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Cómo reducir costes con la gestión documental

Escrito por Alex García en febrero 06, 2019

Si su empresa aún funciona con procesos manuales y basados en papel, es probable que esté gastando una fortuna en costes operativos simples. Además del precio del papel, que se ha disparado a lo largo de los años, los gastos de impresión y almacenamiento pueden llegar fácilmente a miles de dólares, incluso para las empresas más pequeñas.

En esta publicación, exploraremos cómo el software de gestión documental o administración de documentos electrónicos pueden ayudarle a reducir costes operativos, avanzar en la transformación digital y mejorar la productividad de sus procesos de negocio.

Entonces, ¿qué es un sistema de gestión documental?

El software de gestión documental es un sistema informático o programa, diseñado para almacenar, administrar y rastrear documentos. También puede ser referido como software de gestión de contenido empresarial. Un ejemplo popular aquí es OpenKM.

Una vez que adquiera su gestor documental, puede decidir alojarlo en la web / nube o en su servidor. Diferentes a la versión servidor, las soluciones en gestión documental basadas en la nube, como OpenKM Cloud, le permiten administrar, acceder y compartir documentos desde cualquier lugar sin la necesidad de invertir en hardware y personal técnico, preocuparse de la política de privacidad o la política de cookies.

¿Cuál es el gestor documental más adecuado para usted ?

Antes de profundizar en cómo un sistema de gestión documental puede ayudar a su empresa a reducir costes, es necesario evaluar las soluciones que mejor pueden satisfacer las necesidades de su empresa, en el marco de la transformación digital. El mejor software de gestión documental debe contener principalmente las siguientes características:

• Soporte del sistema: debe ser compatible con los formatos escritorio y web. Además, debería ser compatible con las aplicaciones móviles Android, Windows e iOS.
• Características de reconocimiento óptico de caracteres y marcas (OCR): ayuda en el escaneo de fotografías, el análisis y la traducción del texto escaneado y de la imagen, caracter por caracter.
• Cifrado de archivos: permite el cifrado de archivos para proteger los documentos, contra amenazas de seguridad y accesos no autorizados.
• Usuarios y grupos: los buenos gestores documentales tiene la capacidad de clasificar a los usuarios en diferentes grupos.
• Integraciones: un buen sistema de gestión documental debería poder integrarse rápidamente con aplicaciones de terceros, como Microsoft Office, Google Drive o cualquier otra aplicación en el mercado a través de la API OpenKM.
• Seguimiento: un gestor documental de calidad debe proporcionar evidencia escrita de las actividades involucaradas en una operación en particular. Esto crea un rastro de auditoría completo y configurable.

¿Cómo reducen los costes los sistemas de gestión de documentos?

Como puede ver en las funcionalidades, el software de gestión documental hace mucho para que las tareas relacionadas con la administración de la documentación sean más fáciles, rápidas y eficientes en el marco de la transformación digital. Además, puede proporcionar altos ahorros de costes al permitirle recortar gastos de las siguientes formas:

• Proporcionar métodos más convenientes de recuperación de documentos.
• Mejorar el flujo de trabajo de la empresa.
• Evitar los costes de incumplimiento (política de privacidad, política de cookies, entre otros).
• Evitar las violaciones de seguridad de datos.
• Eliminar la necesidad de presentación física.
• Permitir el acceso remoto a documentos.
• Mejorar la gestión de las relaciones con los clientes.

Para arrojar algo de luz, profundicemos y exploremos cada punto en detalle.

Reducir el desperdicio de recursos

Según la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA, por sus siglas en inglés), el empleado de oficina promedio en los Estados Unidos utiliza 10,000 hojas de papel cada año. Esto equivale a 4 millones de toneladas de papel utilizado en un año. Claramente, no se puede sumar el papel y el uso de procesos manuales en la oficina del siglo XXI.

Proporcionar la recuperación adecuada de documentos

Con los documentos almacenados en la nube, es más fácil restaurar los documentos en caso de desastres. Por lo tanto, un sistema de gestión documental ayuda a reducir los costes de documentos archivados y perdidos. Según Connected Technology, a una empresa le cuesta entre 120USD y 250USD buscar un documento mal archivado y recrear un documento perdido, respectivamente.

Mejorar el flujo de trabajo empresarial

Cuanto más tiempo pasen los empleados aturdidos por procesos manuales, como caminar hasta la impresora, la máquina de fax y los archivadores, menos tiempo tendrán en el trabajo para hacer lo que realmente importa. Con un sistema de gestión documental como OpenKM, todos los documentos de su empresa se almacenan y organizan electrónicamente de una manera que tiene sentido para el flujo de trabajo de su empresa, así como las necesidades de acceso.

Evitar los costos de incumplimiento

Se proyecta que las regulaciones federales costarán a las empresas estadounidenses más de 1.9 billones de USD al año en gastos directos, pérdida de productividad y precios más altos. Además, cuando una organización no cumple con las regulaciones gubernamentales, es probable que sufra los siguientes costos relacionados con el incumplimiento:

• Multas gubernamentales.
• Honorarios legales.
• Coste de ejecución de la respuesta al incumplimiento.
• Impacto reputacional.
• Incertidumbre de stock.

El sistema de gestión de documentos OpenKM ha sido desarrollado teniendo en cuenta todos los requisitos relevantes entre ellos el cumplimiento de la política de privacidad o la política de cookies aplicable.

Evitar violaciones de seguridad de documentos

Una encuesta reciente estima, que el coste promedio de una violación de datos por documento oficial comprometido es de 148 USD. El mismo estudio aproxima el coste promedio de una violación de datos, en 3.86 millones USD. El uso de un software de gestión documental en su lugar de trabajo aumenta la seguridad de sus documentos confidenciales, a través de varios niveles de control de acceso.

Eliminar la necesidad de presentación física

Para una empresa standar, el volumen de documentos en papel se duplica cada 3 años, lo que equivale a un aumento del papel del 22% al año. Esto hace que la gestión de documentos en papel sea una de las tareas más caras de su negocio. Un sistema de gestión de documentos electrónicos elimina la necesidad de archivo físico.

Permitir acceso remoto a documentos

Desde la comunicación con los clientes hasta la colaboración dentro de la oficina, los negocios requieren una interacción segura y su estilo de trabajo debe cumplir con las técnicas actuales. En la era digital, donde la mayoría de las personas operan online con documentos electrónicos, un sistema de gestión documental basado en la nube o accesible a través de Internet, no puede ser valorado más que como una herramienta eficiente y económica para la colaboración.

Promover la mejor gestión de relaciones con los clientes

El cliente del siglo XXI es un cliente inquisitivo. Antes de que él / ella compre, buscará entender su producto o servicio. Después de que realicen la compra, seguirán haciendo llamadas para buscar apoyo. Cuando llaman, esperan respuestas instantáneas a sus consultas. El coste de no abordar adecuadamente los problemas del cliente, es perderlo. La gestión eficaz y en tiempo real de la relación con el cliente solo será posible mediante un sistema electrónico de gestión de documentos.

Conclusión

Todas las empresas que buscan mejorar su retorno de la inversión (ROI) no sólo deben esforzarse por reducir las tareas en papel, sino que también deben aumentar el acceso a sus documentos importantes desde cualquier lugar y en cualquier momento. Nada mejor que el software de gestión de documentos electrónicos.
Póngase en contacto con nosotros hoy. Será un placer ayudarle a encontrar el sistema de gestión documental adecuado, que le permitirá reducir los gastos de su empresa, ahorrando en el presupuesto y mejorando su flujo de trabajo.