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¿Cómo la gestión documental mejora la experiencia de los trabajadores?

Escrito por Rosa Hemming el 9 de abril 2021

El negocio de recursos humanos no es un paseo por el parque. Los equipos de RR.HH. controlan la gestión de los procesos de personal y tienen el objetivo final de mantener el funcionamiento fluido de sus empresas. Los departamentos de RR.HH. se han dado cuenta de que para lograrlo, es fundamental mejorar la experiencia de los empleados. Deben compaginar esto con garantizar la productividad de los empleados, el compromiso de los trabajadores, especialmente durante los cursos de capacitación.

 Por lo tanto, la prestación de servicios de recursos humanos no trata sólo de mantener la gestión de los registros de los empleados, mantener los archivos de los trabajadores o los registros de la plantilla y la documentación general de los asalariados. El personal de RR.HH. puede procesar estos archivos del personal  a través del procesamiento manual, moviendo copias de archivos, registros en formato físico, documentos en papel y comprando archivadores masivos. Alternativamente, los especialistas en RR.HH. pueden utilizar el proceso digitalizado y procesar estos documentos y convertirlos en archivos digitales. Estamos en 2021. Los archivos en papel no son tan atractivos como antes. El mundo se ha vuelto digital, por lo que sólo cabe que tengamos recursos humanos digitalizados. La época del tiempo perdido en la gestión de documentos ha pasado.

Esta alternativa digital son los sistemas de gestión documental precursores de la gestión de contenido empresarial moderna. Este sistema de gestión de documentos es fundamental para permitir que el área de RR.HH. se conecte con los empleados. Aprenderá sobre esto en detalle, a continuación.

¿Qué es el sistema de gestión de documental ?

Al contrario de lo que se pensaba inicialmente, un sistema de gestión de documentos electrónicos es mucho más que colocar documentos en una ubicación central, como un almacenamiento en la nube, a la que puede acceder fácilmente. Es una solución documental  que implica el uso de software de gestión de documentos en la gestión de registros electrónicos. Esto incluye el almacenamiento, la administración y el seguimiento de estos archivos digitales, incluidos los archivos obtenidos al escanear documentos. El sistema de gestión documental es un software útil que las empresas utilizan para guardar, crear, categorizar documentos y cualquier otra forma de información en la gestión de documentos electrónicos. El gestor documental está, en resumen, transformando digitalmente el método manual de gestión de archivos.

El uso de un software de gestión documental ofrece muchos beneficios. Éstos son;

• Hace que su documento esté seguro y protegido.
• Ahorro de tiempo en el procesamiento de archivos
• Le ayuda a realizar un seguimiento del contenido.
• Le permite realizar el seguimiento y administrar documentos.
• Facilita la recuperación de la información.
• Permite a los profesionales en RR.HH. estar en contacto con los empleados.
• Automatización de flujos de trabajo.
• Fomenta la colaboración de los trabajadores.
• Mejora la colaboración en equipo para proyectos especializados.
• Facilidad para recopilar los comentarios de los clientes

Características clave del sistema de gestión de documentos

Al elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos que se adapte a su negocio, elija un software de gestión documental que pueda ofrecer las siguientes características sin problemas;

• Un sistema que permita la edición de documentos por parte del departamento de RR.HH. y empleados al mismo tiempo.
• Control de versiones que permita tomar nota de las diferentes versiones del documento que maneja.
• Una forma de acceder, controlar las versiones anteriores de su archivo en caso de que ocurra un error.
• Pista de auditoría, que le permita conocer a las personas que han manejado y qué hicieron con los documentos.

Cómo la gestión de documentos mejora la experiencia de los empleados

Los expertos de Proessaywriting recomiendan que los especialistas en RR.HH. no vean a los empleados como nada más que documentos digitalizados para maximizar los beneficios de la empresa. Su sistema de gestión de documentos electrónicos no debería servir simplemente como un sistema de archivos. La esencia del gestor documental es servir como una gestión eficiente de los documentos de los empleados, cuyo objetivo es conectar al personal de RRHH con los empleados, ya que tanto los miembros de RRHH como los empleados pueden procesar estos documentos. En esencia, están trabajando juntos. Cuando los trabajadores no son vistos como drones y se les permite sentirse parte de una parte crucial de la empresa, la plantilla mejorará los niveles de productividad.

Puede utilizar un sistema de gestión documental para mejorar la experiencia de los empleados de las siguientes formas.

Trabajo remoto

Las ventajas de tener un software de gestión de documentos electrónicos es lidiará con documentos automatizados. Por lo tanto, los empleados no necesitan estar en el lugar de trabajo antes de poder hacer algo. Necesitan WiFi, dispositivos adecuados de los que puedan obtener del catálogo de productos y sus empleados estarán listos para comenzar. Ahora, ya no necesita estar limitado por eventos que impiden el trabajo desde la oficina tradicional ya que al hacer que el documento se administre, sus empleados podrían pasar más tiempo con sus familias. Por lo tanto, aproveche ésta ventaja digital, automatice su proceso de administración de documentos y sea testigo de cómo su personal lo recompensarán por brindarles una experiencia agradable. También puede crear un foro de discusión donde los empleados puedan compartir su perspectiva sobre los problemas, fomentando así la colaboración entre ellos.

Automatización del flujo de trabajo

Habría automatización del flujo de trabajo ya que un sistema de gestión documental se incorporaría con sistemas de alerta que informarían a los empleados sobre fechas límite, finalización de tareas, etc. El flujo de trabajo ya no necesita ser interrumpido ya que un sistema de gestión de documentos electrónicos ayuda a integrar la fuerza de trabajo con el  propósito de la organización.

Empleados motivados

Sus empleados no tendrán que lidiar con distracciones que surgen con fuerza para presentar informes, etc. Con un flujo de trabajo automatizado proporcionado por un software de gestión documental, la información, los datos, incluidos los documentos de recursos humanos y los documentos de los empleados, se automatizan. Esto ayudará a sus empleados a priorizar algunos trabajos para más adelante, reducir las interrupciones.

Biografía del autor

Rosa Hemming es una escritora profesional  de contenido y bloguera experta en Estados Unidos. Pasa parte de su tiempo asesorando a un destacado servicio de redacción de ensayos o viendo películas y series. Su amor por las películas inspira el contenido de su blog y escribe regularmente sobre películas basadas en el estado de ánimo que evoca la película y el género cinematográfico. Puedes encontrarla en Twitter.