las áreas de trabajo y funcionalidades que necesita. Por último, la gestión de la seguridad a nivel granular hace posible la definición de la seguridad por nodo. Podemos establecer una seguridad determinada para que por ejemplo una carpeta, sea visible para todo el mundo mientras que determinadas subcarpetas serán invisibles para la mayoría de usuarios. Sólo los directores de departamentos pueden ver todas las subcarpetas. Además, el hecho de ver una subcarpeta o documento, no garantiza que el usuario o grupo de usuarios pueda editarlo. Para ello, el usuario a nivel grupal o individual deberá tener el privilegio de escritura. Y así sucesivamente con diferentes privilegios: eliminación, descarga.... El administrador de OpenKM puede personalizar la gestión de la seguridad. Accediendo al OpenKM Knowledeg Center, la organización puede completar y expandir su instalación, haciendo uso de la suite de programas del sistema. Uno de los recursos permite personalizar la gestión de la seguridad a nivel granular. La seguridad se aplica sobre todo el gestor, incluido el motor de búsqueda. En el OpenKM Knowledge Center, el administrador también encontrará la información que le permitirá gestionar la documentación que los usuarios pueden encontrar a través del buscador.
• Custodia: el sistema de gestión documental de OpenKM permite el desarrollo, implementación y actualización del plan de archivo de la empresa o administración pública, que les ayudará a decidir qué documentos deben conservar, durante cuánto tiempo y cómo proceder a la eliminación, en caso necesario.
• Distribución: OpenKM ofrece diversas funcionalidades de comunicación y colaboración, que facilitan el trabajo diario de los empleados de la organización. Para empezar, cuando un usuario crea un documento en OpenKM, tiene la posibilidad de enviar una notificación sobre este hecho a usuarios del sistema, a nivel individual o grupal. El servicio de subscripción hace que automáticamente los usuarios suscritos a cualquier nodo en OpenKM, reciban notificaciones cuando el nodo sufra cualquier alteración; no hace falta que el usuario que edita un documento o sube un archivo electrónico nuevo a una carpeta, envíe una notificación cuando guarda la nueva versión o sube el documento; el sistema de gestión documental ya lo hace por el. Todos los nodos de información en OpenKM tienen asignado un panel de propiedades. En él los usuarios pueden encontrar la pestaña Notas - en la que pueden insertar cualquier información que consideren relevante - . En la pestaña Relaciones, pueden poner de manifiesto las vinculaciones que la documentación en formato electrónico, mantiene y desarrolla dentro del gestor documental. Y además definir el tipo de relación. Puede ser una relación bidireccional ( por ejemplo una traducción de un documento; la versión en inglés es equivalente a la versión francesa ) una relación padre-hijo ( un albarán genera una factura, los albaranes son “padres” de las facturas ) o una relación grupal ( un conjunto de documentos está relacionado con un mismo proyecto ). Y a través de la pestaña Relaciones, podemos viajar a lo largo del repositorio basados en las relaciones de los documentos, que a su vez pueden estar archivados en rutas distintas dentro del mismo repositorio. La pestaña Foro, sirve para que los usuarios puedan compartir opiniones sobre el archivo electrónico o hacer preguntas. Y en la sección Wiki, encontrarán destacas las fuentes bibliográficas o de recursos que se utilizan para la creación de contenido del documento.
• Workflow: hasta hace poco era considerado un extra. Pero ahora casi todos los sistemas de gestión documental que se precien, ofrecen esta funcionalidad clave para el trabajo colaborativo. Son la solución ideal a la disyuntiva de cómo coordinar el intercambio electrónico entre diferentes personas o departamentos que participan en la creación o modificación de un documento. OpenKM ofrece un motor workflow integrado, que permite la definición de los flujos de trabajo más sofisticados.

Los sistemas de gestión documental deben proporcionar una plataforma fácil de usar para el usuario final, pero también fácil de mantener para el personal técnico de la organización. En este aspecto la potente API del gestor documental, unido a los SDK’s en Java, PHP y .NET permite la integración del gestor documental de OpenKM en la suite software de la empresa. Es una solución de gestión documental y de contenidos empresariales, que ayuda a cumplir los requerimientos del personal de la empresa o administración pública, a la vez que se garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos y legales. Es una herramienta versátil, de alcance transversal en toda la organización, que conecta a las personas y éstas con la información.