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Cómo puede beneficiarse de la gestión documental

Escrito por Jane Travis en mayo 07, 2021

Junto con el creciente volumen de informes electrónicos obligatorios a las autoridades reguladoras, el aumento de archivos y documentación en papel requieren con urgencia de  formularios electrónicos. Ahora, un gran número de actores desea intercambiar información legal importante solo a través de flujos documentales electrónicos. Para seguir siendo un actor competitivo y prometedor en el mercado y no perder ventajas clave para un desarrollo estable a largo plazo, una empresa moderna necesita responder oportunamente a las demandas del entorno.

 Por tanto, no es de extrañar que los registros electrónicos y la gestión documental se hayan convertido en uno de los elementos digitales empresariales más importantes. Se necesita un flujo de documentos interno para gestionar los informes y mejorar la calidad de la gestión. Se necesita uno externo para el intercambio rápido y garantizado de información legalmente significativa con las partes y la gestión de documentos regulatorios.

 Ventajas de la gestión de documentos electrónicos

El principal beneficio es el tiempo: un trabajador dedica menos tiempo a la gestión de informes y más a aumentar la eficiencia, al igual que un estudiante puede comprar un ensayo y dedicar algunas horas a asuntos personales. Otras ventajas incluyen los puntos siguientes:

• Mayor velocidad de cálculos (esto es especialmente importante en medicina cuando se utilizan dispositivos médicos)
• Reducción del tiempo dedicado al procesamiento de archivos.
• La capacidad de preparar rápidamente un conjunto de archivos necesarios para una auditoría fiscal o cualquier otro evento.
• Todas las facturas están disponibles en el momento de su formación.
• Cómodo almacenamiento y recuperación de archivos.
• Reducción de los riesgos fiscales: el envío instantáneo y confirmado de archivos sobre obligaciones fiscales excluye multas y sanciones.
• Aceleración de liquidaciones y pagos.
• Mejora de la disciplina en el desempeño: entrega de archivos en papel a tiempo, aprobación, etc.
• Se excluye la pérdida de archivos.
• Sin documentación impresa.
• Reducción significativa de los costos de almacenamiento y procesamiento.

Un proyecto exitoso para la transición al software de gestión de documentos electrónicos brindará a la empresa ventajas innegables: un empleado ahorra hasta un 30% del tiempo dedicado a aprobar y buscar información y archivos digitales, el costo de los consumibles se reduce 3 veces, la productividad laboral aumenta hasta un 25% y el costo de almacenamiento se reduce hasta un 80%.

El concepto de gestión de documentos electrónicos

Un documento electrónico son datos presentados en forma electrónica - al mismo tiempo aptos para la percepción humana mediante un PC o software de gestión - para su intercambio a través de canales de telecomunicaciones y su procesamiento en dispositivos electrónicos. Son aplicables en diversas industrias. Por ejemplo, existen dispositivos médicos para la transmisión rápida de información.

Un software de gestión de documentos electrónicos es un sistema multiusuario automatizado (basado en un programa o servicio) que respalda el proceso de gestión de la organización. Se supone que el proceso de gestión va acompañado de archivos legibles por humanos, que son instrucciones para los empleados de la organización.

Firma electrónica: el requisito de un documento electrónico para protegerlo de la falsificación y el endoso. Se pueden utilizar todo tipo de firmas:

• Simple: para cartas y especificaciones (desarrollado usando códigos y contraseñas);
• No calificado reforzado: para archivos con identificación del firmante (desarrollado mediante transformación de datos criptográficos utilizando una clave de firma electrónica);
• Calificado reforzado: emitido por centros de certificación con acreditación especial en términos de herramientas de protección de cifrado certificadas por el FSB para la aprobación de facturas y la presentación de informes a las autoridades reguladoras y fondos. Este tipo no es obligatorio para EDM interno, por ejemplo, para el intercambio de archivos digitales con subsidiarias, sucursales y divisiones estructurales.

