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Cómo un sistema de gestión de documentos puede ayudar a resolver cuellos de botella empresariales

Escrito por Mario Zules el 13 de septiembre

Una montaña caótica de archivos y documentos es una responsabilidad para cualquier empresa. No puede obtener información cuando la necesita; pierde documentos importantes, sin mencionar la cantidad de tiempo que invierte tratando de localizar archivos o rehacer el trabajo perdido. Si bien el tiempo perdido puede parecer una consecuencia voluble, los problemas legales por falta de documentos y cumplimiento de la política de privacidad no lo son.

El software de gestión documental es, por lo tanto, una necesidad objetiva para cualquier empresa. Crear un sistema de gestión de documentos eficiente es un proceso largo que requiere tiempo y capacitación. Sin embargo, los mejores resultados que se obtienen como resultado de su implantación son ampliamente satisfactorias. Dicho esto, la mayoría de las empresas tienen los mismos problemas de gestión documental en su flujo de trabajo.

Aquí revisamos nueve problemas de congestión documental comunes y cómo un software de gestión de documentos puede aliviarlos.

1. No poder localizar los documentos que necesita en el momento

Cuando estás frente a un desafío; una entrega con fecha límite inminente, cada minuto cuenta; y rebuscar entre montones de documentos para encontrar un archivo específico es lo último que quieres hacer. Un sistema de gestión documental le ahorra este dolor de cabeza al almacenar archivos digitales indexados, incluidos los correos electrónicos. La indexación le ayuda a encontrar los documentos que necesita con poca antelación.

2. No estás maximizando el tiempo y la productividad de los empleados

Nadie contrata empleados para que busquen documentos; seguramente deben tener mejores tareas que hacer. El tiempo que pasarán buscando documentos puede costarle a su empresa mucho dinero

Además de perjudicar la productividad del personal, los sistemas manuales de gestión de documentos pueden generar insatisfacción laboral. El personal se frustrará y provocará tensiones en la oficina. Los empleados están molestos por la búsqueda y recuperación constante de documentos, lo que puede desembocar en un mal manejo de los dispositivos e incluso malas relaciones entre colegas. Es decir, un ambiente de trabajo tóxico.

Las soluciones de gestión documental como OpenKM ayudan a aumentar la productividad de su personal al permitirles centrarse en las tareas principales para las que se les contrató. El software de gestión de documentos y registros electrónicos OpenkM se puede usar de forma aislada o integrado con otros programas, lo que facilita aún más el flujo de trabajo en su compañía.

3. Quedando sin espacio de almacenamiento

Las empresas asignan grandes presupuestos al espacio de almacenamiento físico; de archivos, archivadores y salas de almacenamiento. A menudo, las regulaciones impiden que las empresas destruyan documentos antiguos. Tener un espacio de servidor para la gestión de documentos es una carga mucho menor, tanto financiera como en términos de espacio.

Puede utilizar la inserción electrónica de datos para convertir copias físicas impresas de documentos, en copias digitales para almacenarlas en el servidor. Algunos sistemas de gestión de documentos mantienen los documentos fuera del sitio, negando la necesidad de espacio para un servidor. Para aquellos documentos que deben mantenerse en papel, el software de gestión lo ayuda a consolidarlos y a mejorar la calidad de los procesos de negocio al indexarlos sin desperdiciar grandes cantidades de espacio de oficina para el almacenamiento.

4. La seguridad de su negocio está en riesgo

Montañas de papeles plantean el riesgo de perder el rastro de información de interés. Los documentos físicos podrían caer en manos equivocadas, o desastres como incendios e inundaciones podrían destruirlo todo. Los sistemas de gestión de documentos lo protegen de estos riesgos de seguridad a la vez que garantizan el cumplimiento de la política de privacidad, la aplicación de la política de cookies en el sitio web.

Cuando los documentos están en formato electrónico, un desastre en la oficina no representará un riesgo, ya que la mayoría de los sistemas de administración tienen capacidades de copias de seguridad externas. OpenKM también le permite implementar un sistema de control de calidad gracias al control de versiones que permite analizar el ciclo de vida del documento; rastrear quién vio qué documento en el servidor, al imponer diferentes niveles de acceso para varios miembros del personal.

