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Conservación y preservación digital

Escrito por Ana Canteli en mayo 21, 2021

La preservación digital es un concepto que no por pasar desapercibido o incluso ser ignorado es menos importante. De hecho, debería formar parte de la gestión documental de cualquier organización. No en vano la conservación de documentos relacionados con acciones, acuerdos, transacciones o tomas de decisiones es primordial, para garantizar la rendición de cuentas a las partes interesadas. Además, dada la amplitud en la creación y uso de documentos digitales es habitual encontrar este tipo de contenidos como pruebas en procesos judiciales o en auditorias.

La conservación y preservación de patrimonio digital es un conjunto de medidas, técnicas, procesos y recursos orientados a garantizar la permanencia de la información digital y que ésta pueda usarse manteniendo sus características fundamentales, esto es: integridad, autenticidad, fiabilidad, legibilidad y sus funcionalidades, con independencia de los cambios tecnológicos u otras causas que puedan alterar la información que contienen. Y es que nuestra capacidad para crear y registrar información ha aumentado exponencialmente, mientras que la duración de los soportes ha disminuido, casi a la misma velocidad. 

La conservación digital tiene por objeto garantizar la preservación y uso de la información en el largo plazo, por eso es tan importante abordarla, no de forma aislada, sino en su conjunto; teniendo en cuenta todas las tareas que la componen. De poco serviría conservar un fichero, si luego no se puede usar. Al contrario que en el caso de la conservación de documentos analógicos, la preservación digital pondera más la protección de la información que el soporte. De hecho, garantizar el uso a largo plazo es un reto mayor que simplemente conservar intacta la cadena de bits.

¿ Qué problemas soluciona la preservación digital ?

El hecho de que la información digital carezca de soporte físico, unido a la dependencia de la tecnología para acceder y decodificarla, hace que los datos que la componen puedan verse alterados por distintos factores:

• Obsolescencia tecnológica: la preservación digital vela, mediante diferentes estrategias, porque la información no quede atrapada en formatos que se vuelven inaccesibles, debido a la desaparición en el mercado de todos o algunos de los componentes informáticos (software y hardware) de su entorno.
• Deterioro del soporte: Con el tiempo, los elementos materiales en los que se ha grabado la información envejecen, perdiendo las características que garantizaban el uso y acceso al contenido. Otros factores, como la temperatura y humedad también han de ser tenidos en cuenta, a la hora de garantizar la conservación de los recursos digitales en el largo plazo. 
• Seguridad: las condiciones de seguridad de la información pueden verse amenazadas por multitud de factores, pero en relación a la preservación digital tenemos en cuenta sobre todo el impacto de los errores humanos, como la falta de control de versiones; intentos deliberados de alteración o eliminación de la información, o los fallos en los sistemas necesarios para el acceso o uso de los datos.
• Pérdida de información: también motivada por multitud de razones. Desde la aplicación de políticas de cifrado arbitrarias, imposibilidad de gestionar autorizaciones legales, errores en la gestión documental adecuada - mala identificación, descripción parcial de los objetos digitales - , hasta la falta de recursos en forma de tiempo o conocimientos, pasando por la aplicación incompleta de la política de preservación. 

Para evitar todos estos problemas es altamente recomendable la creación e implementación de un plan de preservación en la organización.

¿ Qué es un plan de preservación digital ?

Es el programa de conservación de una colección de objetos digitales en el que se definen los siguientes aspectos:

• Las políticas de preservación: obviamente no se puede conservar todo, por lo que habrá que definir los criterios que califican un contenido digital como sujeto de preservación. Normalmente se tienen en consideración todos los archivos que corren el riesgo de obsolescencia tecnológica.
• El contexto: permite la interpretación y comprensión de la información en el largo plazo. Así, los usuarios contarán con información detallada sobre las herramientas tecnológicas que les permiten reproducir la información que pretenden consultar.
• La estrategia de preservación: hay varias. Las más importantes son: el uso de metadatos descriptivos y de conservación. Esta estrategia añade propiedades de grupo a los archivos que proporcionan información descriptiva, que ayuda a la recuperación de los objetos; e información de conservación que indica cómo acceder a los datos. Y la migración. Es la estrategia más utilizada. Significa convertir los recursos digitales  a nuevos formatos para no perder la información que contienen.
• Las funciones y responsabilidades del plan de preservación y su seguimiento: lo ideal para articular el plan de preservación es contar con la colaboración de la directiva que vinculará recursos financieros y humanos a la concepción, implementación y mantenimiento del plan dentro de la empresa.
• Calendarios de conservación: determinan los requisitos legales, normativos y corporativos para la retención documental. El sistema de gestión documental de OpenKM proporciona un plan de archivo que ayuda a cumplir con este requisito 

