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Cómo Funciona la Gestión de Derechos Digitales

Escrito por Ricardo Álvarez, miembro de OpenKM USA  en noviembre 20, 2020

Proceso

La implementación de la tecnología de gestión de derechos digitales (DRM, por sus siglas en ingles) se convirtió en un procedimiento estándar para la gestión de derechos de autor digitales.

Las empresas están produciendo información digital sin precedentes y no se espera que este crecimiento se detenga pronto. Según las previsiones del Mercado Global de Contenidos Digitales 2020-2024 (1), el mercado de medios digitales apunta a crecer en $ 519.83 mil millones durante los próximos cuatro años.

Sin embargo, el contenido digital condujo a un gran incremento en la piratería. Las descargas ilegales, la filtración de información, la infracción de derechos de autor y otras actividades ilícitas crecieron exponencialmente debido a la facilidad de acceso a los datos digitales.

Esto ha llevado a las empresas a adoptar un sistema de seguridad más inteligente y eficiente para los registros digitales: La Gestión de Derechos Digitales (Digital Rights Management [DRM]).

El enfoque sistemático de la protección de los derechos de autor digitales permite a las empresas evitar la redistribución no autorizada de activos de medios digitales; restringe el acceso a documentos privados y permite a las empresas incrustar códigos en sus archivos para evitar y rastrear fugas de información.

En general, al implementar un software de gestión de derechos de autor digital, es menos probable que la información de la empresa – y la propia empresa – sea volátil. 

¿Cuáles son las tecnologías para la gestión de derechos digitales?

Las arquitecturas de gestión de derechos digitales pueden tener diferentes componentes, pero todos apuntan a utilizar soluciones para los mismos principios básicos.

Claves de Producto

Las empresas de todas las industrias están tratando continuamente con documentos privados como registros médicos, acuerdos confidenciales, registros de empleo, finanzas y otros documentos que necesitan un conjunto de tecnologías de control de acceso para restringir su uso y acceso.

Las claves de producto proporcionan el primer paso para resolver el problema del control de accesibilidad. Este proceso generalmente se realiza mediante algoritmos internos.

Algunas de estas claves incluyen números de serie alfanuméricos para representar una licencia de producto, autenticación en línea persistente, sistemas de autenticación de múltiples factores, entre otros.

El objetivo de estos sistemas es establecer un marco de políticas que garantice que solo los usuarios adecuados tengan el acceso adecuado a recursos específicos.

Cifrado

La información confidencial puede requerir protección adicional además de las claves de producto.

El cifrado de documentos es una tecnología de seguridad que permite proteger la confidencialidad de la información de un archivo estableciendo una capa de protección adicional.

Este proceso genera claves que bloquean el contenido codificado y solo las partes autorizadas pueden usarlas para acceder a la información. Las claves de cifrado también pueden estar sujetas a limitaciones de tiempo. De esta manera, las claves podrían volverse inútiles después de una cantidad específica de usos o una fecha de vencimiento, lo que limita las posibilidades de violaciones de la privacidad de los datos. (2)

Restricciones

Las medidas de protección restrictivas suelen integrarse con el software del sistema de gestión de contenido para evitar la modificación y distribución de obras protegidas por derechos de autor.

Estas herramientas restringen la capacidad de copiar, registrar, imprimir, reenviar o guardar copias de seguridad de la información protegida.

Existen herramientas de gestión de derechos de autor digitales que pueden enmascarar el contenido del documento para evitar que se tomen capturas de pantalla. Esta medida de protección se puede activar automáticamente cuando el sistema percibe la acción no deseada. También permite bloquear información en dispositivos, países y ubicaciones particulares.

Rastreo de Datos

Las marcas de agua y los metadatos se pueden incluir como una forma de prevención de copias identificando a cualquier persona que manipule el documento.

Los sistemas avanzados de administración de documentos se pueden automatizar para crear e incrustar marcas de agua y metadatos en archivos en cualquier etapa particular de su ciclo de vida, garantizando la trazabilidad sobre cualquier archivo distribuido y haciendo cumplir la responsabilidad de aquellos usuarios con acceso privilegiado.

Las marcas de agua y otros mecanismos de seguridad son métodos preventivos que se adaptan bien a las suscripciones de documentos y los informes del sistema que envían correos electrónicos automatizados cada vez que se produce una manipulación de documentos relevante.

Conclusión

La tecnología de seguridad de documentos debe utilizarse en todo el proceso comercial operativo para preservar la integridad de cualquier documento protegido por la gestión de derechos digitales y evitar la piratería de propiedad intelectual valiosa. Además, también se puede utilizar para proporcionar funciones y servicios específicos, como pruebas por tiempo limitado y control de visibilidad sobre las diferentes etapas de los activos digitales.

Para que quede claro, esta es la descripción general de la gestión de derechos digitales. Quienes manipulan los documentos deben estar bien capacitados, y cada empresa debe tener un conjunto de protocolos útiles de gestión de medios para cumplir con los requisitos legales específicos para la gestión de información en sus industrias relacionadas.(3)

El uso de un software de gestión de contenido de alta gama como OpenKM puede permitir a las empresas implementar todas las herramientas necesarias para la gestión de derechos digitales en cualquier etapa de la gestión de documentos: producción, protección, distribución y aplicación de derechos de documentos.