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Conecta y Colabora: OpenKM como portal interno

Escrito por Ana Canteli el 26 de febrero 2024

En el dinámico entorno empresarial actual, la gestión documental eficiente se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito y la competitividad de las organizaciones. La capacidad de acceder rápida y fácilmente a la información relevante, así como de gestionar y compartir documentos de manera segura y colaborativa, es crucial para agilizar las operaciones comerciales, optimizar los procesos internos y garantizar el cumplimiento normativo. En este contexto, OpenKM emerge como la solución ideal. Con su enfoque altamente personalizable y su robusta suite de herramientas, OpenKM permite a las empresas crear un entorno digital centralizado donde los empleados pueden almacenar, buscar, acceder y compartir documentos de manera eficiente. Desde la gestión de albaranes hasta la documentación de recursos humanos y la prevención de riesgos laborales, OpenKM ofrece una plataforma versátil y escalable que se adapta a las necesidades específicas de cada organización, ayudando a mejorar la productividad, la colaboración y la seguridad de la información.

Por ello, hoy hablaremos de la capacidad de OpenKM de convertirse en un Portal para el cliente interno. Con ello, lo que se busca es crear una plataforma bidireccional de intercambio de documentos. Tan sencillo como eso; de forma que se simplifiquen y se agilicen operaciones comerciales, a la vez que se protege la seguridad de la información. Para mostrarlo, describiremos varios casos de éxito de OpenKM en diversos sectores.

Caso de uso: gestión de albaranes

Se trata de una empresa a nivel nacional, con 24 sucursales distribuidas por todo el país. Para mejorar la gestión de albaranes - que hasta el momento, se acumulaban físicamente en cada oficina, hasta que eran enviadas por correo postal, a la sede principal - se optó por instalar OpenKM, de forma que, cada vez que un empleado recibía un albarán de un proveedor, este digitaliza el albarán haciendo una foto al documento, y la sube a OpenKM. El software de gestión documental, automáticamente reconoce el tipo de documento, extrae la información clave, además de añadir datos sobre el empleado autor de la operación, entre otros. La persona o departamento responsable, recibirá notificaciones sobre cada actualización, en caso necesario, y el sistema creará una ruta de almacenamiento para ese alabarán, en función de los criterios seleccionados por la empresa. Se puede archivar un albarán por el nombre del proveedor, a su vez, por fecha, y añadir categorías por forma de pago, empleado, etc. En este caso, además, OpenKM estaba integrado con el ERP de la empresa, por lo que el gestor documental enviaba el informe de albaranes en formato CSV para actualizar el registro de stock de la empresa

Caso de uso: documentación RR.HH

Una empresa con 100 empleados, enviaba hasta el momento todas las nóminas por correo electrónico. A su vez, utilizaban el mismo sistema para registrar bajas, peticiones de vacaciones, recibir CVs, informar sobre cambios operativos y de políticas, etc. Se decidió implementar OpenKM de forma que cada empleado cuenta con un espacio propio en el sistema de gestión documental, donde recibe notificaciones cada vez que llega nueva documentación, como por ejemplo, las nóminas. Mediante plantillas, los empleados pueden solicitar días de descanso, registrar la documentación de las bajas médicas. Y la empresa también aprovecha para comunicar con garantías, los cambios operativos, de protocolo de seguridad o actualizaciones de políticas que puedan producirse. Además, OpenKM incorpora un calendario de documentación próxima a caducar, como por ejemplo, el DNI de los empleados. Éstos, reciben una notificación cuando la fecha del documento requiere su actualización.

Caso de uso: prevención de riesgos laborales

Una empresa de prevención de riesgos laborales es la encargada de realizar los reconocimientos médicos de los empleados de sus clientes. Para garantizar el control documental, la seguridad de la información y la confidencialidad de los datos, la empresa eligió OpenKM por su robustez y solidez en materia de seguridad documental. El personal médico tiene acceso al expediente de cada paciente, de forma que actualiza las pruebas necesarias para cada reconocimiento médico. La empresa cliente, recibe un informe con el listado de los empleados que han sido declarados aptos, mientras que los empleados, reciben un informe sobre las pruebas médicas realizadas que se facilita, para mayor facilidad, a los interesados, mediante un token de descarga, a su whatsapp.

Caso de uso: plataforma para franquiciados

Una franquicia requiere de un portal cliente interno para mantener la comunicación actualizada con sus franquiciados. Gracias a OpenKM la franquicia mantiene actualizado el registro de todo el material comercial, que los franquiciados tienen que imprimir y emplazar en los establecimientos. A su vez, los franquiciados aprovechan las funcionalidades de OpenKM para dar su opinión, resolver dudas, u obtener información sobre cualquier tema relacionado con el negocio.

De momento solo hemos visto 4 posibles escenarios de los muchos en los que OpenKM puede jugar un papel importante en la mejora de su empresa. Pídanos una demo, y le ofreceremos asesoramiento sobre la mejor forma de implementar OpenKM como portal del cliente interno en su organización.