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Como escoger el mejor CMS

Escrito por Ana Canteli en febrero 13, 2018

Según las últimas estadísticas, los usuarios esperan tener una experiencia consistente, con independencia del medio que utilicen para acceder a nosotros. Esto incrementa las expectativas puestas en el marketing de contenidos, en particular en la gestión de contenidos web que facilitamos. Por eso, la adquisición de un gestor de contenidos es una decisión estratégica, en la que el proceso de selección tiene una importancia capital, a la hora de definir la estrategia de la empresa. En este artículo destacamos los pasos y elementos que hemos de tener en cuenta para elegir el mejor CMS para tu proyecto.

Determinar qué usuarios van a utilizar el CMS

El gestor de contenidos será un programa incluido en el conjunto de herramientas que la organización utiliza para la consecución de sus objetivos. Por lo tanto, ante la necesidad de adquirir un sistema cms, tendremos que valorar qué departamentos o áreas se verán afectados y beneficiados por la adquisición del software. Desde el departamento de marketing, que decidirá la creación de contenido, el nivel de sofisticación – texto, texto e imágenes, inclusión de vídeos… – el calendario de publicación en las redes sociales, o las campañas de e-mail marketing. Pasando por el departamento de ventas; que querrá utilizarlo para la gestión de clientes, medir la conversión de cliente potencial a cliente real, integrarlo con su CRM;  hasta por ejemplo, el departamento de proyectos que querrá integrarlo con el ERP de la compañía. Y el desarrollador web, que tendrá que ser el responsable del mantenimiento del software.

Priorizar la lista de requerimientos

Cada grupo de usuarios tendrá su lista de requisitos, que el CMS deberá cumplir. Para atender a todos los grupos de interés por igual, lo ideal es solicitarles que prioricen su lista de requerimientos; desde lo que “debe” tener el gestor de contenidos, pasando por aquello que es “importante” hasta aquello que podría incluir.

Soporte

La cobertura que ofrece el proveedor de CMS para el mantenimiento de páginas web, puede ser muy variada. Desde resolución de incidencias en una instalación básica, pasando por la inclusión de actualizaciones; hasta el ofrecimiento de formación, tanto a usuario final como a administrador. Por otro lado, es recomendable tener en cuenta si puede colaborar con el cliente en desarrollos a medida.

Seguridad

Los gestores de contenidos CMS son uno de los objetivos más habituales para hackers y cibercriminales de todo tipo. Y los más utilizados como Joomla o Wordpress, suelen presentar problemas de seguridad que deberían tenerse en cuenta. Casos como el de los Papeles de Panamá, sufrido por el bufete de Abogados Mossak-Fonseca, nos recuerdan de vez en cuando el significado y la importancia del mantenimiento de unos niveles de seguridad aceptables. Para elegir el mejor CMS, es recomendable hacer una evaluación de las funcionalidades en materia de seguridad que ofrece, buscar información sobre los problemas de seguridad que ha experimentado el proveedor en el pasado. Qué protocolos aconseja seguir en caso de sufrir un ataque. Cuál es la opinión de los usuarios de la plataforma. Desde aquí uno de los elementos básicos que consideramos que todo gestor de contenidos debe ofrecer, es la posibilidad de publicar en estático. Esto significa que desde el panel de administración siempre tendrás el control de la gestión de contenidos de tu sitio web.

Gestionar varias web a la vez

Si tu negocio abarca diferentes países, áreas o regiones, posiblemente te interese gestionar varias páginas web desde una misma plataforma. En este caso buscarás un CMS que te permita crear varios diseños web, fáciles de utilizar, que te permita definir la política de privacidad, aplicar certificados SSL, política de cookies; desde una sóla plataforma para no tener que consumir tiempo y energías abriendo múltiples sesiones, que podrías dedicar a actividades de mayor valor.

