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Cómo mejorar la gestión financiera

Escrito por Ana Canteli en abril 30, 2021

Cualquier persona física o jurídica - ni siquiera hace falta regentar un negocio - sabe que es responsable de sus finanzas. Esto quiere decir que es su obligación conocer con qué recursos cuenta para cubrir sus necesidades y alcanzar sus objetivos a corto, medio o largo plazo. Pero cuando se trata de la gestión financiera de tu empresa, no sólo estamos hablando de una obligación a título individual, sino de una responsabilidad con efectos sobre las personas, la empresa, entidades bancarias, administraciones públicas, incluso en el sector en el que opera tu negocio. Y es entonces cuando nos damos cuenta de que ser responsable de la salud financiera de tu empresa es una tarea increíblemente importante, que no debemos tomarnos a la ligera; por lo que es lógico que cualquier empresa esté interesada en averiguar cómo mejorar las finanzas.

Elementos de una buena gestión financiera

Gestión de Tesorería

• Mejorar el ciclo de caja: para ello se necesita optimizar las operaciones de cobro y pago. ¿ Cómo ? Analizando los procesos de facturación y cobro, centralizando los pagos, etc.
• Realizar previsiones de caja a medio y largo plazo: y actualizarlas frecuentemente, para que el personal adscrito a tesorería pueda confiar en los datos en los que se basará para tomar decisiones.
• Minimizar la cartera de clientes morosos: hay que detectar quienes no son buenos clientes. Negociar la obtención de pagos parciales o fraccionados. O recordarles las condiciones de pago y crédito. Y tratar de reducirlos al mínimo. Hay que tener en cuenta que si uno de estos clientes representa una gran proporción en los ingresos, mantener la relación con él puede provocar graves desequilibrios en las cuentas de la empresa. Al principio parece arriesgado, pero dificultar la llegada de malos clientes, puede mejorar las finanzas de tu empresa.

Gestión Bancaria

• Simplificar la operativa con las entidades financieras: reducir el número de entidades bancarias y el número y tipo de cuentas con las que opera tu empresa. ¿Trabajamos en otra divisa? Si no es así, no tiene sentido sufragar una opción que no vamos a utilizar.
• Negociar las condiciones de los servicios bancarios: lo ideal sería planificar un pacto de condiciones acordes a nuestro perfil, renovable cada año, en el que se acuerdan condiciones y volúmenes. Y controlarlo de forma periódica, para comprobar que se cumpla.

Gestión financiera

• Buscar, comparar y si lo encuentra mejor, comprarlo. Comparar las opciones disponibles y estudiar fuentes de financiación alternativas para mejorar las finanzas, buscando en todo momento el mínimo coste posible.
• Control del riesgo financiero: en principio, lo aconsejable es utilizar fuentes de financiación externa sólo si es necesario, pero por otro lado, tampoco debemos descartar los beneficios que nos puedan reportar, como la financiación en divisas diferentes a la moneda habitual para la empresa. También es de suma importancia diversificar el riesgo, en la medida de lo posible.
• Fondo de emergencia: una buena gestión financiera implica encontrar el equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo. Este fondo de emergencia depende del tamaño de la empresa, y del sector en el que opera, entre otros aspectos. Pero en general, se recomienda contar con un fondo equivalente a tres meses de operación.

Gestión de personal

Dada la creciente complejidad de los instrumentos financieros y económicos, es de vital importancia plantearse si los recursos humanos están preparados para asumir las tareas que se les encomiendan.

Lo ideal sería contar con un director financiero capaz de adaptarse a situaciones difíciles proponiendo soluciones en las que la creatividad juega un papel cada vez más importante. A él le corresponde gestionar el plan global de negocio, apoyado en un equipo preparado para responder a las necesidades y desafíos que surjan. También es recomendable centralizar las decisiones de tesorería, nombrando un responsable de tesorería, al margen de contabilidad, ya que muchas veces las normas contables se alejan de la realidad de los flujos de caja.

