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Cómo utilizar la gestión documental para negociar su mejor contrato

Escrito por Charles Ambrose el 10 de julio 2020

Un sistema eficaz de gestión de documental es un componente vital en la preparación, negociación y aprobación de procesos al crear un contrato. Sin un gestor documental capaz, podría perder tiempo y dinero, y terminar con malas comunicaciones contractuales. En contraste, un sistema de gestión de documentos electrónicos efectivo puede impulsar el intercambio de valor para crear mejores y más rentables negocios.

En muchas empresas, los sistemas de gestión de documentos y registros electrónicos han reemplazado a los sistemas basados ​​en papel. De esta manera, las empresas pueden aprovechar la informática moderna para obtener mejores resultados de contratación. Las siete formas clave en que puede usar un sistema de gestión documental para apoyar las negociaciones de contratos incluyen:

Acceso regulado y seguro

Los gerentes y el personal de soporte a menudo necesitan acceso instantáneo a la información. Un portal electrónico o un software de administrador de contratos puede rastrear quién tiene acceso a documentos críticos. El portal puede limitar qué tipos de documentos se pueden imprimir y los dispositivos que pueden mostrar el contenido.

La regulación del acceso mantiene la integridad de los documentos durante el ciclo de vida del contrato. Además, la creación de un portal electrónico crea una pista de auditoría completa para la gestión del ciclo de vida del contrato. El sistema puede, bajo demanda, producir la cadena de custodia de un documento. Las negociaciones pueden ser más fluidas cuando está claro quién hizo qué cambios y cuándo.

Crear una biblioteca de plantillas

Los contratos dispersos pueden representar un verdadero desafío para la gestión del tiempo y los recursos del ciclo de vida. Una vez que tenga un sistema de gestión documental, comience a crear bibliotecas de plantillas de documentos y cláusulas contractuales aprobadas previamente.

Tener una biblioteca de plantillas puede optimizar el ciclo de vida del contrato y mejorar el rendimiento del mismo. Las clases de negociación pueden ayudar a su equipo a crear la mensajería correcta en su práctica de biblioteca de plantillas. A través de la capacitación en negociación y el juego de roles, su equipo puede identificar las necesidades comunes de redacción de contratos para incluir en sus plantillas. Las cuatro formas en que una biblioteca de plantillas puede mejorar las negociaciones contractuales incluyen:

• Reducción del tiempo de redacción de ofertas y acuerdos.
• Aumentar la aplicación de las normas internas, como el uso de lenguaje previamente aprobado.
• Impulsar una revisión o personalización más rápida del contrato.
• Mejorar el seguimiento de las desviaciones de las cláusulas y estándares pre-aprobados.

Automatizar procesos

La integración de su plataforma de administración de contratos con aplicaciones de software de gestión administrativa puede acelerar la creación de contratos. Por ejemplo, su empresa puede tener un sistema que canalice automáticamente los recursos necesarios para la firma de un acuerdo. Este tipo de automatización puede mejorar:

• La asignación de personal para realizar las funciones de gestión del ciclo de vida del contrato.
• El envío de propuestas de presupuesto a los equipos de finanzas y contabilidad.
• La asignación de fondos para ejecutar operaciones.
• La provisión de asistencia logística puntual y precisa.

Usar el seguimiento del historial

En medio de las negociaciones, es posible que deba consultar una versión anterior del contrato. También es posible que desee realizar cambios en su versión actual y supervisar las líneas rojas de documentos. La claridad es una enseñanza clave en las clases de negociación para apoyar las relaciones comerciales positivas, y los revisores pueden querer saber qué ha cambiado entre las versiones.

El sistema de gestión documental electrónico debe capturar un registro digital de todas las aprobaciones y modificaciones. Las características de seguimiento del historial del software de gestión de contratos son compatibles con:

• Separación de borradores de los documentos finales.
• Administrar y asegurar versiones de documentos.
• Crear carpetas, subcarpetas y directorios estándar.
• Seguimiento de cambios de versión entre revisiones.
• Establecer convenciones uniformes de nomenclatura de archivos.

Asignar registros de políticas

La mayoría de los contratos comerciales no existen por nada. Una gran cantidad de documentación de políticas puede respaldar cada contrato y acuerdo. Un sistema de gestión documental activo puede asignar documentos de política relevantes a las secciones de la redacción del contrato.
Los registros de políticas pueden proporcionar documentos de respaldo y evidencia de diligencia debida. La asignación de registros de políticas garantiza el cumplimiento de:

• Política de la compañía
• Requerimientos legales
• Acuerdos con terceros.
• Flujos de trabajo internos

Crear planes de obsolescencia

Incluso los mejores contratos terminan o quedan obsoletos. Si un contrato obsoleto aún es visible en su repositorio centralizado, los clientes pueden quejarse y dudar de su información. Presentar a los clientes planes obsoletos puede dañar la lealtad de la marca y perder clientes.
Al usar el sistema de gestión documental, puede establecer un plan para archivar contratos obsoletos. Las clases de negociación proponen que los negociadores identifiquen los plazos de vigencia y plazos de renegociación del contrato, y se aseguren de que no funcionen contra usted o su empresa. Use los plazos acordados para programar ciclos de revisión de documentos.

Asegúrese de que su información esté siempre disponible y sea correcta. Ponga en marcha un plan de obsolescencia de documentos para archivar viejos contratos. Limite la vista del archivo para seleccionar usuarios. Incluya identificadores explícitos de que el contrato ya no está en uso.

Aproveche la tecnología

El sistema de gestión de documentos electrónicos tiene muchas posibilidades. El software de gestión documental captura contenido mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y realiza un seguimiento de los cambios. Luego, el sistema utiliza inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para acelerar el procesamiento y la clasificación de sus datos.

Los gestores documentales más avanzados está mejorando en la lectura del contexto del contenido del documento. La IA puede agrupar documentos de temas similares en grupos por fecha, industria o personas involucradas.

El sistema de gestión documental también puede integrarse con el almacenamiento online y la colaboración basada en la nube. Los negociadores pueden acceder a la información con cualquier dispositivo, incluso cuando están fuera de sus oficinas. Los gerentes, revisores y el personal de soporte pueden trabajar con los negociadores en tiempo real. Los equipos pueden trabajar juntos para ajustar las estrategias. Usando tecnología, los negociadores pueden reclamar o crear más valor, entregando mejores contratos.

Pensamientos finales

La gestión de documentos adecuada puede funcionar para mejorar las negociaciones de su contrato. Un sistema de gestión documental activo puede ayudar a su equipo a hacer mejores ofertas que ganen aceptación. Su equipo también puede llegar a acuerdos más rápido y reclamar más valor durante las negociaciones.

Un portal electrónico puede aumentar la seguridad al limitar el acceso a archivos confidenciales y proporcionar una pista de auditoría. El portal acelera la recuperación de documentos para el personal autorizado. El uso de nuevas tecnologías como la IA tiene el poder de reducir la participación humana en tareas manuales. El software de gestión documental permite a los humanos invertir más tiempo para mejorar las estrategias de negociación.

Biografía del autor: Charles Ambrose es licenciado en escritura, con cursos en gestión de conflictos. Como creador de contenido, ha estado escribiendo y editando artículos que aportan conocimientos de negociación al mundo.