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Del Papel al Digital: Cómo OpenKM Facilita la Gestión de Presupuestos y Albaranes

Escrito por Ana Canteli el 13 mayo de 2024

La gestión documental ha sido un desafío constante para las empresas, especialmente en la transición de los procesos basados en papel a soluciones digitales. En este artículo, exploraremos cómo OpenKM, una avanzada plataforma de gestión documental, facilita la transición del papel al digital, centrándonos específicamente en la gestión de presupuestos y albaranes.

Orígenes Históricos del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) tiene sus raíces en el siglo XX, cuando Emanuel Goldberg desarrolló una máquina capaz de leer caracteres y convertirlos en código telegráfico estándar en 1914. Sin embargo, los avances significativos en OCR no llegaron hasta 1974, cuando Ray Kurzweil mejoró la capacidad de reconocimiento de caracteres impresos, con el objetivo de crear un sistema de lectura para personas con discapacidad visual.

Ventajas del OCR y la Automatización de Procesos Documentales

El OCR, junto con la automatización de procesos documentales, ofrece una serie de beneficios clave para las empresas:

• Automatización de Tareas: OpenKM permite la automatización de la captura, clasificación y archivo de documentos, lo que reduce la necesidad de tareas manuales repetitivas y mejora la eficiencia operativa.
• Eliminación del Papel: Con OpenKM, las empresas pueden decir adiós al papel y digitalizar sus documentos, lo que facilita el almacenamiento, organización y búsqueda de información.
• Ahorro de Tiempo y Aumento de la Productividad: La automatización de procesos documentales ahorra tiempo y aumenta la productividad al reducir el riesgo de errores humanos y mejorar la velocidad de acceso a la información.
• Seguridad y Trazabilidad: OpenKM ofrece funciones de seguridad avanzadas, como firmas digitales y pistas de auditoria para mejorar la trazabilidad de acciones, que garantizan la integridad y confidencialidad de los documentos.

Funcionalidad Relaciones y Casos de Uso en la Gestión de Presupuestos y Albaranes

La funcionalidad Relaciones de OpenKM juega un papel crucial en la gestión de presupuestos y albaranes, permitiendo la vinculación y seguimiento de documentos relacionados. Aquí hay un caso de uso ilustrativo:

El caso de uso trata de la subida de varios tipos de documentos: presupuestos y albaranes. Ambos tipos documentales comparten identificador, lo que servirá para crear una relación entre ellos. Esto es posible gracias a la creación de dos plantillas de reconocimiento óptico de caracteres y de un automatismo para crear la relación, automáticamente.

El usuario puede iniciar el proceso tanto con un presupuesto como con un albarán.

Tomamos un archivo como ejemplo de presupuesto.

 

En la plantilla OCR hemos establecido como validador el título: “petición de presupuesto” y en la esquina superior derecha aparece el identificador del documento. La plantilla OCR zonal se completa con la captura de otros campos como: Cliente, Referencia, Artículo, Página, etc. La plantilla OCR está preparada para ser capaz de leer los campos, incluso si se le han aplicado colores, como en este caso, en el que el identificador ha sido resaltado con un subrayador de color azul.

Este documento es el albarán.

En este caso el campo validador aparece en esta zona y se trata de un código alfanumérico que comienza por las letras BR. Y al igual que con la plantilla de presupuesto, también se capturan datos extra como el nombre del cliente, la cantidad, etc.

El campo que aparece destacado en azul, es el que utiliza OpenKM para establecer la relación entre presupuestos y albaranes.

Para comprobarlo, subimos a la plataforma un documento. Este es analizado por el motor OCR zonal, que extrae los metadatos del archivo. Si accedemos a los metadatos del archivo, comprobamos que OpenKM ha identificado el tipo documental, se trata de un presupuesto, y ha extraído todos los datos importantes, para cumplimentar el grupo de metadatos asociado a los presupuestos.

Si continuamos con el ejemplo, subiremos otro archivo. En este caso se trata de un albarán. Lo podemos comprobar en la pestaña metadatos, que muestra, de nuevo, cómo OpenKM identifica correctamente el tipo documental, asociando el grupo de metadatos correspondiente “nota de entrega” y cumplimentando los campos con los datos extraídos a través de reconocimiento óptico de caracteres.

Y ahora, si vamos a la pestaña Relaciones, vemos cómo el albarán está vinculado al presupuesto. Si hacemos clic en la relación, el sistema nos lleva al presupuesto, donde podemos ver el reflejo de la relación. Ahora en la pestaña Relaciones del presupuesto, vemos que figura la nota de entrega o albarán. Esta relación es de tipo padre-hijo, es decir, un presupuesto origina una nota de entrega. Y este automatismo funciona en todos los casos de uso registrados, es decir, un presupuesto puede estar relacionado con multitud de albaranes.

Todo lo que hemos visto en este ejemplo es customizable. Desde las plantillas OCR zonal, a la definición de las posibles relaciones, entre otras características.

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