Un documento electrónico se equipara a un archivo analógico en papel con firma manuscrita.

Pros y contras de los sistemas de gestión de documentos electrónicos intercorporativos

Para organizar una circulación de documentos electrónicos externos, primero debe crear y lanzar uno interno utilizando sistemas modernos de gestión de documentos electrónicos. Al prepararse para implementarlo, es necesario evaluar cuidadosamente todos los posibles riesgos, pros y contras de un proyecto.

La principal desventaja en la implementación del sistema sigue siendo el factor humano. Los empleados deben tener una visión clara de las ventajas de los nuevos sistemas de gestión para evitar el sabotaje interno al utilizar el software. Además, recibirán una formación cualificada para trabajar en el sistema, lo que también puede provocar reacciones negativas.

Trabajar en sistemas de gestión de documentos requerirá la creación de un servicio de soporte y mantenimiento competente capaz de responder rápidamente a todas las preguntas de los usuarios y eliminar rápidamente los problemas que surjan al trabajar con el sistema, y ​​mantener actualizada la documentación operativa: reglamentos, instrucciones, notas. Esto significa que la empresa tendrá que llevar a cabo la conversión de los archivos existentes en papel a formularios electrónicos.

Implementación de software de gestión de documentos electrónicos dentro de la organización

Para mitigar estas deficiencias, es necesario planificar la implementación adecuadamente; preparar y capacitar al equipo del proyecto, involucrar a analistas y metodólogos profesionales de los sistemas electrónicos en papel, y proporcionar un panorama de IT y canales de comunicación eficientes y resilientes.

Solo un proyecto bien planificado puede tener éxito. De lo contrario, habrá costos excesivamente altos para corregir los errores cometidos, los sistemas de gestión no funcionarán y se convertirán en una fuente de problemas y conflictos internos constantes.

Ventajas de la documentación electrónica en papel de RR.HH

El flujo de trabajo de recursos humanos es una parte integral, muy voluminosa y regulada legalmente del flujo de trabajo interno de cualquier organización. En esta documentación electrónica en papel o su procesamiento, los errores pueden dar lugar a fuertes multas y sanciones por parte de las autoridades reguladoras. Entonces, ¿qué otros beneficios de la gestión documental tiene un departamento de RRHH? El flujo de trabajo electrónico de RR.HH. minimizará los principales riesgos en esta área, asegurará el nivel requerido de confidencialidad y, al mismo tiempo, la disponibilidad de la información necesaria.

Con la ayuda del flujo de trabajo de recursos humanos, puede:

• Mantener tarjetas personales de empleados;
• Documentar todos los movimientos del personal;
• Mantener un archivo de registros de empleados despedidos;
• Organizar una reserva de personal;
• Mantener los formularios de la tabla de personal y el libro de referencia de puestos;
• Imprima fácilmente cualquier formulario de informe.

Etapas de la creación de un sistema de gestión de documentos electrónicos externo

La construcción de un sistema de gestión de documentos electrónicos dentro de cualquier organización comienza con cambios en la política contable y la emisión de una orden correspondiente.

A continuación, debe concluir acuerdos con cada contraparte con la que planea establecer un intercambio. El acuerdo debe contener las reglas para crear, transferir y almacenar archivos en papel y una lista completa de archivos digitales para el intercambio.

Después de la conclusión de los contratos con las partes involucradas y el operador, el sistema está listo para trabajar: usted configura, firma y envía un archivo a través de canales de comunicación seguros, el operador transmite el archivo (posiblemente a través de roaming), la contraparte lo recibe, verifica y publica el documento.

Biografía: Jane Travis ha trabajado como redactora de contenido en el departamento de marketing de una empresa de IT durante cinco años. A los 27 años recibió su segundo título en periodismo. Jane escribe a menudo sobre diversos temas y comparte sus conocimientos y experiencia laboral para formar a futuros profesionales en diferentes campos.