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Conservación de documentos electrónicos

Escrito por Ana Canteli el 17 agosto de 2018

La tarea de conservación de documentos electrónicos pretende identificar los documentos a conservar, promover la preservación digital y proporcionar acceso a la información digital que contienen. Las aplicaciones de la conservación de los documentos son múltiples; desde la protección de derechos, hasta la viabilidad de la rendición de cuentas, pasando por la promoción de la participación de los actores afectados por, o vinculados a, las estrategias de conservación a largo plazo o copias de seguridad.

Gracias al uso intensivo de las tecnologías de la información y la comunicación, cada vez existen más documentos digitales nativos y más digitalizaciones de documentos, que deben ser preservados a la vez que se garantizan los siguientes atributos: autenticidad, fiabilidad, legibilidad y funcionalidades. La evolución técnica ha hecho que nuestra capacidad de registrar información haya aumentado exponencialmente con el tiempo, mientras que la longevidad de los medios digitales utilizados para la preservación de los documentos, ha disminuido a la misma velocidad.

El primer desafío a gran escala en materia de preservación documental, surge debido al alto grado de degradación de materiales tradicionales como el papel fabricado con madera, detectado a mediados del siglo XIX. Este problema, denominado “fuego lento” - porque su efecto destructivo era tan letal como los incendios, aunque más lento - fue dado a conocer a mediados del siglo XX. Antes, la conservación de los documentos físicos era equivalente a la conservación de la información que contenían, lo que garantizaba su usabilidad a largo plazo. Sin embargo, en el objeto digital, preservar el soporte es condición necesaria para mantener las condiciones de uso, pero no suficiente para la conservación de documentos electrónicos. Además, hay que tener en cuenta otras variables:

• La fiabilidad y la integridad de la información: ya que la grabación de información en formatos digitales no se hace en un formato fijo y los datos se pueden reproducir, alterar o borrar fácilmente; lo que derivaría en una violación de la política de privacidad.
• La obsolescencia de los soportes digitales: que determina la necesidad de mantener el entorno informático original o renovarlo con cierta frecuencia.
• La necesidad de que los usuarios sepan utilizar las tecnologías sucesivas (usabilidad).

Ésto, que ocurre con gran parte de los contenidos que se crean en el mundo, deben ser preservados por estrategias de conservación debido al interés que representan: legal, histórico, científico o cultural; resultado de actividades de organismos públicos o privados y que deben ser conservados para el conocimiento y uso de generaciones futuras.

El marco normativo en materia de conservación de documentos electrónicos, debe tener un alcance amplio, es decir; cubrir el ciclo de vida completo de los documentos y ser aplicable en toda la organización. Tiene que ser aplicable también sobre todas las actividades diarias; por lo que los procedimientos deben ser documentados de forma clara y concisa, para ser puestos en práctica. Y debe ser refrendado por la dirección, que así muestra su compromiso con el objetivo de preservación.

Los recursos de todas las organizaciones son limitados, por lo que será necesario establecer una estrategia de conservación de los recursos digitales, teniendo en cuenta las necesidades y recursos, los intereses de los usuarios y diferentes aspectos como formato, estado, uso… El plan de conservación, basado en la normativa de la organización - que a su vez debe estar inspirado en normas de mayor rango; sectorial, regional, nacional o incluso internacional - debe dar respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿ Qué recursos van a ser preservados ?
• ¿ Cuándo empieza el tratamiento de los recursos seleccionados ?
• ¿ Cuál es la problemática de conservación de documentos digitales ?
• ¿ Qué métodos van a ser utilizados para la conservación de documentos digitales ?

¿ Qué recursos van a ser preservados ?

Desde el punto de vista organizativo, los documentos electrónicos presentan 3 funciones fundamentales:

• Operativa: los documentos electrónicos son la base de la operativa habitual de la organización. En esta fase, el uso de las tecnologías es intensivo para permitir un desarrollo más eficiente y eficaz del trabajo. Sin embargo, las condiciones especiales de los documentos digitales, rara vez se tienen en cuenta en este fase.
• Responsabilidad organizativa: las organizaciones demuestran su adherencia al marco normativo y legislativo a través de documentos electrónicos, auténticos e íntegros que son almacenados en softwares que garantizan su almacenamiento seguro y posterior acceso.
• Archivo histórico: los documentos que se han considerado lo suficientemente valiosos o importantes para ser conservados en el largo plazo, documentan la historia corporativa de la organización y deben ser mantenidos y migrados entre plataformas tecnológicas que aseguren su integridad y contexto.