Preguntas que tenemos que hacernos a la hora de elegir un CMS

1. ¿Qué efectos tendrá el CMS en mi negocio? Tienes que tener en cuenta las responsabilidades que vas a adquirir al introducir un CMS en la empresa. Por ejemplo, al adquirir un CMS en propiedad, necesitarás contar con desarrolladores web, ya sea dentro de la compañía, o subcontrado. El lanzamiento del CMS final llevará más tiempo que aquel CMS SaaS si bien se adaptará mejor a todos y cada uno de los requisitos de nuestro negocio. Por ejemplo abrir una tienda online.
2. ¿ Tengo en cuenta todos los costes del CMS? La creación de una página web, es sólo el principio. Es altamente recomendable tener presupuestados todos los gastos relacionados con el proyecto. Por ejemplo, ¿ podrán los usuarios dejar un comentario en tu web a través de la tienda online?
3. ¿ Cómo se integrará el CMS en mi suite de programas? El CMS no puede gestionarse como un silo en la empresa. Ha de ser un instrumento dentro de la estrategia de marketing, para el dpto. de atención al cliente, para la gestión de proyectos, etc.
4. ¿ Cómo de fácil es la instalación y uso del programa? ¿ Es necesario tener conocimientos técnicos? Este es un aspecto que muchas veces es infravalorado a la hora de elegir el CMS pero que tiene un gran impacto. Y es que hay que elegir el software que tanto para personal técnico como para el usuario final sea fácil de usar.
5. ¿ El CMS tiene todas las funcionalidades que necesito para dar cobertura a mi negocio y ayudarme a conseguir mis objetivos? La respuesta a esta pregunta depende del tipo de empresa en la que trabajemos, los objetivos que tenga y los grupos de interés que tengamos que satisfacer con la gestión de contenido web. Una empresa emergente preferirá escalabilidad, mientras que una empresa ya establecida priorizará la integración del software entre su suite de programas.
6. ¿ El proveedor ofrece formación y soporte adaptable a mis necesidades? Muchas organizaciones piensan que el CMS es una inversión con fecha de caducidad. Y esto es algo que no tiene por qué ocurrir. La adquisición de un gestor de contenidos es una decisión estratégica, que puede adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio y adecuarse al ciclo de vida de la empresa. De hecho la web de tu empresa evolucionará con el mercado, con el comercio electrónico y lo mismo debería hacer tu CMS. Por otro lado, es interesante saber, si el proveedor de CMS ofrece programas de formación, tanto a los usuarios finales como programas de colaboración con desarrolladores web. Además, el soporte técnico debería ofrecerse en varios formatos, por ejemplo 24/7 y permitir varias modalidades de contacto.

Open Source o Software Comercial

El código abierto supone ciertas ventajas, tales como que permite trabajar con tecnología que es mejorada constantemente por la comunidad de usuarios, que la utilizan por su fácil uso y customización; tanto desde la perspectiva del usuario final como del personal técnico.

Por otro lado el Software Comercial ofrece servicios profesionales de instalación, soporte y actualización de versiones.

Tanto en el caso de proyectos basados en código libre como soluciones 100% comerciales, aconsejaríamos una primera criba de soluciones basada en los siguientes criterios:

• Es un proyecto consolidado con una trayectoria de varios años, un proyecto nuevo aún no consolidado, o un proyecto que en los últimos años ha tenido pocas actualizaciones o ninguna.
• Tiene una comunidad de usuarios relevante y activa. Para eso podemos observar el movimiento de los foros públicos y los tiempos de respuesta.
• Se ofrecen servicios profesionales relacionados con la instalación, soporte y mantenimiento de la aplicación.
• Con qué periodicidad salen actualizaciones de la aplicación.
• En caso de alguna vulnerabilidad grave, cuánto tiempo se han demorado en sacar un parche que solucione el problema.
• Si existe algún correo electrónico de contacto, cuánto tiempo se han demorado en contactar con nosotros. Eso nos puede dar una idea de la calidad del servicio general.
• Localizar la documentación de la aplicación y hecharle un vistazo rápido.

Por ejemplo en el caso de OpenKM, que es una solución de gestión documental no directamente comparable con un CMS. Es un proyecto consolidado que nace en 2006; con más de 11 años de trayectoria. Con versiones estables en el tiempo. Un foro público donde los mismos desarrolladores de OpenKM intentamos responder durante las primeras 24h, en las que se realizan consultas. Actualizaciones periódicas de la aplicación, como mínimo 2-4 releases por año y que en las pocas veces que nos hemos encontrado con una incidencia grave, la hemos resuelto en la semana en que se nos ha informado de la misma ( si es que no la hemos detectado nosotros ).

