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Digitalización e Innovación en las empresas

Escrito por Ana Canteli en junio 17, 2022

La digitalización permite a las organizaciones no sólo beneficiarse de las nuevas tendencias de consumo, si no auparse al carro de la innovación, aplicable desde múltiples puntos de vista.

La innovación tecnológica puede contribuir a alcanzar objetivos ecológicos, reduciendo el consumo de papel; facilitar la conciliación laboral, la retención de capital humano. Por no mencionar los habituales beneficios en la reducción de costes, del impacto de errores humanos, el aumento de la eficiencia, etc. Pero antes de entrar en materia, deberíamos aclarar algunos conceptos.

¿ Qué es la digitalización?

Es el resultado del uso de nuevas tecnologías y nuevos formatos digitales en pos de objetivos concretos: mejora de la productividad, introducción en nuevos canales de comercialización, conquista de nuevos mercados…La digitalización significa a su vez convertir documentos físicos en formato digital; por ejemplo escaneado documentos en papel, para convertirlos en archivos PDF. 

¿ Qué es la innovación digital ?

Es el uso de nuevas tecnologías para resolver problemas existentes en la empresa, de forma que se mejoran las prácticas empresariales. Muchas veces suponen un cambio disruptivo en la gestión del negocio, pero por otro lado colabora en el sostenimiento del negocio a largo plazo. 

¿ Qué es la transformación digital ?

La transformación digital incluye múltiples actividades de digitalización. Es un proceso largo y estratégico que provoca como resultados un cambio esencial en las organizaciones. La innovación digital se produce comparativamente a menor escala que la transformación digital. 

Las nuevas tecnologías tienen el potencial de impulsar un crecimiento más inclusivo y sostenible al estimular la innovación, generar eficiencias y mejorar los servicios. También son una herramienta importante para ayudar a la sociedad a enfrentar y recuperarse de la emergencia sanitaria, que ha afectado a toda clase de organizaciones a nivel global.

Posiblemente por ello, las organizaciones están avanzando cada vez más rápidamente hacia la digitalización, para generar valor y mejorar la experiencia del cliente, pero también del empleado. 

El proceso digitalizador tiene un impacto directo sobre el modelo de negocio. El objetivo es hacer que este cambio estructural genere valor, proporcione nuevos ingresos y mejore el flujo de comunicaciones e interacciones. Y si se hace bien, los beneficios se percibirán tanto dentro, como fuera de la empresa.

Las aplicaciones se encuentran en el centro de la transformación digital y los esfuerzos para mejorar la experiencia del usuario. En este aspecto los silos de información siguen siendo una barrera importante para crear un flujo de información integrado a lo largo de toda la entidad; un problema del que son víctimas muchas empresas. Además, todas las organizaciones están buscando formas de capitalizar las oportunidades que presenta la economía digital, de ahí que seleccionar las herramientas digitales adecuadas afecte directamente su modelo de negocio.

La gestión documental en el proceso digitalizador

A este respecto, implementar un software de gestión documental, es básico para crear un sistema de gestión documental transversal en cualquier organización. Al fin y al cabo, tanto las organizaciones que cuentan con una estrategia de transformación digital bien definida, como aquellas que innovan cuando no les queda más remedio, cuentan con legado tecnológico que debe integrar para evitar silos, amortizar antiguas inversiones, respetar compromisos contractuales, etc.

OpenKM, software de gestión documental no presenta ninguna barrera tecnológica para integrarse con terceras aplicaciones. La documentación anexa al sistema, junto con su completa API permite integraciones transparentes y versátiles. El sistema puede ser utilizado como front-end o back-end, en función del caso de uso. 

Entre los recursos incluidos en la solución de gestión documental, se encuentran una serie de aplicaciones satélite, en continua expansión, que facilitan la ejecución de tareas de gestión documental. Una de ellas,es la estación de scanner de OpenKM. Ya habíamos citado más arriba, que un ejemplo de digitalización básico es el escaneo de documentos en papel, para convertirlos en archivos digitales. 

OpenKM ayuda a aplicar en la empresa la norma ISO 32000-1, Gestión de documentos- Formato de fichero de documento electrónico -Primera parte: PDF 1.7.Dicha norma, recomienda la conversión de formatos -  sobre todo aquellos tendentes a la obsolescencia - a PDF. Una actividad conducente a la protección de la información y al acceso de la documentación en el largo plazo. Gracias a esta norma, el formato PDF práctico y universal,  también estará disponible para todas las partes interesadas, tanto para los desarrolladores como para los usuarios finales. 

Un soporte duradero es un concepto legal introducido por la Unión Europea en 2007, que exige a las instituciones financieras, pero también a organizaciones de sectores estratégicos como seguros, sector sanitario, telecomunicaciones, un soporte documental duradero que garantice registros inalterables y acceso a ellos también, después del final de la cooperación del cliente con una organización dada.

Ejemplos de documentos y datos que pueden ser archivados y puestos a disposición de los clientes con garantía de su inmutabilidad:

• contratos para la prestación de servicios 
• reglamentos, disposiciones legales, listas de precios
• facturas y liquidaciones
• comprobantes contables y documentos de inventario
• confirmaciones de transacciones

La posibilidad de crear automatismos, flujos de trabajo y de agilizar los procesos documentales y de negocio de cualquier empresa utilizando el reconocimiento óptico de caracteres, también ayudan a beneficiarse de las ventajas resultado de la digitalización y los esfuerzos en innovación.

Ventajas de la digitalización e innovación

• Automatización de procesos empresariales.
• Mejora en análisis de datos.
• Mayor seguridad informática.
• Más medios para la colaboración y mejora de la coordinación de equipos de trabajo.
• Aprovechamiento de nuevos modelos de monetización.

En todo este proceso de transformación digital, no hay que perder de vista el factor humano. La innovación es una palabra muy atractiva, pero también puede ser un concepto intimidante. Para facilitar el proceso de implementación y aceptación de OpenKM como parte de la estrategia de innovación empresarial, desde OpenKM Academy ofrecemos servicios formativos online, adaptados al perfil de cada grupo de usuarios, que intervendrán en el plan desarrollado por la organización.