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Diez preguntas para hacer a su proveedor de sistemas de gestión documental

Escrito por Mario Zules en enero 24, 2020

Los procesos intensivos en papel no sólo son una pérdida de tiempo; también pueden conducir a una disminución de la productividad en su negocio. Los sistemas de gestión documental ofrecen una forma efectiva de organizar sus registros y restablecer el orden en su organización.

Sin embargo, encontrar el gestor documental ideal para su empresa puede ser una ardua tarea. A menudo implica mucha investigación, y tener una lista de preguntas sobre el sistema de gestión de documentos a considerar, puede ayudar significativamente en este proceso. Veamos diez preguntas que debe hacerle a su proveedor de sistemas de gestión documental:

1. ¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

Un sistema de gestión de documentos es un sistema de archivo electrónico que una organización puede utilizar para organizar todos sus documentos en papel y archivos digitales. El software carga todos los documentos impresos a través de un escáner. Un sistema de gestión documental le permite insertar etiquetas y metadatos que se utilizan para organizar todos los archivos almacenados.

Los sistemas de gestión documental vienen con motores de búsqueda integrados que permiten a los usuarios navegar por sus vastas bibliotecas de documentos para acceder a los archivos apropiados. También vienen con configuraciones de permisos que aseguran que sólo las personas adecuadas puedan acceder a información valiosa.

Algunas de las características esenciales de un sistema de gestión de documentos incluyen:

• Búsqueda por palabras clave.
• Herramientas de monitoreo para permitirle ver qué usuarios están accediendo a sus documentos.
• Acceso autorizado a documentos importantes.
• Almacenamiento de diferentes tipos de documentos como correos electrónicos, hojas de cálculo, archivos de procesamiento de textos y archivos PDF.
• Soporte para acceder, compartir y editar documentos.
• Herramientas de control de versiones que rastrean ediciones a documentos y ayudan a recuperar versiones anteriores.
• Controles que regulan cuándo se eliminan documentos obsoletos.

2. ¿Qué debe buscar en un sistema de gestión de documentos?

Hay varias características críticas que buscar en un sistema de gestión de documentos. Debe informar a su proveedor de sistemas de gestión documental sobre sus necesidades para que pueda obtener especificaciones técnicas y precios. Como mínimo, su sistema de gestión documental debe incluir lo siguiente.

• Seguridad: el sistema de administración de documentos debe permitirle determinar quién puede usar archivos y carpetas. Debe poder establecer permisos de acceso para diferentes empleados.
• Facilidad de uso: un buen sistema de gestión de documentos no debería ser demasiado difícil de usar para sus empleados. Es difícil obtener la aceptación total de su personal cuando el software es difícil de usar.
• Estructura de archivos: debe elegir un software de gestión documental que tenga una estructura de archivos fácil de usar, que sus empleados comprendan fácilmente.
• Escaneo: cualquier sistema de gestión de documentos electrónicos que valga la pena, tendrá una variedad de escáneres para ayudarlo a cargar documentos impresos.
• Búsqueda: su sistema de gestión documental debe proporcionarle una forma rápida y fácil de encontrar archivos. Debería ser posible buscar documentos a través del nombre del archivo, el contenido dentro del archivo y la fecha en que se modificó por última vez.
• Acceso móvil: existe una alta probabilidad de que su personal necesite acceder a documentos desde sus tabletas y teléfonos inteligentes. Por lo tanto, debe elegir un software de gestión de documentos que admita múltiples dispositivos.

3. ¿Ofrecen sistemas de gestión documental específicos para cada sector?

La gestión de documentos no está generalizada para todas las empresas. Los documentos que producen se basan en muchos factores únicos, propios de la industria en la que opera.

Si, por ejemplo, opera en el sector de fabricación, el uso de un sistema de gestión documental diseñado para empresas del sector educativo puede obstaculizar sus operaciones en lugar de facilitar su trabajo.

Su proveedor de software de gestión de documentos electrónicos debe comprender su sector y los desafíos específicos que enfrenta para poder ayudarlo a obtener las mejores soluciones. Un proveedor que conozca los entresijos de su entorno podrá personalizar un sistema que satisfaga las necesidades únicas de su negocio.

Si un proveedor de software no puede ofrecer soluciones personalizadas, le resultará difícil integrar el sistema en sus procesos comerciales.

4. ¿Ayudará en el proceso de transición del sistema de gestión de documental?

Tener un sistema de gestión documental no es suficiente si no funciona como esperas. Para que pueda utilizarlo de manera efectiva, su proveedor de gestores documentales debe acomodar su transición al nuevo sistema. Deben ofrecer soporte desde el comienzo del proceso de conversión de documentos y durar mucho después de que haya lanzado oficialmente el sistema.

Para asegurarse de que obtendrá la asistencia adecuada, que necesita una vez que haya comenzado a usar su nuevo software, debe preguntar directamente a su proveedor si ofrecen algún soporte y qué tipo proporcionan. Un proveedor de sistemas confiable debe admitir tanto el software como el hardware.