5. Enrutamiento y seguimiento ineficientes

Sí, caminar es saludable, pero no cuando se archivan y rastrean documentos críticos para el cumplimiento legal. Imagine tratar de rastrear un documento en una empresa de fabricación en expansión, que alberga varios edificios y personas que trabajan en diferentes turnos en la línea de producción. Esto significa desplazarse de un edificio a otro, esperando atrapar a alguien antes de que termine su turno.

Sin embargo, con los sistemas de gestión de documentos digitales, un documento puede enrutarse fácilmente, por ejemplo por correo electrónico a todos sus corresponsales, a la vez que se almacena e indexa en el servidor. No importa dónde estén sus empleados, la ubicación y la distancia dejan de ser un cuello de botella. Es una solución ideal para mejorar el flujo de trabajo en empresas con empleados en todo el mundo.

6. Falta de un mecanismo para la escalada

Es obvio que siempre habrá varias personas que deberán revisar o aprobar un documento, que estarán fuera de la oficina cuando los necesite. Es posible que el iniciador de una solicitud ni siquiera sea consciente de la ausencia de las otras partes, a veces durante días. El revisor podría recibir por correo electrónico la solicitud, pero estar de vacaciones o viaje de trabajo. Sin ningún medio para escalar el problema, el proceso se vuelve lento y frustrante.

Un sistema de gestión de documentos podría resolver fácilmente este problema. Después de un período de inacción en el documento, la tarea podría pasar a la siguiente persona disponible. Mientras tanto, la persona que está fuera de la oficina puede participar en línea. Con los documentos digitales, el proceso de aprobación no necesita detenerse porque el aprobador no esté físicamente disponible.

7. Control de revisión ineficaz

¿Sigue viendo un documento obsoleto que eliminó hace mucho tiempo? No es un déjàvu, sino un caso de control de revisión ineficaz. Es una realidad común para las empresas que ejecutan un sistema de gestión de documentos en papel. Dichas empresas también luchan con montones de documentos no aprobados.

Elegir un sistema de gestión de documentos digitales con capacidad de control, de revisión, ayudará en estos escenarios. Dicho sistema archivará automáticamente los documentos obsoletos y bloqueará los documentos no aprobados o los que están en revisión. Sólo los registros autorizados y completos estarán disponibles para el personal, lo que ayuda al cumplimiento de la política de privacidad.

8. Sin consistencia en el almacenamiento de archivos

Los archivos del CEO estaban inicialmente en Google Drive, pero se quedaron sin espacio y se transfirieron algunas cosas a Dropbox. A Karen todavía le gustan los archivadores, mientras que Alex almacenó sus archivos en su disco duro. Con tal desorden organizacional, es normal que las empresas pierdan de vista el objetivo de la gestión documental.

Tal vez no tenía desde el principio un plan definido para la administración de archivos, no capacitó bien a su personal o las empresas fusionadas dieron como resultado confusión. De esta manera puede perder rápidamente archivos críticos que pueden resultar muy difíciles de recuperar.

La mayoría del software de gestión de documentos ofrece a las empresas diferentes planes, según sus necesidades. Pueden actualizar estos planes a medida que la empresa crece. De esta manera, una empresa siempre tiene consistencia y centralización en el almacenamiento de archivos y correos electrónicos.

9. Trabajando en la versión incorrecta de un archivo

Una encuesta realizada por Harris Interactive en 2013 revela que el 83% del personal en el Reino Unido y los Estados Unidos pierden tiempo todos los días repitiendo el trabajo, debido a versiones incorrectas. Sin una indexación precisa, es muy fácil trabajar en la versión incorrecta del archivo y sólo darse cuenta cuando ya casi ha terminado. Peor aún, podría haber enviado la versión de archivo incorrecta a su supervisor, cliente, socio o compañero.

Una empresa que ha invertido en un sistema de gestión de documentos digitales de alta calidad se preocupa menos por estos problemas. Un gran sistema mostrará los últimos cambios realizados en un documento, lo que facilita saber si está trabajando en la versión correcta. Del mismo modo, puede leer lo que estaba en el documento anterior, así como ver los cambios más recientes.

Conclusión

En un mundo donde los documentos digitales son el futuro, la implementación de un software de gestión de documentos como OpenKM debería ser el siguiente paso lógico para cualquier empresa que busque eficiencia. OpenKM habilita procesos como conversiones de archivos, seguimiento e indexación de archivos, eliminación segura de documentos, acceso controlado y almacenamiento seguro. En consecuencia, esta solución de calidad dará como resultado mejores lugares de trabajo, con empleados más satisfechos, mayores ingresos y mayor productividad.