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Cómo garantizar el cumplimiento de HIPAA con un sistema de gestión documental

Escrito por Ricardo Álvarez, miembro de OpenKM USA en septiembre 18, 2020

La adaptación de los estándares de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA, por sus siglas en inglés) garantiza la eficiencia y la eficacia en el sistema de atención médica sin comprometer la privacidad de la información de salud identificable individual. Cualquier proveedor de servicios médicos, socios comerciales de atención médica, y cualquier otra persona que trabaje para la atención médica en el curso normal del negocio deben hacer cumplir estas regulaciones, aunque no exista una acreditación oficial de certificación HIPAA exigida por el Departamento de Salud y Recursos Humanos.

Las razones por las que no hay acreditaciones oficiales para HIPAA son simples: el incumplimiento puede ocurrir en cualquier momento y estas regulaciones pueden actualizarse.

Cumplir con HIPAA a través de un Software de Gestión Documental

No existen procedimientos obligatorios para garantizar que su empresa cumpla con la HIPAA, pero se recomienda encarecidamente que los proveedores de atención médica tengan un depósito seguro que pueda limitar el acceso a cualquier documento solo a aquellos que sean absolutamente necesarios. Dicho esto, los siguientes procedimientos se pueden lograr y hacer cumplir fácilmente mediante la implementación de un software de gestión de documentos:

1. Control de acceso

Uno de los requisitos para cumplir con HIPAA es establecer controles de seguridad adecuados en el nivel de acceso de cada documento. Con OpenKM, puede elegir quién puede acceder a datos específicos. Esto se presenta en forma de permisos para usuarios y roles, que se pueden actualizar periódicamente.

2. Registros de actividad y controles de auditoría

Otro requisito es mantener registros de actividad adecuados. Hacer esto sin un software de administración de documentos de alta gama puede ser extremadamente difícil y poco confiable. OpenKM nos permite rastrear cualquier evento que haya tenido lugar en cualquier documento. Estas pistas de auditoría pueden ser tan específicas como saber quién accedió a cada archivo, qué se cambió en el archivo y cuándo se hizo.

3. Registros de pacientes

Las organizaciones sanitarias deben mantener un registro completo del historial médico de los pacientes. Con el Control de versiones de OpenKM, la información de salud protegida puede incluir varias versiones del mismo archivo sin saturar los documentos, mientras se realiza un seguimiento de los registros de actividad de cada versión.

4. Confidencialidad y autorizaciones de información de salud protegida

Además de garantizar que todos los registros de atención médica se almacenen y archiven de manera confidencial, los proveedores de atención médica deben proporcionar a los pacientes la información específica sobre cómo se compartirá su PHI y por qué motivo, y recibir las autorizaciones adecuadas.

OpenKM cuenta con las herramientas necesarias para crear relaciones entre documentos, agregar metadatos y palabras clave. Esto le permite acceder fácilmente a toda la información sobre un procedimiento específico, paciente, ubicación o cualquier filtro específico que desee aplicar.
Esto también puede garantizar que haya un permiso por escrito (formulario de divulgación de HIPAA) de los pacientes antes de que su PHI se utilice para cualquier propósito, como mercadeo, recaudación de fondos o investigación. Las herramientas de reconocimiento óptico de caracteres de OpenKM permiten realizar automáticamente un análisis de diseño, reconocer un campo seleccionado en papel y utilizar la información para mejorar la eficiencia de los procesos de gestión de la información de aprobación o denegación.

5. Herramientas de cifrado y descifrado

Los hospitales deben cifrar la información de salud protegida cuando la transmiten por Internet. Las herramientas de criptografía de OpenKM le permiten habilitar fácilmente esta configuración de seguridad cada vez que descarga o envía por correo electrónico un documento que contiene información médica personal.

6. Evaluaciones de riesgo

Los proveedores de atención médica están obligados a realizar evaluaciones de riesgo periódicas para identificar posibles fallas en todas las áreas en las que se utiliza información de salud protegida.

OpenKM puede ayudarlo a crear diferentes tipos de informes de evaluación de riesgos basados en sus datos específicos y configuraciones de automatización. Esto es muy importante para hacer un plan de seguimiento que pueda superar el riesgo identificado.

7. Acuerdos de socios comerciales

Siempre que un tercero necesite acceder a cualquier PHI para realizar un servicio, ambas partes deben tener un acuerdo de socio comercial que limite el uso o la divulgación de la información proporcionada.

Con las automatizaciones, los flujos de trabajo y los sistemas de notificación adecuados, OpenKM puede ayudar a prevenir el acceso a cierta información si un acuerdo de socio comercial específico no está firmado y actualizado.

8. Disposición de información de salud protegida

Aunque la regla de privacidad de HIPAA no tiene requisitos de retención de registros médicos, algunas leyes estatales determinan durante cuánto tiempo se deben conservar los registros médicos.

Con las herramientas de gestión del ciclo de vida de los documentos de OpenKM, puede estar seguro de que cualquier PHI en el sistema se borrará por completo y la integridad de la privacidad de los registros médicos se mantendrá durante todo el proceso de eliminación.

9. Herramientas para gestión de incidentes

Las entidades cubiertas y los socios comerciales bajo estas reglas deben notificar a la Secretaría de Salud y Servicios Humanos de cualquier uso o divulgación no permitidos de PHI no segura y proporcionar los apoyos pertinentes para cualquier política y procedimiento que se haya implementado para abordar posibles incidentes de seguridad.

10. Entrenamientos

Las entidades cubiertas deben realizar capacitaciones periódicas sobre HIPAA. Con OpenKM puede garantizar la estandarización de las prácticas de gestión de documentos, así como la aplicación de una verificación periódica de las pautas de HIPAA y las regulaciones internas específicas.

Resumen

El incumplimiento de cualquiera de las regulaciones de HIPAA puede incurrir en multas masivas. El 18 de junio de 2018, MD Anderson Cancer Center pagó $ 4.4 millones de dólares en multas por violaciones de HIPAA. La mejor manera de cumplir con las regulaciones de HIPAA es buscar ayuda con un asesor de HIPAA y utilizar un proveedor de sistema de gestión de documentos que haya tenido un historial significativo de clientes dentro del sector médico.

Los clientes internacionales de OpenKM del sector médico son un ejemplo integral de su compromiso con la seguridad y eficiencia de la gestión de documentos.

OpenKM es una herramienta poderosa y compleja para proveedores de atención médica y proporciona una gestión de documentos compatible con los requisitos legales de HIPAA, incluidas herramientas para ayudar a identificar e investigar posibles violaciones de esta ley.

Hay varios otros problemas y regulaciones relacionados con HIPAA que se pueden hacer cumplir mediante la implementación de un software de gestión de documentos. Esto incluye sistemas de identificación de usuarios únicos para rastrear a todos los usuarios que inician y cierran sesión en el sistema, o incluso tokens para acceso extraordinario a documentos específicos.

Finalmente, OpenKM puede traer ciertas funcionalidades avanzadas adicionales a las instituciones de salud, como la integración de procesos y procedimientos automatizados o la incorporación de un sistema de solicitudes y quejas para los usuarios.