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¿Cómo el proceso basado en papel acaba con su productividad?

Escrito por Lillie Jenkins, el 8 de agosto de 2022

Déjenos adivinar, ¿busca formas de optimizar su empresa y mejorar sus resultados? Es posible que tenga los mejores especialistas que crean el mejor producto de la historia. Además, puede cuidar a sus clientes y atraer nuevos, sin embargo, ¿todo lo mencionado anteriormente no impulsa su negocio? Echemos pues un vistazo más de cerca al cuello de botella del papeleo y la gestión de documentos en papel.

Puede que no sea una solución obvia. Sin embargo, si todavía está utilizando documentos impresos, puede que la optimización se ralentice. ¿Cómo? A continuación consideraremos por qué es mejor dejar los papeles impresos en el pasado, para acelerar la productividad. ¡Siga leyendo para obtener información!

Queremos mostrarle qué ámbitos de la vida laboral se ven afectados por el uso de copias impresas y el control de la documentación. Verá cómo el personal percibe el problema y cómo puede mejorar sus procesos de trabajo.

Flujo de trabajo

Comenzaremos desde el punto en que un proceso basado en papel detiene el flujo de trabajo. Si uno posee una pequeña iniciativa empresarial con unos pocos especialistas, puede funcionar bien para ellos. Sin embargo, una vez que tiene cientos de empleados, el seguimiento de cada cambio registrado en el papel se vuelve imposible.

Los 3 pilares principales de un sistema de gestión documental son la velocidad, la facilidad de uso y la flexibilidad de personalización. Es esencial para una empresa que el sistema realice las tareas de su negocio mientras sea fácil de mantener y ampliar; y no se convierta en una carga irrazonable para el presupuesto de la empresa. Los sistemas de gestión documental completos deberían tener las funciones de preparar y coordinar documentos, incluido el escaneo y el reconocimiento óptico de caracteres. Además, debe haber funciones de control, contabilidad y almacenamiento.

Seguimiento

No es fácil encontrar información detallada rápidamente. Cuando uno agrega cambios, otro debe ir al archivo y buscar el papel requerido. Puede tardar, en general, 10 minutos; pero eso significa que otras tareas sigan esperando. Eso requiere tiempo y esfuerzo e incluso, puede hacer que su cliente elija tratar con otra empresa.

Además, ayudaría si siguiera trabajando en los catálogos de archivo y las reglas para implementar. Algunos documentos impresos contienen información privada que no puede compartir con otros. Cuandoimplemente la transformación digital, con una copia, puede hacer clic para encontrarla y finalizar el uso del documento. De lo contrario, debe ir, tomar y traer los papeles para mantenerlos seguros.

Educación de un nuevo empleado

Puede pedirle a un especialista externo de uno de los mejores servicios de redacción que elabore la estrategia educativa para un nuevo especialista. Sin embargo, si imprime los documentos resultantes, será difícil para él aprobar la incorporación del empleado y aprender todo.

La gestión de contenidos es esencial en todos los niveles, pero es más conveniente con el software de gestión de documentos digitales.

Multitarea

No es bueno cuando uno debe hablar con un cliente en frente, responderle al colega sobre documentos críticos. Se convierte en una multitarea innecesaria. Hace que sea mucho más difícil gestionar la carga mental y filtrar información irrelevante, lo que afecta a la calidad y la eficiencia del trabajo.

Cuando el cerebro realiza múltiples tareas, los niveles de cortisol; la hormona responsable del estrés, aumentan constantemente. Es agotador y le hace sentir agotado psicológicamente, incluso si la jornada laboral acaba de comenzar. Será mucho más fácil para ellos buscar la información requerida en la aplicación móvil, escribir firmas electrónicas y tener un archivador en su PC.

Cansancio

¿Alguna vez ha visto mesas llenas de carpetas y montones de papeles? ¿Ha visto también a la persona encargada sentada en una de las mesas? La cantidad de documentos en el lugar de trabajo influye negativamente en la eficacia del desempeño laboral.

