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¿Cómo firmar en OpenKM?

Escrito por Ana Canteli en noviembre 19, 2021

La sociedad de hoy en día demanda soluciones ágiles y fiables que les permitan llevar a término operaciones significativas o importantes a distancia y las soluciones de firma digital, firma electrónica, firma digitalizada, firma biométrica o firma manuscrita, suponen la respuesta a las demandas del mercado. Cada tipo de firma, presenta en la legislación nacional, distintos grados de cobertura y fiabilidad reconocida.

 Gracias al software de gestión documental de OpenKM la organización puede proporcionar un entorno seguro en el que las partes interesadas pueden acceder a los documentos, iniciar el proceso de generación de documentos firmados electronicamente, entre otras actividades de gestión documental online.

 La necesidad de firma, cada vez incluye más formatos y nuevos tipos de documentos. OpenKM proporciona una solución de firma de correos electrónicos mediante certificado digital. Este componente ayuda a garantizar la recepción, calidad y confianza de las comunicaciones, sobre todo en entornos altamente exigentes en materia de seguridad, en los que los e-mail son rechazados si no contienen dichos certificados.

Estampado

La funcionalidad de estampado proporciona otra alternativa a la hora de firmar un documento. OpenKM trabaja con el estampado en varios formatos: texto, imagen e incluso códigos de barras de múltiples tipos. Si el usuario lo desea, podrá firmar los documentos con su rúbrica utilizando esta funcionalidad. Por su puesto, el acceso a dicho estampado es estrictamente personal. Y si lo desea, puede añadir más atributos a la firma. Una marca de agua con su nombre y apellidos escritos; el cargo que ostenta, la fecha exacta de firma - a modo de sello de tiempo -, el logotipo de la entidad, etc. 

Gracias al sistema de gestión documental de OpenKM la organización podrá abordar el proceso de firma de múltiples formas. Esta capacidad de elección le permitirá a la entidad tanto cumplir los requisitos legales exigibles, como facilitar la gestión de documentos firmados electrónicamente.

Cliente de firma electrónica

El cliente de firma digital de OpenKM, compatible con los sistemas operativos más utilizados en el mercado, está concebido para alojar el certificado digital elegido por el usuario, por lo que para obtener uno, éste puede dirigirse a la entidad emisora de certificados que mejor se adapte a sus necesidades.

A la hora de facilitar la opción de firma, en el sistema de gestión documental de OpenKM, los usuarios pueden firmar documentos microsoft word si bien, hay que tener presente que el sistema convertirá el archivo en un documento pdf. De todas formas, el gestor documental proporciona una trazabilidad completa sobre todo evento auditable en el sistema y un control exhaustivo sobre todo el ciclo de vida del documento. Incluso se puede definir una relación de equivalencia entre documentos idénticos que sólo se diferencian en la extensión, como consecuencia de la firma digital que el documento pdf contiene.

Con el cliente de firma digital de OpenKM, los usuarios pueden incorporar archivos a la vez que los firma, o seleccionar en el sistema, los documentos que quieren firmar con certificado digital. 

DocSigner

DocSigner, es la respuesta de OpenKM a la necesidad de firma manuscrita. Gracias a este módulo el usuario accede al documento de forma que puede leer todo su contenido. En este escenario el usuario puede beneficiarse del resto de herramientas de comunicación disponibles en el sistema de gestión documental: añadir notas, palabras clave, categorías, metadatos, relaciones, etc.  Si está conforme, inserta su firma con el dedo - no necesita de ningún dispositivo especial - hace click en el botón firmar y la entidad recibe una notificación automática, informándole de la recepción del documento firmado. Tanto el firmante, como la organización, pueden visualizar la firma manuscrita insertada por el usuario, desde la previsualización.

Además, hay que destacar que el evento de firma online se puede incluir en procesos de negocio implementados en OpenKM como automatismos. Así, cuando un documento llega a determinado status, se puede gestionar la solicitud de firma, como mejor convenga a las partes. 

Todas las opciones disponibles para la generación de firmas en OpenKM aportan las medidas de seguridad y el cumplimiento legal necesario para cada caso de uso. Sirven para dinamizar y agilizar los procesos de negocios con todas las partes involucradas. Firma de acuerdos y contratos, pactos y negociaciones, relaciones con las administraciones públicas, etc. El límite en la gestión de documentos electrónicos, lo pone la entidad. 

Por otro lado, tampoco hay que obviar los beneficios que las distintas opciones de firma aportan a los negocios, entre ellos; el ahorro de tiempo, el ahorro de espacio ( no es necesario imprimir, para firmar y archivar en formato físico) el ahorro en costes ( ya no es obligatorio reunirse físicamente para firmar documentación, ni solicitar servicios de mensajería). Sin por ello dejar de disfrutar de un mejor nivel de servicio, a la vez que se mantienen las medidas de seguridad necesarias. 

Si quieres saber más sobre los beneficios, las ventajas y las opciones de firma que más te convienen, no dude en solicitar una demo online personalizada.