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Descubre el nuevo OpenKM

Escrito por Gaspar Palmer el 17 de septiembre 2021

La nueva interfaz de OpenKM, que se encuentra ya en distribución, facilita un entorno moderno y actualizado para realizar la operativa documental que puede necesitar cualquier empresa. Las pruebas de rendimiento realizadas antes de su lanzamiento han arrojado resultados inmejorables en relación a su desempeño, con altos volúmenes de carga y accesos, así como de usabilidad. La totalidad de los usuarios han reaccionado positivamente al nuevo entorno.

A todo lo anterior, tenemos que añadir otras mejoras sustanciales que incorpora y que no son perceptibles desde el exterior. Así que, al rendimiento mejorado y a la moderna interfaz de usuario hay que añadir lo siguiente:

• Rápida subida de documentos: a través de los canales habilitados, ya sea realizando un drag de documentos a la aplicación, como seleccionando los mismos de manera agrupada en nuestro almacén de archivos local. Resaltar en este punto que ambas acciones también pueden ser realizadas con carpetas y su contenido.
• Comparación de contenido y metadatos, ágil y efectiva con el beneficio que ello comporta para evitar duplicidades en el repositorio y por lo tanto su sobre dimensionamiento. Tampoco hay que olvidar la comparación entre versiones de un mismo documento, por contenido y metadatos.
• Acciones masivas: destacan por su presencia casi ubicua y por las ventajas que ofrecen. Cualquier acción es susceptible de trasladarse a grupos de documentos y carpetas e incluso metadatos, obteniendo el beneficio inmediato de la escala, generando eficiencia en el manejo de los documentos y metadatos; también de registros y carpetas.
• Búsquedas mejoradas: con filtración capilar para obtener resultados restringidos y útiles en las mismas, incluso a través de repositorios enormes, que por otro lado son fácilmente manejados por la aplicación.
• Servicio de reporting extendido: que permite la creación y lanzamiento de cualquier informe, según las variables requeridas; tanto manual como automáticamente en diferentes formatos para su mejor uso ( Word , PDF , Excel , CSV , etc. ). Proporcionando el acceso a los informes desde la interfaz, mediante previsualización o descarga. También se pueden automatizar.
• Uso avanzado de plantillas: que incluye la posibilidad de incorporar estructuras de carpetas y documentos para la creación de nuevo contenido. Cualquier formato documental es aceptado, filtrando el acceso a las plantillas incluso a nivel de nodo para evitar errores en la creación de los contenidos en la organización.
• Captura de datos automática a través del OCR zonal: que permite la creación de modelos en el sistema para extraer los datos clave, convertirlos en metadatos e incluso utilizarlos para catalogar automáticamente la información. Con la posibilidad de extenderlo a la gestión automatizada de las facturas, llegando incluso a su contabilización.
• Acciones disponibles desde cualquier vista: para disponer de un entorno dinámico y accesible que permita a los usuarios realizar la tarea que les corresponde desde cualquiera de los entornos de la aplicación. Sin tener que aplazar su realización evitando procrastinar. También se incluyen asistentes en todas las vistas que ayudan a redondear el objetivo anterior.
• Herramientas de gestión de PDFs: permitiendo la gestión de estos desde la propia interfaz de OpenKM. Facilitando la creación de nuevos documentos, también su catalogación, tras eliminar, cortar, duplicar o rotar páginas de los documentos en PDF.
• Plan de archivo para la gestión de expedientes: incluyendo tablas de clasificación y retención documental. Que permitirá a la entidad la gestión eficaz del capital intelectual, mostrando la organización de los registros desde su creación hasta su destrucción o expurgo, en caso de que sea adecuado, o su conservación definitiva.
• Edición en línea de documentos: desde la propia interfaz de usuario de OpenKM, a través de la integración de un editor accesible por el usuario directamente, permitiendo el versionado de documentos de un modo ágil y seguro, sin descargas ni ediciones externas .

Tampoco puedo dejar de mencionar los módulos que pueden complementar todo lo que propone la aplicación por sí misma, entre ellos quiero destacar especialmente los siguientes:

• EDX o Intercambiador de Documentos Electrónicos: que permite a usuarios externos, en número ilimitado, compartir documentos con el sistema de gestión documental (tanto incorporarlos como recibirlos) y tenerlos a disposición para su consulta.
• Receptor de facturas: es un portal web que simplifica la recepción de las facturas por parte de la organización, con la correspondiente catalogación para su posterior gestión y custodia. Que puede ser complementado con los servicios de extracción de metadatos, indexación, catalogación e incluso contabilización automática.
• Multitenant: permite crear diferentes sub-instancias de OpenKM para separar los espacios de trabajo de nuestras sucursales, utilizando los mismos recursos IT.
• Verificador de códigos QR: desarrollada para verificar que los documentos que se utilizan en físico se corresponden con la última versión almacenada en la aplicación. Ello evitará desviaciones y malos entendidos que pueden ocasionar costes muy altos.

Para terminar, quiero mencionar el esfuerzo realizado por todo el equipo para dar respuesta a las continuas peticiones de formación recibidas de usuarios y clientes. A día de hoy, la OpenKM Academy es una realidad que pone a disposición cursos de usuario básico, de administrador avanzado, y de consultor, entre otros.

Acabaré señalando que se puede disponer de la aplicación, que es multisistema operativo y multibase de datos, instalado en el propio servidor o desde nuestro datacenter. Incluso existe la posibilidad de disponer lo mejor de ambos a través de nuestra solución híbrida, en la que proporcionamos el hosting, así como el mantenimiento del servidor; y nos encargamos de la correcta realización de las copias de seguridad (diarias, incrementales), para tranquilidad de todos nuestros clientes. Todo ello, desde un servidor dedicado, que permite disfrutar de la aplicación a través de una licencia perpetua, que no penaliza el número de usuarios, ni el tamaño de repositorio, como en un cloud puro.