El estándar de limpieza del lugar de trabajo significa que puede acceder fácilmente a todas las cosas y documentos que necesita y ponerlos en su lugar con la misma rapidez. Todo ello sin levantarse de la mesa. Le gustaría que sus empleados dedicaran tiempo a otras cosas además de buscar papeles, ¿no es así?

Funciones cognitivas

El precio de la multitarea es relativamente alto porque daña el cerebro. Lo hace cuando un empleado quiere ponerse al día haciendo un montón de cosas simultáneamente. Por ejemplo, sucede cuando uno busca constantemente alguna información en diversos papeles. Cuando las personas piensan que están haciendo varias cosas a la vez, en realidad cambian de una tarea a otra muy rápidamente. Y cada vez que hacen esto, se desperdician recursos cognitivos específicos. Por ejemplo, sería genial si las personas pudieran dedicar tiempo a desarrollar su negocio asistidas por el sistema de gestión documental sin dedicar atención a seguir las reglas de seguridad y el manejo de documentos.

Archivo

Una vez que ejecuta un proceso en papel, debe crear un archivo adecuado para mantener estos documentos seguros. Además, debe tener personal a cargo del almacenamiento. Requiere fondos adicionales. De hecho, algunas organizaciones no pueden evitar estos procedimientos; hospitales, asesorías, departamentos de auditoría, etc. Sin embargo, la automatización y la digitalización simples son mejores soluciones para una startup de TI o una tienda online.

Otras consecuencias significativas de la automatización incluyen acelerar los procesos comerciales y ampliar los servicios o presencia en el mercado sin aumentar el personal. 

Además, cuando los empleados se liberan, debido a la digitalización del flujo de trabajo, evitan la rutina y se ocupan de un trabajo más intelectual.

Facturas

Hay una manera de ayudar a sus departamentos de cuentas a solucionar los problemas. Parece que la carga de papeleo durará para siempre. Sin embargo, no es cierto cuando se considera la automatización de procesos con software de gestión documental y la implementación de sistemas de gestión empresarial. Así, sus contables buscarán documentos, facturas, formularios electrónicos y solicitudes de compra en el programa y procederán con ellos a todas las partes interesadas.

El proceso mata su productividad con documentos impresos en papel que requieren la aprobación de diferentes personas. Las cosas se vuelven más difíciles cuando uno siempre debe ir al archivo. La automatización ahorra tiempo. Todo sucede en minutos, no en horas o días. La mayor parte del tiempo dedicado a los procesos comerciales es tiempo intermedio, tiempo de espera. La automatización elimina instantáneamente todo el tiempo perdido.

Papeles importantes extraviados

Cuando un equipo opera con documentos impresos, pueden pasárselos unos a otros. ¿Qué sucede cuando alguien se toma un día por enfermedad o vacaciones? Puede causar inconvenientes para otros. En el mejor de los casos,quienes están en la oficina recibirán muchas llamadas para ayudarlos. Pero esto no suele ocurrir y tampoco es como debería ser.

Además, ¿qué pasa si no es posible recuperar la copia? ¡Será un desastre! Por lo tanto, sus empleados deben agregar los documentos firmados del único ejemplar a los formularios electrónicos.

Esperamos que así vea la necesidad de un sistema de gestión documental que satisfaga las necesidades de muchas partes interesadas; usted, sus trabajadores y sus clientes. ¡Buena suerte!

Bio de la autora: Lillie Jenkins es una redactora creativa y escritora de contenido. Ha trabajado como redactora desde el colegio, por lo que sus habilidades de escritura están bien perfeccionadas. Trabaja como redactora en el popular centro de redacción BestWritersOnline y como correctora de pruebas en la empresa de redacción personalizada TrustMyPaper. Escribe publicaciones en campos como marketing, negocios, educación y vida personal. Más que escribir, a Lillie le encanta viajar y leer literatura profesional.