Claves para mejorar la gestión financiera

• Benefíciate de las nuevas tecnologías. Saca todo el provecho a las nuevas tecnologías en las que se apoya la empresa. En este sentido para crear un buen sistema financiero es de vital importancia elegir un buen software de gestión financiera con capacidad de integración con terceras aplicaciones. El sistema de gestión documental de OpenKM con su completa API y extensa documentación, ofrece todos los recursos necesarios para completar y extender el sistema de gestión de información en tu empresa: SDK’s en Java, PHP, .NET y el desarrollo de módulos que ofrecen soluciones ad-hoc y la presencia creciente de nuevas aplicaciones satélite, que facilitan el desarrollo de todas las actividades desde una sola plataforma. Esto ayuda a que la organización pueda implementar de forma progresiva pero eficiente y eficaz la digitalización de procesos de negocio. Por ejemplo, gracias al uso del Módulo de Recepción de Facturas, el departamento de tesorería se puede plantear la digitalización del proceso, la centralización de cobros y pagos y la reducción de los plazos.
• Establecimiento de planes y calendarios: la presencia de funcionalidades como el gestor de tareas, informes, servicio de suscripción, automatismos, workflows, OCR zonal, etc. de OpenKM permiten a tu empresa el desarrollo y la implementación de los planes de la directiva, de una forma transparente que garantiza la colaboración del personal y también el control en tiempo real de todos los indicadores de actividad. El software de gestión financiera de OpenKM cuenta con una auditoría completa que permite seguir la trazabilidad de cualquier evento ocurrido en el sistema. Cuando se produce un pago o un cobro por ejemplo, el sistema de gestión financiera puede enviar una notificación a los responsables. Y si es necesario plantear algún cambio, éstas iniciativas estarán correctamente fundamentadas en la información recogida por el sistema.
• Conocer el coste de la estructura financiera: ¿Cuánto tengo? ¿Cuánto debo? ¿Cuánto me cuesta producir lo que vendo? ¿Cuál es mi margen de beneficio? ¿ Tengo pólizas de crédito ? ¿Préstamos a largo plazo? Un buen software de gestión financiera tiene que ser capaz de proporcionar toda la información necesaria para que los directores de almacén, departamento comercial, tesorería, etc., sepan qué coste y cuáles son las consecuencias de sus decisiones a nivel financiero. Esto contribuye al mantenimiento de la financiación de los activos que necesita la empresa de forma consistente y predecible; la administración adecuada del flujo de caja, la reducción del riesgo de pérdidas, o la disminución de las cargas fiscales, entre otros objetivos.

¿Qué beneficios aporta mejorar la gestión financiera?

• Administración eficaz de los activos de la empresa: podríamos decir que la gestión financiera es una tarea multidisciplinar por cuanto las decisiones tomadas en este ámbito afectan a toda la organización. Por lo tanto, teniendo claros cuáles son los elementos clave de una mejor gestión financiera, podemos estar seguros de que la empresa está maximizando la utilidad de todos sus activos.
• Mejorar la cartera de inversiones: en el caso de que tengamos superávit, la empresa puede plantearse la inversión de esos recursos de formas bien distintas. Desde plantearse la reinversión en la empresa (cursos de formación, adquisición de bienes de equipo, proyectos de renovación, nuevas instalaciones) a la diversificación de la cartera, si ya la hubiese.
• Establecimiento de planes de futuro: gracias a la buena gestión financiera, la empresa puede plantearse e incluso publicar planes de expansión y desarrollo fundados en la fiabilidad de los datos que maneja la organización.
• Optimizar la toma de decisiones: fruto de la calidad del sistema de gestión financiera desarrollado por la empresa, los gestores financieros pueden estar seguros de que están tomando decisiones tácticas y operativas basadas en información actualizada y veraz.
• Satisfacer las necesidades de los grupos de interés: tanto clientes, como empleados. Una buena gestión financiera redunda en ventajas para todos los implicados. Los clientes tienen la tranquilidad de trabajar con un proveedor fiable en el largo plazo y los empleados también pueden hacer planes de carrera en la organización.
• Repartir dividendos: los efectos positivos de mejorar la gestión financiera deben de llegar a todos nuestros colaboradores y eso incluye compensar a los accionistas por el riesgo que han asumido al confiar en nosotros.

No esperes más para averiguar cómo OpenKM puede contribuir a mejorar la gestión financiera de tu empresa.