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Digitalización de documentos en papel

Escrito por Ana Canteli en agosto 30, 2021

Antes, la digitalización de documentos era considerada un plus de la gestión documental en las empresas, pero no precisamente un elemento fundamental en la gestión de documentos. La necesidad de proporcionar acceso a distancia a los documentos de la organización, ha hecho que el proceso de digitalizar documentos impresos haya adquirido una relevancia nunca vista hasta ahora.

¿ Por qué digitalizar ?

 La transformación de un documento físico a formato digital proporciona multitud de ventajas y beneficios, además de la antes mencionada que es la de facilitar el acceso a la información, con independencia del número de personas que quieran acceder a ella y la distancia entre éstas y la ubicación física del archivo.

• Mejora la seguridad de la organización: Puede pasar desapercibido,  pero el hecho de digitalizar documentos, protege la información de la organización de fenómenos como el deterioro físico producido tanto por el paso del tiempo como por eventos difíciles de prever como desastres naturales ¿Cuál es el tratamiento de archivos en caso de inundación o incendio ? La digitalización de documentos, a parte de facilitar la gestión documental y de procesos de negocio en general, contribuye con la creación de copias de seguridad a preservar la entidad en el largo plazo.
• Mejora la seguridad de la información: El proceso de digitalizar significa en muchos casos, que los usuarios accederán a los archivos digitales a través de una solución de gestión documental. Un buen software de gestión documental ofrece distintas opciones para configurar la política de seguridad de la información digitalizada. Desde medios de autentificación, instrumentos de acceso,  funcionalidades de encriptación, o herramientas para la trazabilidad, que permiten definir el acceso a los  documentos y con ello, el tipo de uso que los usuarios pueden realizar de los documentos digitalizados.

• Mejora los procesos de negocio: Cuando una organización se plantea digitalizar la información, eso significa en muchos casos reingeniería de procesos; lo que supone una mejora sustancial de la operativa de la organización, incrementando así la productividad a nivel personal,  departamental y corporativo. Desde la detección y eliminación de documentos duplicados,  hasta la identificación de documentos antes perdidos;  así como la actualización de la política de seguridad y acceso a estos últimos. Por otro lado, si los procesos de negocio se desarrollan más allá de una sola herramienta informática, el sistema de gestión documental elegido para abordar el proyecto de digitalización de documentos debe proporcionar facilidades de integración con terceras aplicaciones.

• Mejora la colaboración entre los recursos humanos:  los gestores documentales permiten reunir toda la información en una sola plataforma que suele incluir herramientas de comunicación para los usuarios. Desde la inserción de notas, pasando por el uso de palabras clave,  categorías,  metadatos... todos estos atributos hacen que buscar y encontrar información sea más fácil y rápido para las personas, que si tuviesen que acudir al servicio de custodia de documentos y solicitar un documento físico, o incluso  tener que desplazarse ellos al espacio de custodia de archivos de la empresa y empezar a buscar entre tal cantidad de documentación. Muy probablemente, situaciones como esta desincentiven la buena toma de decisiones; todas ellas sustentadas en información de calidad: auténtica, fiable, íntegra, disponible y accesible. Cualquier proceso de digitalización que se precie, a parte de contribuir a la creación de copias de seguridad, fomentar la oficina sin papeles, o facilitar la labor de los gestores documentales, debe convertirse también en una herramienta que promueva el cumplimiento normativo.

¿ Cómo digitalizar ?

La gestión de documentos en formato digital será el resultado de la toma de una serie de decisiones de alcance transversal y estratégico para la toda la entidad. Por supuesto, lo que se suele hacer es comenzar el proyecto piloto por un departamento o área en concreto, que continuará con su actividad, tanto en formato analógico como digital.  Pero cualquier proyecto de digitalización de archivos debe cumplir unas premisas básicas:

• Designar responsables del proyecto de digitalización documental y compromiso de la dirección: parece baladí, pero en proyectos de gran calado y que requieren de la colaboración de varios actores es esencial nombrar a personal encargado de la gestión del proyecto, que a su vez contarán con los medios y recursos necesarios para llevarlo a cabo, fundamentados éstos en el compromiso de la directiva de la organización.
• Establecer un calendario de acciones y resultados previstos: fruto de las acciones llevadas a cabo por los gestores documentales, - que analizarán el conexto y las necesidades de la entidad a nivel documental -, se diseñará un cronograma realista de todas las tareas a realizar, los actores involucrados y los medios con los que cuentan para llevar a cabo dichas tareas. De esta forma se garantiza la transparencia en el acceso a la información y que todos los miembros del proyecto están debidamente informados.
• Crear un protocolo de mantenimiento y mejora: anteriormente habíamos dicho que trabajar con archivos digitales contribuía a la mejora de procesos, dado que en todo proceso de digitalización se pasa de la gestión de procesos en papel, a la gestión del flujo documental digital, y ello conlleva un ahorro de costes sustancial, pues muchas tareas manuales pueden automatizarse, e incluso desaparecer por obsoletas. Pues bien, una vez que la empresa pasa a la gestión documental electrónica de archivos digitales, este proceso de mejora no termina. Es necesario establecer de forma periódica un sistema de revisión de fallos, estudiar las posibles soluciones y vincular recursos a su implementación
• Establecer la lista de tipos documentales de la organización: y los formatos de los mismos, además de su clasificación, tanto en su versión original, como digitalizada, estableciendo a efectos históricos la relación entre los mismos. Esto puede parecer algo abstracto, pero contribuye al mantenimiento de la preservación digital. 
• Definir el cuadro de acceso: los documentos digitalizados proporcionan más posibilidades de accesibilidad y usabilidad que sus homónimos en papel. Traspasar directamente la política de seguridad de la documentación en papel al formato digital es un error por cuanto puede limitar innecesariamente el acceso y uso de unos usuarios por un lado, y crear brechas de seguridad por otro.
• Crear calendarios de conservación y disposición documental: una de las ventajas más destacables de la gestión documental digital es que facilita mucho el control documental. Los responsables de la conservación y preservación de documentos de la compañía pueden confiar en que el programa de gestión documental de la empresa proporciona acceso global a todos los archivos.

El sistema de gestión documental de OpenKM cuenta con los elementos necesarios para garantizar un proceso de digitalización de documentos exitoso y seguro: desde herramientas de escaneo, automatismos, pasando por el reconocimiento óptico de caracteres - ocr zonal - al motor workflow incluido en el sistema. El software incluye SDK’s en Java, PHP, .NET, una API muy completa, además de una suite software que desarrolla las utilidades del sistema en todas direcciones. Si tiene dudas sobre cómo abordar este proyecto, nuestros expertos en gestión documental pueden asesorarle. Y como apoyo al personal involucrado en el plan de digitalización , en OpenKM Academy podrá encontrar cursos de formación adaptados a diferentes perfiles.