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Cómo simplificar la gestión de registros en los colegios

Escrito por Jennifer Broflowski  en diciembre 04, 2020

 La gestión de documentos electrónicos es vital para simplificar la gestión de registros en las escuelas. Muchos de los desarrolladores profesionales que fabrican este software brindan un relación de compromiso con la comunidad y servicio al cliente.

El corazón de cualquier escuela no son, como puede creer, los estudiantes o los profesores, sino sus registros. Cada estudiante que asiste a una institución educativa, ya sea una escuela pública, una escuela privada, colegio o universidad, genera papeleo. Los estudiantes, así como el personal y la junta de educación de la escuela, producen grandes cantidades de archivos, registros y documentos, todos los cuales deben almacenarse adecuadamente y ponerse a disposición de las personas relevantes que lo soliciten. Con todos estos registros de estudiantes que entran y salen de los distritos escolares, la administración de información eficiente y efectiva es esencial. Este artículo destacará la necesidad de una solución de gestión simple y coordinada para los registros de los estudiantes, y cómo las escuelas pueden optimizar sus sistemas de información de estudiantes existentes.

Los registros de estudiantes son todos y cada uno de los documentos creados sobre un estudiante dado, ya sea actual o anterior, durante su tiempo en la escuela. Estos incluyen informes de solicitud, carpetas de trabajo, guiones de exámenes y registros médicos, todos los cuales deben ser guardados por las escuelas y deben ser fácilmente accesibles para que el estudiante, sus padres y maestros los vean cuando sea necesario. En muchas escuelas privadas, públicas y autónomas, así como en universidades, estos registros todavía se almacenan en grandes archivos, llenos de estantes apilados hasta el techo con cajas desbordantes.

Mantener copias impresas de los registros conlleva una gran cantidad de cuestiones y problemas. El almacenamiento de documentos físicos suele requerir mucho trabajo y personal. Supongamos que una escuela necesita encontrar pruebas para presentar al gobierno local sobre los ingresos de un estudiante para que pueda recibir ayuda financiera. En el mejor de los casos, el personal debe ir a los archivos, ubicar el archivo del estudiante, retirarlo, fotocopiarlo y enviarlo antes de devolverlo al archivo correcto. Este sencillo proceso todavía toma hasta veinte minutos, y eso supone que el documento en cuestión no se haya archivado incorrectamente o perdido, lo que podría llevar a horas incalculables de búsqueda en cada archivador. Los sistemas de registro en papel y tinta son propensos a cometer errores (como cuando alguien busca un archivo que ya ha sido retirado), así como al robo y desastres imprevistos como incendios o inundaciones. Si los documentos vitales son robados o destruidos antes de su fecha de disposición, puede tener repercusiones importantes tanto para la escuela como para sus alumnos. Si bien los desastres como este son raros, siguen siendo una gran desventaja de los sistemas de administración de registros físicos.

Afortunadamente, en la era moderna, las copias impresas de los documentos no son la única solución. Muchos aspectos de la industria de la educación se están moviendo hacia una mayor digitalización. Los pizarrones inteligentes ahora han reemplazado a los pizarrones; Los alumnos pueden tener bibliotecas enteras y llevarse sus distritos escolares a casa en tabletas; y los estudiantes pueden incluso pedir ensayos en línea. Teniendo esto en cuenta, no es de extrañar que las escuelas puedan comprar software de gestión de registros, como OpenKM, que se especializa en introducir la automatización de procesos comerciales en el mundo de la gestión de registros de estudiantes.

La automatización robótica de procesos, que utiliza un programa de gestión de registros, protege contra los problemas de los documentos físicos y también ofrece muchas otras ventajas. Se requiere menos personal para administrar y examinar archivos, salas enteras (una vez llenas de cajas de papel) se pueden liberar para nuevas aulas, y los documentos electrónicos se pueden respaldar con facilidad para garantizar que no sean destruidos por accidentes inesperados. El Pennsylvania College of Technology es un ejemplo de cómo la automatización de procesos puede acelerar y mejorar enormemente los sistemas de gestión de documentos. Esta universidad no solo convirtió todos sus registros educativos en registros electrónicos, sino que también logró vaciar todo su departamento de recursos humanos (una sala de 20x30 llena de archivadores) en unos pocos discos duros. Esto ahorró enormemente en espacio, tiempo y significó que la universidad solo necesitaba contratar a dos archiveros temporales para la semana de admisiones, en lugar de los cinco habituales. Este es solo un ejemplo de cómo la gestión de documentos electrónicos puede agilizar el proceso empresarial educativo. Si alguna vez ha utilizado un catálogo de biblioteca digital para encontrar los libros correctos o ha enviado un ensayo en línea, entonces ya ha sido testigo de primera mano de la eficiencia que el software de gestión de contenido puede ofrecer al aprendizaje profesional.

