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Digitalización de Facturas: Mejores Prácticas y Retos Comunes

Escrito por Ana Canteli en diciembre 23, 2024

La digitalización de facturas se ha convertido en la solución ideal para garantizar eficiencia, seguridad y un control exhaustivo de los archivos documentales. En este artículo exploraremos las mejores prácticas y los desafíos más comunes que enfrentan las organizaciones al digitalizar sus facturas, y cómo herramientas como OpenKM pueden optimizar estos procesos.

¿Qué es la Digitalización de Facturas?

La digitalización de facturas consiste en convertir facturas en papel a un formato digital. Este proceso no solo implica escanear documentos, sino también estructurar la información contenida en ellos para facilitar su gestión, consulta y análisis.

Con soluciones avanzadas como OpenKM, la digitalización va más allá del simple almacenamiento digital. OpenKM permite clasificar, indexar y automatizar procesos asociados con las facturas, ofreciendo una solución integral para las necesidades de cualquier empresa.

Mejores Prácticas en la Digitalización de Facturas

Automatización del Proceso de Escaneo

Utilizar herramientas como OpenKM, permiten cargar un lote de facturas en un escáner y dejar que el software haga el resto. OpenKM identifica el tipo documental, extrae datos clave en forma de metadatos, y categoriza automáticamente cada factura.

Integración de Metadatos

Los metadatos son esenciales para la organización y búsqueda de facturas. OpenKM permite asociar datos como números de factura, fechas, importes, y nombres de proveedores o clientes, facilitando búsquedas avanzadas en el archivo documental.

Uso de la Nube para Mayor Seguridad

La versión cloud de OpenKM asegura que los documentos estén protegidos contra desastres físicos como incendios o inundaciones. Además, su política de seguridad granular garantiza que solo el personal autorizado pueda acceder a la información.

Establecimiento de Flujos de Trabajo

Con OpenKM, las organizaciones pueden diseñar flujos de trabajo personalizados para revisar, aprobar y procesar facturas, asegurando eficiencia y cumplimiento normativo.

Gestión de Alertas y Notificaciones

OpenKM ofrece un sistema de suscripciones que envía notificaciones cada vez que ocurre un evento relevante, mejorando la comunicación entre clientes, proveedores y equipos internos.

Retos Comunes al Digitalizar Facturas

Resistencia al Cambio

Implementar un sistema de digitalización puede enfrentar resistencias por parte del personal acostumbrado a los métodos tradicionales. OpenKM Academy ofrece cursos de formación adaptados a distintos perfiles para facilitar esta transición.

Manejo de Grandes Volúmenes de Datos

La gestión de un archivo documental extenso puede parecer abrumadora. OpenKM soluciona esto automatizando la categorización y clasificación de documentos, además de ofrecer búsquedas rápidas y precisas.

Cumplimiento Normativo

Las empresas deben cumplir con normativas fiscales y legales al gestionar facturas. OpenKM ayuda a garantizar el cumplimiento mediante la organización y auditoría de documentos.

Conexión con Otras Herramientas

Muchas organizaciones ya utilizan software de gestión contable. OpenKM facilita la integración con otros sistemas para asegurar un flujo de trabajo fluido, gracias a su completa API y el conjunto de apps satélite incluidas en la documentación.

Beneficios de la Digitalización de Facturas

Reducción de Costes

Al eliminar la necesidad de almacenamiento físico, las empresas ahorran en espacio y recursos asociados al mantenimiento de archivos en papel.

Acceso Rápido y Seguro a la Información

Con OpenKM, cualquier factura puede ser localizada instantáneamente usando cualquier dato asociado. Además, la gestión documental centralizada permite una visión completa de todas las relaciones y datos relacionados.

Mayor Colaboración y Comunicación

Gracias al gestor de tareas y el archivo de correos electrónicos de OpenKM, las empresas pueden mejorar la colaboración entre equipos y partes interesadas.

Creación de Informes Personalizados

OpenKM permite generar informes sobre aspectos clave como el número de facturas recibidas de un proveedor específico o el análisis de tendencias de gastos en periodos determinados.

Automatización de Procesos

Desde el escaneo hasta la indexación y clasificación, OpenKM automatiza tareas repetitivas, permitiendo que el personal se enfoque en actividades estratégicas.

Cómo OpenKM Revoluciona la Gestión de Facturas

Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) Avanzado

OpenKM utiliza tecnología OCR para extraer datos de facturas automáticamente, reduciendo errores y mejorando la precisión.

Gestión del Ciclo de Vida de la Factura

Desde la recepción hasta la emisión y archivo, OpenKM permite gestionar todo el ciclo de vida de las facturas.

Relaciones entre Documentos

La funcionalidad de relaciones permite vincular facturas con albaranes, contratos o correos electrónicos, proporcionando una vista integral de la información.

Cumplimiento de Normas ISO y Sostenibilidad

Digitalizar facturas no solo mejora la eficiencia, sino que también contribuye a reducir la huella ambiental, apoyando las políticas de sostenibilidad.

Casos Prácticos y Ejemplos

• Factura Electrónica: Aprende cómo OpenKM ayuda a gestionar el flujo de facturación electrónica en este artículo del blog.
• Extracción Automática de Datos: Descubre cómo automatizar la captura de información en facturas aquí.
• Optimización con OCR e IA: Detalles sobre el uso de tecnologías avanzadas en la gestión de facturas aquí.

Conclusión

La digitalización de facturas es un paso fundamental hacia la modernización empresarial. Desde la reducción de costes hasta la mejora de la seguridad y la eficiencia, los beneficios son innumerables. Con herramientas como OpenKM, las empresas pueden no solo digitalizar, sino también transformar su gestión documental en una ventaja competitiva.

Si quieres descubrir cómo OpenKM puede optimizar la gestión de tus facturas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estamos listos para mostrarte cómo podemos solucionar todas tus necesidades documentales.