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Cómo reducir la brecha digital con la gestión de documentos

Escrito por Michelle Thomas en abril 22, 2022

Las habilidades digitales son cada vez más importantes en el trabajo. Con tantas empresas que han cambiado al teletrabajo en el transcurso de la pandemia, es cada vez más evidente cuán cruciales son las habilidades digitales para el puesto de trabajo actual.

Lo que comenzó como un cambio temporal al espacio digital para muchas empresas se volvió permanente en 2022. Sin embargo, la oferta de habilidades digitales entre la fuerza laboral, en general, aún tiene que satisfacer las necesidades de los empleadores, creando una brecha de habilidades digitales en el mercado laboral. Muchas empresas están recurriendo a la gestión de documentos en un intento por cerrar esta brecha.

En este artículo, la experta en digital skills Michelle Thomas de Scanteam.pro proporcionará una definición de la brecha de habilidades digitales y explicará cómo la gestión de documental es la respuesta para cerrarla.

¿Qué es la brecha de habilidades digitales?

Antes de que podamos abordar la cuestión de cómo la gestión de documentos puede ayudar a cerrar la brecha de habilidades digitales, primero debemos explicar qué es exactamente la brecha de habilidades digitales. Después de proporcionar una definición de habilidades digitales en general, esta sección abordará esta cuestión.

¿Qué son las habilidades digitales?

Es posible que haya escuchado el término habilidades digitales antes, usado como una palabra de moda en recursos humanos, pero es posible que no tenga claro lo que abarca todo el término. Por lo tanto, ¿qué incluye el término habilidades digitales?

En pocas palabras, las habilidades digitales son las destrezas necesarias para operar con dispositivos, aplicaciones y redes digitales para obtener y organizar información. Esto abarca todo; desde el uso de motores de búsqueda en línea y correo electrónico hasta el desarrollo especializado y la programación tecnológica.

Aquí hay una breve lista de ejemplos de cosas que están cubiertas bajo el paraguas de habilidades digitales:

• Entrada de datos.
• Alfabetización informática.
• Gestión de redes sociales.
• Uso de correo electrónico y chat.
• Ciencia de datos.
• Mercadotecnia digital.
• Programación y desarrollo de aplicaciones.
• Creación de contenido.

Esta no es una lista exhaustiva de ninguna manera, pero incluso esta breve lista de ejemplos le da una idea de la variedad de áreas que cubren las habilidades digitales y el rango de niveles de habilidad que abarca el campo.

¿Qué es la brecha de habilidades digitales y qué significa para los empleadores?

Ahora que este artículo ha ofrecido una descripción de las habilidades digitales, consideraremos qué es exactamente la brecha de habilidades digitales.

En pocas palabras, la brecha de habilidades es el desajuste entre las destrezas que un empleador requiere de sus empleados y las habilidades reales que poseen los solicitantes de empleo. Pueden surgir por todo tipo de razones, dependiendo de la industria.

Por ejemplo, en las últimas décadas, los jóvenes que han optado por no seguir estudios superiores se han encontrado con un cierto estigma social. Como resultado, más personas han ido a la universidad para obtener títulos académicos, lo que significa que existe una brecha de habilidades significativa en las carreras de cuello azul.

Como era de esperar, la brecha de habilidades digitales se refiere a la discrepancia entre las demandas de habilidades digitales de los empleadores y las capacidades digitales actuales de los empleados potenciales.

¿Qué es la Gestión Documental?

Antes de considerar cómo la gestión de documentos puede ayudar a reducir o cerrar la brecha de habilidades digitales, este artículo primero proporcionará una definición del término.

La gestión de documentos se refiere a los procesos o sistemas utilizados para gestionar documentos digitales como archivos de procesamiento de texto, PDF, etc. Hay muchos beneficios al usar la gestión documental electrónica. No solo proporciona almacenamiento centralizado y fácil búsqueda y recuperación, sino que también garantiza la seguridad de los documentos, las pistas de auditoría y el control de acceso.

Los sistemas de gestión de documentos digitales tienen beneficios significativos sobre el almacenamiento en papel. Por un lado, los documentos en papel ocupan espacio físico y, si tiene muchos documentos, ¡es posible que ocupen una cantidad significativa de espacio!. Además de eso, los sistemas de gestión documental facilitan la protección de sus documentos y la recuperación de información.

Cómo la gestión de documentos ayuda a cerrar la brecha de habilidades digitales

Ahora que hemos definido la gestión de documentos electrónicos y enumeramos algunos de sus principales beneficios, este artículo explicará cómo la gestión documental online puede cerrar la brecha de habilidades digitales.

Como puede ver, existe una superposición significativa entre las habilidades digitales y la gestión de documentos electrónicos. Se requieren muchas habilidades digitales simples en una amplia gama de empresas e industrias. Por ejemplo, la capacidad de crear, acceder, editar y compartir documentos digitales es una habilidad que es tan valiosa en funciones administrativas como en diseño y marketing.

Incorporar sistemas de gestión documental en su negocio es, por tanto, muy ventajoso. Los empleados de cualquier formación o nivel de habilidad pueden adaptarse fácilmente a estos sistemas y, a su vez, estos sistemas ayudan a cerrar la brecha de habilidades digitales.

Siga leyendo para ver algunos ejemplos de formas en que los sistemas de gestión documental pueden ayudar a los empleadores a cerrar la brecha de habilidades digitales en sus negocios.

Al organizar sus documentos digitales en una sola ubicación

Uno de los mayores atractivos de los sistemas de gestión de documentos es que crean un repositorio único para todos los archivos de su empresa. Siempre que sea de forma nativa o a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API), los sistemas de gestión documental se vinculan con el software de su sistema para que no tenga que abrir y cerrar diferentes aplicaciones para gestionar sus documentos.

Con sus documentos ordenados en un solo depósito, la interrupción del trabajo en curso será mínima.

Al mejorar la precisión

Los sistemas de gestión documental online  también reducen el riesgo de que un error humano afecte el funcionamiento de su negocio. Cuando confían en las copias impresas de los documentos, los empleadores a menudo se enfrentan a que los documentos se extravían o se pierden. Pero cuando utiliza un sistema de gestión de documentos electrónicos, puede buscar sus documentos de forma rápida y sencilla.

Al automatizar los flujos de trabajo de su negocio

Los sistemas de gestión de documentos también son útiles porque ayudan a automatizar los flujos de trabajo. Los archivos se pueden compartir automáticamente entre los usuarios. También puede establecer criterios para que el intercambio de documentos se detenga o redirija automáticamente según sea necesario.

Conclusión

Con suerte, este artículo le habrá ayudado a comprender los beneficios de la gestión documental para cerrar o reducir la brecha digital. No importa el nivel de habilidad de sus empleados, los procesos automatizados de gestión de documentos garantizarán que sus archivos se almacenen y administren de manera eficiente.

Bio de la autora: Michelle Thomas. Analista de Marketing y Blogger en Scanteam. LlevA 7 años trabajando con analítica web, recopilación y análisis de datos. También trabaja en el área de Big Data. Su experiencia la ayuda a ser un profesional del marketing e industrias afines.