¿Cuándo empieza el tratamiento de los recursos seleccionados ?

Cuando los documentos dejan de tener utilidad para el desarrollo de actividades diarias o cotidianas, se puede pensar en la idoneidad de la aplicación del plan de archivo, dentro del marco de gestión documental global de la entidad.

¿ Qué problemas tiene la conservación de documentos digitales ?

Los problemas derivados de las características del documento electrónico, la dependencia del hardware y software para poder acceder, ver y utilizar el documento.

La obsolescencia tecnológica, debido a la caducidad de aparatos y programas necesarios para acceder a y utilizar documentos electrónicos ( condicionados a su vez por su versión, formato y tecnología ); hace que si esta situación no se soluciona a tiempo, los archivos electrónicos se conviertan en “documentos huérfanos”. El archivo en sí no ha sido dañado, pero la información ya no es accesible porque la tecnología que lo originó ha caído en desuso.

Por otro lado, la degradación de los soportes es otra amenaza a la conservación de documentos en formato digital, debido a su fragilidad. Existen factores internos, relacionados con los materiales que los componen, sobre los que se graban datos a través de procesos magnéticos u ópticos. Pero también factores externos como la temperatura y la humedad, que afectan directamente las labores de almacenamiento. En cuanto al almacenamiento es necesario mantener una serie de condiciones.

Plan de conservación de documentos electrónicos

Desde el punto de vista de la gestión documental electrónica, las estrategias de conservación deberían centrarse en las fases de diseño, uso y conservación de los documentos.

Para acometer estas fases, las organizaciones suelen apoyarse en el uso de sistemas de gestión de documentos y registros electrónicos. Los softwares de gestión de documentos y registros electrónicos, soportan la gestión de la información electrónica de 2 formas diferentes, pero complementarias:

• Gestión de documentos electrónicos: ayuda a las organizaciones a utilizar su información más eficientemente, contribuyendo con un mejor control de la creación, almacenamiento, revisión y distribución de los documentos entre los usuarios (también de correos electrónicos) cumpliendo la política de privacidad. Lo mismo ocurre con el control de flujo de archivos.
• Gestión de registros: ayuda a la organización en la gestión eficaz de documentos, sobre todo en lo que respecta a la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de información en forma de registros, que muestran las actividades y operaciones de la organización.

El sistema de gestión de documentos y registros electrónicos de OpenKM, presenta la plataforma ideal para la satisfacción de estos objetivos. Además presenta una serie de ventajas intrínsecas.

• Es integrador: gracias a sus SDK’s en Java, PHP y .NET es capaz de integrarse con terceras aplicaciones ya presentes en la organización; facilita la interoperabilidad con otros sistemas y contribuye a crear un sistema de gestión del conocimiento. Y puede ser a su vez utilizado como archivo de correos electrónicos.
• Es escalable: tanto la versión OpenKM Cloud, como la versión OpenKM Profesional, son adaptables al tamaño de repositorio y al número de usuarios.
• Es sostenible: la tecnología open source OpenKM contribuye a que el contenido, contexto y estructura de los documentos sean mantenidos en el tiempo.

Como habíamos dicho con anterioridad, la organización o profesionales de la archivística o gestión documental, que deseen procurar la preservación del patrimonio digital de la organización, deberían llevar a cabo una estrategia de gestión documental, organizada en las siguientes fases o etapas.

Primera etapa: Diseño

Se trata de definir el diseño de los documentos electrónicos y de los procesos en los que éstos participan, de acuerdo con la política de privacidad, para garantizar la fiabilidad, la autenticidad, la disponibilidad, integridad y descripción y selección de los archivos.

• Fiabilidad: la información presente en el archivo es representación completa y precisa de las operaciones, actividades y hechos de los que da fe.
• Autenticidad: en el documento electrónico persisten a lo largo del tiempo las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido. El plan de archivo, presente en OpenKM ayuda a preservar esta cualidad.
• Disponibilidad: entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento. OpenKM incluye un completo y potente motor de búsqueda que permite buscar y por lo tanto encontrar cualquier dato o información que sea de interés.
• Integridad: un documento es íntegro cuando está completo en todos sus aspectos (estructura y contenido). El sistema de gestión documental, gracias a su suite software y su tecnología open source, proporcionan el entorno necesario para mantener este atributo en el largo plazo.
• Descripción: se trata de definir el contenido del documento, el proceso en el que participa, y el contexto en que ha sido registrado. De nuevo, el módulo plan de archivo de OpenKM resulta de gran utilidad para este requisito.
• Selección: la evaluación y valoración de las series documentales debería incorporarse en la fase de diseño, para incluir también la selección de documentos digitales para su conservación. Es el resultado más visible del plan de archivo de la organización.