¿ Cómo hacer un plan de preservación ?

 A la hora de abordar un plan de preservación hay que tener en cuenta multitud de factores. Entre ellos, las características del entorno de mantenimiento son muy importantes, dado que definirán la estrategia de conservación de archivos digitales más adecuada. El responsable o el equipo encargado del plan de preservación tienen que conocer los siguientes aspectos:

• Si la organización cuenta con servidores propios de documentos y datos y cómo son.
• Si utiliza almacenamiento en la nube.
• Cómo se gestiona el flujo documental por correo electrónico.
• Si la empresa permite guardar contenidos en los discos duros de los pc.

 En cuanto a los servidores, el objetivo es la centralización de toda la documentación de la entidad en una misma ubicación, para facilitar la actuación y la aplicación de las medidas; ya que alternativas como el almacenamiento en los discos duros de los ordenadores tiene bastantes desventajas:

• Problemas de acceso a los documentos; ya que estos se convierten en accesibles cuando el usuario crea carpetas compartidas en las que deposita los ficheros, algo que puede poner en entredicho su autenticidad.
• Duplicación de documentos por parte de cada usuario y falta de control de versiones, que afecta a la fiabilidad, ya que éstos no se encuentran centralizados.

OpenKM ofrece un sistema de gestión documental de software libre, que permite gestionar el ciclo de vida completo de los recursos digitales, incluida la política de preservación digital que la organización desee implementar. El software está disponible en versión on-premise, instalado en el servidor de la entidad. También es posible instalarlo en versión híbrida o en modalidad Cloud. 

En el caso en el que la organización esté interesada en el almacenamiento en la nube es recomendable hacer las siguientes valoraciones:

• Tener en cuenta este tipo de almacenamiento, si es posible a la hora de concebir los protocolos de mantenimiento y preservación digital.
• Establecer plazos de mantenimiento de los recursos en la nube.
• Conocer el espacio contratado y las posibilidades de incrementarlo.
• Las políticas de copias de seguridad.
• las características del proceso de desvinculación.

Con OpenKM Cloud la organización puede adaptar el  tamaño de la nube a sus necesidades a lo largo del tiempo. Esta modalidad incluye el soporte técnico, el mantenimiento del hosting y las copias de seguridad incrementales. Por otro lado en OpenKM, tanto en su versión servidor como en la nube, el cliente ostenta en todo momento la propiedad de su información. El sistema incluye funcionalidades de exportación completa - no sólo el repositorio inicial, si no todo el trabajo que haya desarrollado en el sistema -.

Respecto al control de los documentos en y de correos electrónicos, la organización debería incorporarlos al repositorio documental, lo que supone trasladarlos en formato PDF o XML. A este respecto, el software de gestión documental de OpenKM incluye un módulo de archivo de e-mails que los indexa, facilitando su vez la búsqueda en base a múltiples criterios, aplicables simultáneamente: rango de fechas, autor, destinatario, si contiene adjuntos o no, ruta dentro del sistema, etc.

Estándares para un plan de preservación digital

Un aspecto fundamental de la implantación de un sistema de gestión de documentos es determinar qué estándares y formatos se van a utilizar. El uso coherente de los estándares apropiados es esencial puesto que proporcionan un punto de referencia para desarrollar el proyecto de gestión de patrimonio digital con garantías de autenticidad y fiabilidad. Estos contienen instrucciones que permiten asegurar que el sistema de la organización desempeña sus funciones de manera fiable y efectiva.

