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Cómo las escuelas y las universidades pueden beneficiarse del uso de un sistema de gestión documental

Escrito por Bridgette Hernandez el 11 de junio 2021

La TIC son la bendición de nuestro tiempo, que ha alcanzado todos los aspectos de la vida humana, incluido nuestro trabajo. Un ordenador remplaza a las personas durante mucho tiempo cuando realizan la mayor parte del trabajo rutinario y gradualmente penetra en secciones cada vez más intelectuales y creativas de la actividad de RRHH. Por lo tanto, no es sorprendente que muchos deseen trasladar una mayor parte de su trabajo sin perfil a las máquinas y dedicar toda su atención a tareas más urgentes que el archivo y otros abrumadores trámites.

Las escuelas y universidades modernas manejan una gran cantidad de archivos, por lo que no es sorprendente que hayan desarrollado la necesidad de simplificar y respaldar la información de alta calidad de sus procesos, lo que determina la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Sigue leyendo si quieres aprender todo sobre los principales beneficios de implementar un sistema de gestión documental para instituciones educativas.

¿Cuál es la razón para implementar un software de gestión de documental?

Los software de gestión de documentos son sistemas que permiten gestionar diversos tipos de documentos e información. Dicho sistema debe permitir la gestión de todas las tareas, a través de las cuales se cumplen los procesos educativos y de gestión, garantizar la transparencia y accesibilidad de los datos, proporcionar canales convenientes para su entrega, permitir un almacenamiento eficiente y la seguridad de la información. Por lo tanto, las principales tareas de dicho sistema son capturar, administrar, almacenar, entregar y preservar información.

Un buen sistema de gestión de documental debería ayudar a gestionar todos los procesos que tienen lugar en la escuela o la universidad. Dependiendo de la escala de la institución educativa, su estructura puede constar de muchas divisiones, diversas en tareas y funciones. Es necesario construir canales de información de tal manera que incluyan a todos los participantes en cada proceso.

Los objetivos de la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos son los siguientes:

• Creación de una única base de datos en la organización.
• Facilidad y eficiencia para trabajar con documentación.
• Minimización de la pérdida de archivos.
• Control de la documentación, su eficiente almacenamiento.
• Mejorar la eficiencia de toda la organización en su conjunto.

Vale la pena señalar que cada estudiante prepara toneladas de archivos durante su educación. Todas sus asignaciones exigen mucho trabajo, por lo que es necesario tener un site útil para buscar soluciones. Puede utilizar este recurso para estudiar varias muestras de ensayos con el fin de perfeccionar su escritura y obtener ideas para sus proyectos.

Considere cuántos estudiantes asisten a cada institución educativa y visualice una cantidad de documentos (archivos personales, ensayos, asignaciones, etc.) que cada estudiante prepara. Si multiplica ambos números, se quedará con una cantidad insuperable de archivos, que debe recibir, organizar y almacenar. Aquí es donde los sistemas de gestión de documentos pueden entrar en juego y asumir el proceso de gestión de datos en manos de las personas.

Ventajas de un sistema de gestión de documentos

La automatización universitaria o escolar en su conjunto es un proceso intensivo en mano de obra que requiere ciertas inversiones, tanto intelectuales como financieras. Sin embargo, la gestión de archivos electrónicos tiene muchas ventajas, lo que hace que muchas organizaciones abandonen felizmente el uso de documentos en papel.

La implementación del sistema de gestión documental tiene los siguientes beneficios:

