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Cómo sincronizar documentos entre OpenKM y SharePoint

Escrito por Ana Canteli en octubre 01, 2024

En este artículo, te mostraremos cómo funciona la integración entre OpenKM y Microsoft SharePoint para gestionar y sincronizar documentos de manera eficiente. Este proceso es ideal para quienes desean utilizar ambas plataformas para aprovechar sus fortalezas, como la gestión documental y la colaboración en equipo. Con esta integración, podrás transferir, editar y controlar documentos en ambos sistemas, optimizando tu flujo de trabajo y liberando espacio en el equipo local o en la nube. ¡Vamos a ver cómo funciona!

Introducción a OpenKM y SharePoint

¿Qué es OpenKM?

OpenKM es un sistema de gestión documental de código abierto diseñado para ayudar a las empresas a administrar sus archivos digitales de manera eficiente. Este tipo de programa de gestión documental permite almacenar, organizar, buscar y gestionar grandes volúmenes de documentos, ofreciendo funcionalidades avanzadas como control de versiones, auditoría de cambios, automatización de procesos, workflows y metadatos. OpenKM es flexible, permitiendo su personalización según las necesidades específicas de cada organización.

¿Qué es Microsoft SharePoint?

Por su parte, Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración que permite a las empresas crear sitios web internos, bibliotecas de SharePoint para gestionar documentos y ofrecer un espacio colaborativo donde los empleados pueden compartir información y archivos en tiempo real.

Diferencias y similitudes

Tanto OpenKM como SharePoint son potentes programas de gestión documental, pero tienen diferencias clave:

• OpenKM es de código abierto, lo que le otorga mayor flexibilidad y personalización.
• SharePoint está integrado con el ecosistema de Microsoft 365, lo que lo convierte en una opción ideal para empresas que ya utilizan el paquete Office de Microsoft
• Ambas plataformas ofrecen control de versiones y funcionalidades de auditoría; SharePoint destaca por sus capacidades colaborativas, mientras que OpenKM es más fuerte en la gestión y clasificación avanzada de documentos.

Ventajas de integrar OpenKM y SharePoint

¿Por qué integrar estas dos plataformas? Al combinar OpenKM y SharePoint, las empresas pueden aprovechar lo mejor de ambos sistemas:

• Mejor colaboración: SharePoint facilita la colaboración en equipo, mientras que OpenKM ofrece un sistema robusto de gestión documental, asegurando que los archivos estén organizados de manera eficiente.
• Control de versiones y auditoría: Al integrar ambas plataformas, puedes asegurarte de que cada modificación de un documento quede registrada y disponible en ambos sistemas.
• Automatización: La transferencia automática de archivos entre SharePoint y OpenKM reduce el trabajo manual, mejorando la eficiencia y reduciendo la posibilidad de errores.
• Seguridad: Ambas plataformas cuentan con avanzados sistemas de control de acceso y auditoría, lo que permite gestionar quién puede ver o editar ciertos archivos en todo momento.

Ahora, veremos paso a paso cómo sincronizar documentos entre OpenKM y bibliotecas de SharePoint.

Cómo sincronizar documentos entre OpenKM y SharePoint

Para mostrar cómo funciona la integración entre OpenKM y SharePoint, seguiremos un ejemplo práctico.

1. Preparación de ambos sistemas

En OpenKM, contamos con nuestro sistema de gestión documental configurado y listo para recibir documentos. En SharePoint, hemos creado un sitio llamado "OpenKM", con una biblioteca de SharePoint específica para gestionar los documentos que transferiremos desde OpenKM.

2. Carga de un documento en OpenKM

En este caso, utilizaremos un archivo, un documento Word, subimos este archivo a OpenKM para proceder con la sincronización.

3. Transferencia del documento a SharePoint

Para sincronizar el documento desde OpenKM hacia SharePoint, seguimos los siguientes pasos:

• En OpenKM, añadimos al documento el grupo de metadatos necesario para efectuar la sincronización entre el software de gestión documental y SharePoint.
• Al insertarlo, el documento se sube automáticamente a SharePoint Online. Cuando la subida se completa, obtenemos un ID y un enlace directo para acceder al documento en SharePoint.

4. Verificación en SharePoint

Accediendo a SharePoint verificamos que el documento se ha subido correctamente. Desde la biblioteca de SharePoint, podemos abrir y editar el documento.

5. Edición y control de versiones

Editamos el documento para probar la funcionalidad de control de versiones. Realizamos algunos cambios y guardamos el archivo. Mientras esto ocurre, volvemos a OpenKM para verificar el estado del documento. El archivo aparece bloqueado, lo que significa que nadie puede modificarlo hasta que se termine la edición en SharePoint. En OpenKM modificamos los metadatos del documento. Esto desbloquea el documento y lo carga de vuelta en OpenKM. En OpenKM, podemos ver que el documento ha sido actualizado correctamente con la nueva versión.

6. Notificación y gestión en OpenKM

Cuando el documento ha sido modificado en SharePoint, OpenKM genera una notificación indicando que se ha editado. Además, si se configura, la integración también puede eliminar automáticamente el archivo de SharePoint después de sincronizar la nueva versión en OpenKM. Desde aquí, los usuarios pueden descargar el documento actualizado y editarlo en su aplicación nativa, como Microsoft Word utilizando el Live Edit de OpenKM o el Online Editor sin descargar el archivo.

Conclusión

La integración entre OpenKM y SharePoint ofrece una solución poderosa para la gestión de documentos y colaboración. Al combinar las fortalezas de ambos sistemas, las empresas pueden mejorar su productividad, asegurar el control de versiones y mantener un flujo de trabajo eficiente.

Tanto gestores documentales como estas plataformas integradas ayudan a las organizaciones a liberar espacio y mantener su información centralizada y organizada. Si estás buscando una forma de optimizar la gestión de archivos dentro de tu organización, la combinación de OpenKM y SharePoint Online es una excelente opción.

Para más información sobre esta integración o sobre cómo elegir el mejor programa de gestión documental para tu empresa, no dudes en contactarnos. Puedes acceder a más detalles sobre esta integración en nuestro sitio web, e incluso consultar un video explicativo sobre la integración.