Los registros de estudiantes integrados son un beneficio enorme para la inteligencia empresarial en las escuelas. Las escuelas con sistemas de gestión de documentos en papel y tinta a menudo tienen una inteligencia empresarial deficiente, con archivos redundantes e innecesarios que se crean con frecuencia, o archivos relevantes a los que es imposible acceder porque ya han sido extraídos por otra persona. El software de gestión de documentos está diseñado por desarrolladores profesionales para abordar estos problemas mediante una buena integración de aplicaciones. La mayoría del software es compatible con cualquier modelo de escáner o impresora inteligente, y los archivos se pueden escanear desde cualquier dispositivo de este tipo, dentro de un distrito escolar determinado, y enviarse a un archivo digital central que luego clasifica los formularios electrónicos para ponerlos a disposición de los programas correctos . Cualquier miembro del personal, estudiante o padre autorizado puede acceder al registro electrónico y más de una persona puede ver fácilmente el mismo registro. Los sistemas de administración de documentos como este hacen que la información de los estudiantes sea fácilmente accesible, segura y brindan duplicación y recuperación instantáneas desde el momento de la creación del documento hasta el momento en que se elimina.

Hablando de eliminación, todos los registros y archivos creados por las escuelas están sujetos a cronogramas de retención y eliminación. Estas son reglas que dictan cuánto tiempo se debe conservar un documento y cuándo se debe eliminar o archivar. En los esquemas de administración de registros físicos, esto se hace a menudo triturando los documentos. Para la mayoría de las escuelas públicas, y cualquier escuela K-12 que reciba fondos federales, los horarios de retención y eliminación están establecidos por la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA). FERPA no hace cumplir pautas específicas sobre cuándo se deben destruir los documentos, pero generalmente para los archivos temporales de los estudiantes, como los registros de solicitudes, la retención de registros se aplica durante cinco años después de que el estudiante haya dejado la escuela. Los registros permanentes deben conservarse y archivarse hasta por 60 años. Como se indicó anteriormente, esta no es una regla vinculante y las escuelas privadas o las escuelas que no reciben fondos estatales no están cubiertas por este reglamento. Muchos documentos estudiantiles diferentes siguen diferentes horarios de retención, como los de los estudiantes de educación especial, y mantenerse al día con los archivos que se deben mantener y los que se deben destruir puede volverse confuso rápidamente. Esta es la razón por la que el software de administración de documentos se puede programar para que siga estas reglas por usted, eliminando o archivando automáticamente los registros que han llegado al final de sus programas de retención. Esto asegura el cumplimiento de las regulaciones federales y ayuda a reducir el desorden de información redundante o desactualizada.

La gestión de documentos electrónicos es vital para simplificar la gestión de registros en las escuelas. Muchos de los desarrolladores profesionales que fabrican este software brindan una excelente relación con la comunidad y servicio al cliente. “Si está confundido acerca de cómo implementar estos programas en su escuela, muchos desarrolladores brindan guías útiles sobre cómo usarlos en formato PDF y webinar en vivo”, dice un experto de CraftResumes. Pasar a la automatización de procesos robóticos en la gestión de registros es más rentable, eficiente y, con todos los diferentes proveedores de software que existen, nunca ha sido tan fácil. Entonces, ¿por qué no hacer un movimiento en su escuela para deshacerse de los archivadores y reemplazarlos con escáneres y discos duros?

Sobre la autora: Jennifer Broflowski es una escritora autónoma que se especializa en marketing digital. Es una escritora versátil que tiene experiencia escribiendo desde textos creativos hasta artículos y consejos útiles para aumentar su productividad. Actualmente trabaja proporcionando ensayos escritos profesionalmente para varios servicios de redacción, incluido Paperleaf.