• Contribuye a crear orden en una institución, organizando todo el flujo de documentos.
• Elimina o reduce significativamente la cantidad de operaciones rutinarias o trabajo manual con archivos. Los sistemas automatizados simplifican enormemente los procesos de entrada, procesamiento, control, importación o exportación de datos, etc.
• Garantiza la protección de los documentos y la seguridad de los datos.
• Permite una búsqueda rápida y eficiente de los datos necesarios.
• Permite el almacenamiento compacto de datos en dispositivos de almacenamiento o incluso servidores remotos, por lo que si surge un incendio u otro evento disruptivo en el campus, uno no tiene que preocuparse por la pérdida de información.
• Ahorra tiempo y esfuerzo de los empleados en el archivo manual y la gestión de documentos.
• Ahorra tiempo dedicado a preparar y buscar archivos.
• Permite interactuar con ficheros en segundos: cambiar, copiar, enviar un archivo, etc.
• Proporciona acceso limitado a información en base al perfil del empleado.
• Permite incrementar la velocidad de interacción entre empleados y departamentos, así como promover su responsabilidad mutua por las acciones realizadas o no en el marco de la cooperación.
• Mantiene la cantidad de los archivos de información en papel al mínimo o los excluye por completo.
• Reduce el consumo de papel, que es un gran problema con las instituciones educativas. Según las estadísticas, cada profesor usa de 25 a 75 hojas de papel por día para manejar la documentación, mientras que la cantidad aproximada de papel que usa una escuela en un año es de 360,000 páginas.
• Reduce los costos de papel y tinta.
• Reduce el tiempo dedicado al mantenimiento de una impresora u otro equipo.
• Disminuye la intensidad del trabajo en relación con la inserción de datos.
• Aumenta las habilidades profesionales de los empleados y profesores.
• Permite acumular conocimientos tecnológicos y analíticos, lo que brinda la oportunidad de formarse amplios planteamientos sobre el desarrollo institucional.
• El sistema generalmente permite usar plantillas de documentos ingresadas previamente en el programa o recién creadas, lo que brinda la oportunidad de estructurar todos los archivos de la universidad en una sola estructura.
• Facilita el seguimiento del sistema de gestión de las instituciones. El análisis del desempeño del sistema de gestión documental permite identificar deficiencias en la gestión universitaria. El control sobre la recepción (entrega) de la información, así como la formación del documento, puede revelar incumplimientos de plazos, insuficiencia de funciones asignadas o especialistas en este proceso. Además, el proceso de control permite la coordinación de trabajo más eficiente entre todos los particpantes dentro de un proceso específico, así como verificar la ejecución de órdenes y la calidad de los documentos que respaldan el proceso.
• Simplifica el proceso de auditoría.

Es importante señalar que las instituciones educativas reciben un efecto positivo directo de la introducción de la gestión documenal electrónica, que se determina por el ahorro de recursos y tiempo, así como un efecto positivo indirecto, que se manifiesta en la transparencia del proceso de gestión, el control de la transferencia de datos, la seguridad de los documentos, etc. Sin embargo, el efecto que reciben es más que útil y lleva la gestión de datos a otro nivel.

Conclusión

Hoy en día, utilizar un sistema de gestión documental online es conveniente, relevante y una razón fundamental para cualquier institución que deba trabajar con grandes cantidades de datos. Las escuelas y universidades caen directamente en esa categoría, ya que se enfrentan a un flujo constante, abundante y rápido de documentos todos los días, lo que puede dejar a una institución incapacitada para manejar procesos más importantes. Por lo tanto, la introducción de un sistema de gestión de datos es un movimiento lógico que hacen la mayoría de las instituciones para hacer frente al estrés de la gestión de datos, así como organizar adecuadamente y automatizar este proceso. Los beneficios de la gestión electrónica de datos son incontables, por lo que si está considerando probar una solución de este tipo usted mismo, ¡no dude más!

Biografía del autor: Bridgette es una escritora consumada con varios años de experiencia profesional en edición. Su trabajo le permite conectarse con lectores de todo el mundo, brindándoles información refinada y bien organizada sobre muchos temas relevantes. Bridgette se esfuerza por crear artículos que sean informativos y fáciles de leer para que las personas puedan obtener un conocimiento fácilmente digerible de su trabajo. A Bridgette le encanta compartir sus ideas y conocimientos con el mundo, respondiendo preguntas que incomodan a los especialistas de todo el mundo. En su tiempo libre, a Bridgette le encanta cocinar y tocar el piano.