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Convierte tu información en conocimiento con OpenKM

Escrito por Guido Lara, OpenKM Ecuador, en junio 16, 2023

En la era digital actual, las organizaciones se enfrentan a una cantidad abrumadora de información. Desde contratos y facturas hasta registros de empleados y datos de clientes, gestionar y organizar estos documentos puede ser una tarea desalentadora. Aquí es donde entra en juego un robusto Sistema de Gestión Documental (DMS, por sus siglas en inglés) como OpenKM. En este artículo, exploraremos cómo OpenKM puede ayudarte a agilizar tus procesos de gestión de documentos, convirtiendo tu información en conocimiento valioso.

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

En pocas palabras, un Sistema de Gestión Documental (DMS) es una solución de software diseñada para capturar, almacenar, organizar y recuperar documentos y archivos electrónicos de manera eficiente. Proporciona un repositorio centralizado donde las empresas pueden gestionar sus documentos y agilizar sus flujos de trabajo. Con el DMS adecuado, las organizaciones pueden mejorar la productividad, fomentar la colaboración, garantizar el cumplimiento normativo y reducir los costos asociados con el manejo manual de documentos.

Agiliza la Captura y Almacenamiento de Documentos

OpenKM ofrece una potente solución de captura y almacenamiento de documentos, que te permite digitalizar y almacenar fácilmente tus documentos en papel. Con funciones avanzadas de escaneo, puedes convertir documentos físicos en archivos electrónicos rápidamente. El repositorio centralizado de OpenKM asegura que todos tus documentos se almacenen de manera segura en un lugar centralizado, accesible para usuarios autorizados. Esto elimina la molestia de buscar en múltiples carpetas y unidades, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Organización y Recuperación Eficiente de Documentos

Una de las características clave de OpenKM es su capacidad para organizar y recuperar documentos de manera eficiente. Con OpenKM, puedes crear una estructura jerárquica, clasificar documentos y aplicar etiquetas de metadatos para una clasificación sencilla. Esto permite una navegación rápida y una recuperación ágil de documentos utilizando capacidades avanzadas de búsqueda. Ya sea que estés buscando por nombre de documento, fecha o palabras clave específicas, los algoritmos de búsqueda inteligentes de OpenKM aseguran que encuentres la información que necesitas en segundos.

Colaboración y Automatización de Flujos de Trabajo

OpenKM fomenta la colaboración y agiliza tus flujos de trabajo al permitir el intercambio de documentos y el control de versiones de forma fluida. Múltiples usuarios pueden acceder y colaborar en el mismo documento simultáneamente, eliminando la molestia de enviar archivos por correo electrónico. Además, las capacidades de automatización de flujos de trabajo de OpenKM te permiten definir y automatizar procesos centrados en documentos. Como aprobaciones, revisiones y notificaciones fluidas. Esto no solo mejora la productividad, sino que también reduce errores y cuellos de botella en tus procesos de gestión de documentos.

Seguridad y Cumplimiento Mejorados

Asegurar la seguridad y el cumplimiento de tus documentos confidenciales es primordial. OpenKM ofrece sólidas funciones de seguridad, que incluyen control de acceso basado en roles, encriptación de documentos y registros de auditoría. Con controles de acceso detallados, puedes definir quién puede ver, editar o eliminar documentos específicos, garantizando que la información sensible permanezca protegida. Además, las capacidades de gestión de cumplimiento de OpenKM te ayudan a cumplir con regulaciones y estándares específicos de tu industria, minimizando el riesgo de consecuencias legales y financieras.

Integración y Escalabilidad

OpenKM se integra perfectamente con otras aplicaciones empresariales, como sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), software de planificación de recursos empresariales (ERP) y clientes de correo electrónico. Esto permite un ecosistema unificado de gestión de información, eliminando silos de datos y mejorando la eficiencia. Además, OpenKM es altamente escalable, adaptándose a las crecientes necesidades de tu organización a medida que aumenta el volumen de documentos.

Conclusión

En el mundo actual impulsado por la información, contar con un Sistema de Gestión Documental eficiente es crucial para que las organizaciones sean competitivas y tomen decisiones informadas. OpenKM proporciona una solución integral que capacita a las empresas para gestionar, organizar y recuperar sus documentos sin esfuerzo. Al aprovechar las características de OpenKM, puedes transformar tu información en conocimiento valioso.

Autor: Guido Lara OpenKM Ecuador (www.openkm.ec)