Segunda etapa: Utilización.

Una vez que que se ha comprobado que los documentos son fiables, auténticos, íntegros y están disponibles, es importante que conserven estos atributos a lo largo del tiempo. La autentificación de usuarios es una fórmula que permite que sólo los usuarios seleccionados, puedan acceder al documento. En OpenKM, sólo los usuarios con login y contraseña pueden acceder al gestor documental. Al mismo tiempo, la asignación de roles y perfiles va a adecuar el entorno de trabajo a las necesidades del usuario. Por último, desde la pestaña seguridad ligada a cualquier contenido dentro del sistema, ( carpeta, documento, correo electrónico - incluidos los adjuntos - o registro ) se puede definir la lista de privilegios que el usuario tiene ( privilegio de lectura, de escritura, de descarga… )

Por otro lado, el acceso y uso de documentos implica otros requisitos complementarios:

• Interconexión: de unos archivos con otros en el lugar y orden correcto en función del procedimiento, para seguir su evolución y mantener el documento digital íntegro en todas sus fases. En este aspecto OpenKM ofrece la funcionalidad Automatismos, que permite a la organización la definición del proceso de acuerdo a los requisitos del mismo. De esta manera se evitan errores humanos, desvíos en el cumplimiento de normativas y posibles pérdidas de productividad. Por otro lado, el motor workflow de OpenKM hace posible la definición de flujos de trabajo que agilizan la gestión de procesos de negocio. La sección Activity Log permite ejercer una auditoría completa sobre el documento y la pestaña Historial permite acceder al ciclo de vida del documento, junto a todas sus versiones e incluso viendo destacadas las diferencias de contenido entre ellas.
• Interrelación: la pestaña Relaciones hace posible ver las vinculaciones que el archivo en formato electrónico mantiene con otros documentos y qué tipo de relación les une (bidireccional, de padre-hijo , grupal ).
• Transferencia: los documentos pueden ser conservados en el gestor documental, pero si por motivos de espacio u otras consideraciones la organización prefiere el traslado de los archivos a otro entorno de almacenamiento, el gestor documental de OpenKM puede servir para la satisfacción de esta fase del ciclo vital del documento.

Tercera etapa: conservación.

Los documentos en formato físico, conservan su autenticidad si se les mantienen en la misma forma, status y estado de transmisión en el que han sido creados, recibidos o guardados. Sin embargo, para que los documentos electrónicos conserven su autenticidad han de renovar el formato constantemente y migrar de forma periódica.

La renovación significa la creación de una reproducción completa, tanto del contenido como de los elementos formales de un documento. De esta forma se considera el nuevo documento electrónico, copia fidedigna del original. El sistema de gestión mime type de OpenKM, permite el uso de los documentos sin que la extensión o versión de los archivos sea una limitación. A cada nuevo formato o versión, el administrador de la plataforma puede añadir el nuevo tipo mime, a medida que estos van surgiendo. Así, los usuarios van a poder acceder y utilizar los archivos a lo largo del tiempo.

La migración consiste en la transferencia periódica entre versiones diferentes de tecnología que permite conservar la información, pero sin garantizar que el nuevo documento sea una réplica exacta del original, porque ésta técnica se centra en la reproducción del contenido del documento, pero para ello cambia la configuración y/o el formato.

La conservación es el paso que certifica, a través de procedimientos de control, que los documentos que han dejado de ser necesarios para la gestión diaria, son almacenados correctamente ( los centros de información son una posibilidad ) y que los resultados de la renovación o migración son óptimos.

La conservación de documentos electrónicos es una actividad fundamental para todo tipo de organizaciones, tanto públicas como privadas, que les permite cumplir con obligaciones e intereses tanto a nivel interno como a nivel público o legal. Ofrece también numerosas ventajas, como el ahorro de espacio, la gestión del riesgo - al poder guardar copias en entornos físicos seguros o alejados del entorno de producción - mientras garantiza la autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad de la información en el largo plazo.