Para hacer frente a la rápida evolución de las tecnologías y la necesidad acuciante de interoperabilidad entre sistemas, la adopción de estándares y formatos es básico. La interoperabilidad se fundamenta en  aquellos estándares que establecen las características que requiere el sistema de gestión documental  para que diferentes programas puedan trabajar juntos o interactuar intercambiando información.

Esta necesidad ha llevado a la elaboración de estándares y formatos, que tienen como objetivo orientar sobre las cuestiones técnicas que surgen cuando una organización se plantea la implementación de un plan de conservación y preservación digital. Aquí citamos las más importantes:

• MoReq2010 (Modular requirements for records systems): El objetivo de este estándar es proporcionar un exhaustivo conjunto de requisitos para las aplicaciones de gestión de documentos digitales, adaptable a diversas actividades, sectores y tipos de organización. Trata de definir un conjunto de servicios básicos para los diferentes tipos de aplicaciones de gestión documental que con una perspectiva modular  establece un modelo de información que incluye tipos de entidades (información sobre agrupaciones documentales, eventos, roles, usuarios, etc.), estructuras de datos, metadatos de sistema y definición de funcionalidades.

• El estándar DoD 5015.02-STD (Electronic records management software applications design criteria standard): establece los requisitos funcionales básicos para la clasificación de seguridad, control de acceso y otros procesos. Identifica las características aconsejables para una aplicación de gestión documental. También incluye los requisitos para garantizar la interoperabilidad entre aplicaciones de gestión de documentos digitales.

• La Norma ISO 16175-2: Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos: establece un conjunto de requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos, habitualmente conocidos como electronic records management systems (ERMS) o enterprise content management systems (ECMS). Estos requerimientos se aplican a los documentos creados mediante correo electrónico, procesador de textos, hoja de cálculo o aplicaciones de digitalización  que se gestionan mediante este tipo de sistemas.

• Content management interoperability services (CMIS): define un modelo conceptual y los enlaces de servicios web que pueden ser usados por las aplicaciones para trabajar con uno o más CMS. La interfaz CMIS funciona como una capa de servicios que facilita el intercambio de información entre las aplicaciones de la organización y los repositorios documentales, por lo que se propone definir un conjunto de capacidades genéricas y de servicios para mejorar la interoperabilidad entre un repositorio y otro, o entre una aplicación y un repositorio.

El software de gestión documental de OpenKM está preparado para cumplir todos los requisitos de los estándares que mejor se adecuen a los objetivos de la empresa.

Formatos documentales para un plan de preservación digital

A fin de facilitar la conservación a largo plazo, la exportación y la migración, es recomendable el uso de estándares abiertos o de uso universal. Estos formatos aseguran una mayor eficacia en la realización de procesos y controles de gestión documental y un mayor nivel de interoperabilidad entre sistemas.

En los entornos electrónicos se ha extendido el uso del formato PDF/A como el estándar para los archivos digitales que han de conservarse durante largos períodos de tiempo. Este formato sirve para presentar documentos electrónicos, conservado la apariencia visual, con independencia de las aplicaciones utilizadas para crear, almacenar o representar los ficheros informáticos.

Un documento creado en formato PDF/A es un documento:

• Autocontenido: contiene todos los elementos necesarios para su representación
• Autodocumentado: contiene su propia descripción
• Independiente del dispositivo.  

Así, un fichero PDF puede generarse a partir de otros formatos electrónicos o digitalizando documentos, pero mantiene una estructura lógica y permite la inserción de metadatos.

Con el formato PDF/A no se necesitan las aplicaciones que normalmente se requieren para abrir y visualizar documentos electrónicos. Esto nos permite evitar la obsolescencia del software además de permitir  las búsquedas por contenido del texto. También admite la incrustación de firma electrónica sobre el documento. Todo esto hace del PDF/A el formato idóneo para mantener inalterados los documentos a largo plazo. 

El software de gestión documental de OpenKM contiene un conversor a PDF e incluye un set de herramientas PDF que permite a los usuarios trabajar con soltura con este tipo de contenidos. Aparte de visualizar el documento, se puede dividir, rotar y extraer páginas o eliminar en caso necesario.