El soporte confiable es vital porque ayudará a eliminar o minimizar cualquier interrupción que pueda evitar que su sistema de administración de documentos se convierta, como debe, en una parte esencial de su proceso empresarial.

5. ¿Se puede integrar el sistema de gestión de documentos que ofrece con mi software actual?

Su empresa ya utiliza sistemas de software que facilitan sus operaciones diarias. La introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos no debería exigirle que descarte sus otras soluciones o que realice esfuerzos redundantes.

Su sistema de gestión documental debe, por lo tanto, integrarse perfectamente con otros sistemas vitales en su organización, para evitar desafíos innecesarios.

6. ¿Qué problemas de gestión de documentos resuelve su software?

La gestión de documentos es más importante que comprar e instalar un software. Debe asegurarse de obtener una solución que satisfaga las necesidades de gestión documental de su empresa. Para identificar los problemas que necesita abordar, pregunte a sus empleados qué problemas encuentran diariamente.

Un sistema de gestión documental debe:

• Permitir que los empleados sigan y mantengan las guías de estilo de documentos de su organización.
• Proporcionar respaldo en línea para documentos almacenados físicamente.
• Permitir el archivo adecuado de documentos obsoletos.
• Permitir a los empleados seguir los procedimientos adecuados para compartir archivos.
• Proporcionar procedimientos electrónicos que garanticen que sólo las personas autorizadas puedan acceder a los archivos críticos.

7. ¿Dropbox es un sistema de gestión de documentos?

Dropbox es una aplicación de almacenamiento y sincronización en la nube que se usa comúnmente para compartir archivos y colaborar en entornos de trabajo. Es una manera fácil de realizar copias de seguridad y sincronizar automáticamente su trabajo en todos sus dispositivos.

Dropbox le permite crear y guardar carpetas en una carpeta compartida y trabajar en las carpetas colectivamente con cierto grado de control de versiones. Las actualizaciones recientes le han dado a Dropbox más funcionalidad, haciéndolo parecido a un gestor documental.
Sin embargo, si está buscando una herramienta de colaboración y uso compartido de archivos a nivel empresarial, no debe usar Dropbox. Dado que no fue diseñado para fines de gestión documental para organizaciones, Dropbox no ofrece el mismo nivel de seguridad, integración, rentabilidad, control de versiones y capacidades de búsqueda, que ofrece un sistema de gestión de documentos a nivel empresarial.

8. ¿Qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos?

Un sistema de gestión electrónica de documentos es una solución de software utilizada para organizar y almacenar diferentes tipos de documentos. Un Software de gestión de documentos y registros electrónicos es un tipo más particular de sistema de gestión de documentos que permite a sus usuarios organizar y almacenar documentos digitales.

Los sistemas de gestión electrónica de documentos se refieren específicamente a sistemas de software que manejan documentos digitales en lugar de documentos en papel, aunque en algunos casos, estos sistemas pueden manejar versiones escaneadas de documentos en papel.

9. ¿Cuáles son los mejores sistemas de gestión documental?

Hay muchas soluciones de gestión documental por ahí. La mejor solución para su organización es la que resuelve sus problemas de gestión de documentos más importantes.

Aquí hay varios puntos a considerar al determinar la mejor solución para usted:

• Tamaño de su organización: si tiene una organización grande con muchos empleados, su gestor documental debería ser capaz de manejar una gran cantidad de documentos y usuarios.
• Tipos de tareas realizadas: no todos los gestores documentales tendrán las características correctas para los trabajos requeridos en su negocio; verifique que la solución que elija coincida con la estructura del flujo de trabajo de su organización. Por ejemplo, si su rutina es escanear documentos, debe seleccionar un sistema de gestión documental con características y capacidades de escaneo robustas.
• El entorno TI de su empresa: su solución en gestión documental debe coincidir con las habilidades de su departamento IT. Si no tiene un departamento IT, elija un proveedor que ofrezca un excelente soporte técnico y una manera fácil de actualizar su software.
• Presupuesto: el software de gestión documental que elija se basará en la cantidad de dinero que su empresa está lista y dispuesta a gastar en el software, así como en las licencias necesarias.

10. ¿Tendrá el equipo técnico una tarea extra en seguridad?

Un proveedor de gestión documental confiable y de buena reputación enfatizará la importancia de las características de seguridad de sus sistemas. Estas características son esenciales para proteger el capital intelectual de su empresa y proteger la información corporativa y del cliente contra ataques externos.

Tenga en cuenta que con frecuencia necesitará monitorear y actualizar los niveles de seguridad para abordar las amenazas en evolución. Pregúntele a su proveedor con qué frecuencia ofrecen actualizaciones de seguridad y cómo recibirá comunicación sobre los nuevos parches.

Conclusión

No todas las soluciones de gestión documental se crean de la misma manera, y no todos los proveedores ofrecen el mejor software y servicios para su organización. Estas diez preguntas para hacerle a su proveedor de software de gestión documental lo ayudarán a determinar si son las personas adecuadas para trabajar y si sus soluciones EDRMS son las más adecuadas para su organización.