Seleccionar el formato de CMS que mejor se adapta a nuestras características

SaaS; alojado en Cloud de 3ºs, o instalado en servidor propio. Para saber cuál elegir, aquí facilitamos las ventajas e inconvenientes que presenta  cada opción de gestores de contenido web

Ventajas y desventajas del CMS en propiedad ( instalado en servidor )

• Más control: tú decides la infraestructura y el entorno en el que instalar el CMS.
• Personalización: si utilizas un CMS open source vas a tener más posibilidades de adaptar la aplicación a tus intereses.
• Costes de instalación, mantenimiento y actualización: a no ser que el proveedor incluya el proceso de instalación, éste será un coste adicional a tener en cuenta, además del mantenimiento del servidor, y las actualizaciones del software, que correrán a tu cuenta.
• Escalibilidad: el CMS en propiedad viene con un set de funcionalidades que se puede incrementar en función de las actualizaciones de nuestro proveedor. Por otro lado, nosotros como administradores de la plataforma podemos habilitar o deshabilitar funcionalidades para adecuar el CMS a cada escenario de uso.
• Inversión inicial: es elevada, sobre todo si la comparámos con el uso de CMS en formato SaaS. A cambio, nos aporta gran independencia y autonomía.
• Periodo de lanzamiento: será más prolongado que en el caso del CMS como servicio ya que tendremos que tener en cuenta la instalación y el proceso de configuración. A cambio tendremos una plataforma que se adaptará a cada uno de nuestros requisitos

Ventajas y desventajas del CMS alojado en servidores de 3ºs

• Proceso de lanzamiento: más rápido que en la versión on premise, ya que el software estára instalado y configurado, al menos a nivel standard.
• Escalabilidad: asistida por el proveedor de la solución CMS.
• Inversión inicial: es menor que en la caso de instalación en servidor propio y siempre puedes alquilar el espacio no utilizado a terceros.
• Vulnerabilidades: la seguridad y la escalabilidad dependen del proveedor del software, o del servidor en el que está alojado el gestor de contenidos.
• Costes a largo plazo: es una opción que deja de ser efectiva en el medio plazo, al tener que pagar por el alquiler, algo que puede incrementarse con el tiempo.

Ventajas y desventajas del CMS en formato SaaS

• Variedad de funcionalidades: suelen ofrecer muchas opciones que permiten customizar tu CMS y adaptar la gestión a la medida de tu negocio.
• Sin costes de mantenimiento: todos los gastos de mantenimiento o seguridad son a cargo del proveedor de la solución.
• Actualizaciones regulares: los proveedores de gestor de contenidos, se encargan de los bugs de seguridad y de aportar nuevas funcionalidades para mantener los niveles de satisfacción del cliente, asi como su fidelidad.
• Sin instalación: el CMS ya está instalado y listo para usar. Estos servicios son gestionados también por el proveedor del software.
• Pago por servicio: las plataformas SaaS no suelen tener compromisos de permanencia. Se paga por uso, lo que permite cambiar de modelo de gestión, en el momento que se desee.
• Escalabilidad: a demanda de la organización, que es el cliente del proveedor del programa.
• Seguridad: es gestionada por el propietario del software en modo SaaS, desde los back ups a la resolución de problemas de seguridad o desempeño. Además, el cliente puede establecer procesos adicionales que incrementen la seguridad.
• Nivel de soporte: la mayoría de los software en mode SaaS, ofrecen soporte técnico incluido con gestión de copias de seguridad o back ups.
• Customización: usar el software como servicio, en ocasiones implica que no puedes hacer cambios drásticos en la configuración.
• Soporte: el uso de la aplicación como servicio, supone dependencia por parte del proveedor en materia de seguridad. Esto en sí, no es un problema; pero si gestionas información considerada sensible, puede suponer una pérdida de control sobre la seguridad.