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Cómo evitar errores comunes en la gestión de documentos

Escrito por Beatrix Potter en octubre 09, 2020

La gestión documental eficiente y segura es esencial para que las empresas eviten errores habituales. No contar con un plan integral de gestión de documentos puede resultar lento, costoso e incluso puede generar problemas legales. Evite estos errores comunes de administración documental en sus implementaciones de gestores de documentos electrónicos, para asegurarse de que su negocio y su crecimiento continúen prosperando.

No crear un sistema de gestión documental centralizado

Es esencial que todos sus documentos digitales estén organizados y rastreados de manera estandarizada, para la recuperación de desastres y la protección de la información confidencial, por lo que es importante crear un sistema de administración de documentos centralizado. La forma más eficaz de hacerlo es utilizar sistemas de gestión de documental automatizados, quizás utilizando un servidor de archivos de una empresa de gestión documental.

También es importante asegurarse de que todos tengan claro cómo y dónde se almacenan y controlan los documentos para evitar que los archivos se procesen varias veces. Además, también te permite crear solicitudes y recordatorios automáticos, lo que te ahorra tiempo y te ayuda a evitar este error.

No crear un cronograma de retención

 "Aunque podría esperarse que sea obvio, muchas organizaciones en realidad desconocen qué documentos deben almacenar, durante cuánto tiempo deben conservalos e incluso cómo deben destruirlos", dice Tony Rogers, periodista de Assignment Help and Essayroo . "La creación de un cronograma de retención permite formalizar todos estos procedimientos y garantiza que su empresa cumpla con todos los requisitos legales y reglamentarios relevantes".

Puede crear su propio programa de retención o actualizar un programa existente para evitar este error común. Sin embargo, buscar la orientación de una empresa especializada en gestión de documentos calificada, puede ayudar a garantizar que cumpla con todos los requisitos necesarios. Junto con otros procesos comerciales, también es importante asegurarse de mantener registros de las fechas de vencimiento de los documentos. El uso de un sitema automatizado puede ser especialmente útil para esto.

Falta de archivos digitalizados

El uso de sistemas automatizados como el procesamiento de imágenes de documentos y los servidores de archivos está en aumento, entre otras cosas porque ayudan a garantizar que los documentos se mantengan seguros, reduciendo así la probabilidad de que se pierdan. Entre otras mejores prácticas de gestión documental, los documentos digitalizados deben escanearse y transferirse a un disco duro, servidor de archivos o sistema de gestión de contenido empresarial (ECM), de modo que se pueda acceder a ellos de forma fácil y segura. La digitalización de archivos activos tiene la ventaja adicional de permitirle acceder a la información de manera mucho más rápida y sencilla, además de permitirle almacenar y administrar documentos de manera más segura.

No archivar documentos en archivos externos

 Los documentos obsoletos o caducados deben archivarse en un sistema seguro.

 "Aunque puede parecer más costoso, como solución de gestión, el almacenamiento externo de archivos es más seguro", explica Stephen Lusk, redactor técnico de TopCanadianWriters y Studydemic. “Por lo general, estos son centros especialmente diseñados por un organismo de administración ddocumental para el almacenamiento a largo plazo, lo que significa que tienen mayor seguridad. Normalmente, estos servidores de archivos tienen instalaciones como personal las 24 horas, sistemas de monitoreo y controles de acceso de entrada, así como tecnología de detección y extinción de incendios. Los registros de identificación generalmente se guardan en cajas seguras que tienen un código de barras que luego se ingresa en una base de datos de seguimiento. Los profesionales de la gestión de registros serán los que gestionen la base de datos. Los archivos externos, incluso para información sensible, son mucho más seguros frente a riesgos internos y externos ".

Falta de protección backup

Debe disponer de un plan de gestión de documentos que le ayude a afrontar situaciones inesperadas o de emergencia, como la recuperación ante desastres. Fundamentalmente, debe asegurarse de proteger sus datos con copias de seguridad. Una forma de hacerlo puede ser utilizar los servicios de rotación de cintas de datos. Esto implica transferir regularmente sus medios de copia de seguridad a una archivo seguro de datos. La tecnología de códigos de barras y la gestión de cintas especializada se utilizan para rastrear sus archivos en una empresa de gestión de documentos, así como para fines de gestión y custodia. Si sufre una emergencia por pérdida de datos, puede recibir rápidamente sus cintas de datos en el sitio designado.

No deshacerse de los registros correctamente

No destruir los registros de manera correcta, segura y oportuna puede generar riesgos de responsabilidad legal y protección de la privacidad. Evite errores comunes como este triturando. Los servicios de trituración pueden entregar sacos de destrucción, sin cargo, a las oficinas. Un técnico de trituración recogerá los sacos que contienen todos los documentos y los triturará en una máquina trituradora de grado industrial. Se le proporciona un Certificado de Destrucción al final del proceso, que le proporciona evidencia para registros futuros.

Conclusión

Asegúrese de que los documentos estén digitalizados, guardados en un software de gestión documental  centralizado y que todos los archivos almacenados y la información confidencial se guarden en un lugar seguro. Asegúrese de que los registros se eliminen correctamente y de tener un plan de protección de respaldo fiable y seguro. De esta manera, podrá evitar cometer errores comunes en la gestión de documentos que podrían afectar negativamente a su negocio.

Sobre la autora: Beatrix Potter es escritora profesional en Australian Reviewer y Top Australian Writing Services. Escribe regularmente sobre gestión de documentos y servicios IT. Bea también brinda tutoría a los estudiantes en todas las etapas de la educación en el sitio web de Student Writing Services.